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Benutzer-Personas

  • Aktualisiert

Die Funktion „Benutzer-Persona“ ermöglicht es Ihnen, rollenbasierte Berechtigungen auf Büroebene einheitlich mehreren Nutzern zuzuweisen. Personas dienen als Vorlagen, die Nutzern mit ähnlichen Aufgabenbereichen in Ihrer Organisation zugeordnet werden können.

Sie müssen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene besitzen, um Benutzer-Personas zu erstellen und zuzuweisen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

Systembasierte Personas

Systembasierte Benutzer-Personas stehen allen Kunden zur Verfügung. Diese Personas sind vorkonfiguriert und basieren auf Best Practices sowie gängigen Rollenkonfigurationen für Nutzer mit ähnlichen Aufgaben.

Die Nutzung dieser Personas ist optional. Sie können jedoch als hilfreiche Grundlage dienen, wenn Sie eigene, individuelle Personas für Ihr Unternehmen erstellen möchten.

Um eine systembasierte Persona zu verwenden, müssen Sie diese zunächst kopieren. Die kopierte Version kann dann angepasst und zugewiesen werden.

Sie müssen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene besitzen, um Benutzer-Personas zu verwalten.

Wenn Ihr Unternehmen keine systembasierten Personas benötigt, können Sie diese aus der Personas-Liste ausblenden, indem Sie auf „System-Personas ausblenden“ klicken.

Es stehen sechs systembasierte Personas zur Verfügung. Diese können nicht deaktiviert werden, müssen aber auch nicht zugewiesen werden.

Persona Details Rollen
Matter Contact – Rechnungsprüfer (WF1)

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer Vorgänge erstellen und einsehen, Kanzleien zuweisen und Budgets anlegen. Der Nutzer nimmt an der Rechnungsprüfung im Rahmen von Workflow-Aufgabe 1 teil.

 Dokumenten-Admin, Budgetkontakt, Budgeteinrichtung, Honorarangebot einsehen, Vorgangsansicht-Admin, Vorgang zuweisen, Vorgangskontakt, Vorgangseinrichtung, WF Aufgabe 1
Invoice Contact – Rechnungsprüfer (WF2)

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer Vorgänge erstellen und einsehen, Kanzleien zuweisen und Budgets anlegen. Der Nutzer nimmt an der Rechnungsprüfung im Rahmen von Workflow-Aufgabe 2 teil.

 Dokumenten-Admin, Budgetkontakt, Honorarangebot einsehen, Rechnungskontakt, WF Aufgabe 2
GC \ C-Level – Rechnungsprüfer (WF3)

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer alle Vorgänge und zugehörigen Daten, einschließlich Kalendereinträgen und Dokumenten, einsehen. Der Nutzer ist der finale Rechnungsprüfer.

 Dokumenten-Admin, Kalender-Admin, Honorarangebot einsehen, Honorarangebot freigeben, Vorgangsansicht-Admin, WF Aufgabe 3
Büro-Admin

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer Vorgänge vollständig verwalten (erstellen, zuweisen, löschen, wieder öffnen), Budgets und Rechnungen verwalten, Nutzer administrieren und Workflows konfigurieren. Diese Persona nimmt nicht an der Rechnungsprüfung teil.

 Benutzer-Admin, Workflow-Admin, Benutzerdefinierte Daten bearbeiten, Dokumenten-Admin, Kalender-Admin, Unternehmens-Admin, Finanz-Admin, Budgetvorlagen-Admin, Budgeteinrichtung, Honorarangebot einsehen, Honorarangebot freigeben, Abgelehnte Rechnungen überschreiben, Vorgangsansicht-Admin, Vorgang löschen-Admin, Vorgang zuweisen, Vorgangseinrichtung, Vorgang wieder öffnen
Paralegal – Rechnungsprüfer – WF1

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer Vorgänge erstellen und einsehen, Kanzleien zuweisen, Dokumente verwalten und Budgets anlegen. Der Nutzer nimmt an der Rechnungsprüfung im Rahmen von Workflow-Aufgabe 1 teil.

 Dokumenten-Admin, Budgetkontakt, Budgeteinrichtung, Honorarangebot einsehen, Rechnungskontakt, Vorgangsansicht-Admin, Vorgang zuweisen, Vorgangskontakt, Vorgangseinrichtung, WF Aufgabe 1
Paralegal – Keine Rechnungsprüfung

Innerhalb des zugewiesenen Büros kann dieser Nutzer Vorgänge erstellen und einsehen, Kanzleien zuweisen, Dokumente verwalten und Budgets anlegen. Diese Persona nimmt nicht an der Rechnungsprüfung teil.

 Dokumenten-Admin, Budgetkontakt, Budgeteinrichtung, Honorarangebot einsehen, Vorgangsansicht-Admin, Vorgang zuweisen, Vorgangseinrichtung

Erstellen einer Benutzer-Persona

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Benutzer-Personas dienen als Rollenvorlagen für Nutzer. Nach dem Erstellen können sie auf der Profilseite eines Nutzers oder per Massenaktion auf der Profil-Suchseite zugewiesen werden.

Wichtige Hinweise zu Benutzer-Personas:

  • Sie können beliebig viele Benutzer-Personas erstellen.
  • Personas werden auf Unternehmensebene erstellt, gelten aber nur auf Büroebene.
  • Jede Persona muss mindestens eine Rolle zugewiesen bekommen, um zu funktionieren.
  1. Öffnen Sie die Seite „Persona erstellen“ auf eine der folgenden Arten:
    • Über die Unternehmensprofilseite

      1. Klicken Sie im Bereich „QuickLinks“ Ihrer Unternehmensprofilseite auf Personas verwalten oder

        Klicken Sie auf Personas im Administrationsbereich auf der Startseite.

        Die Seite „Personas verwalten“ wird angezeigt.

      2. Klicken Sie auf Persona erstellen. Die Seite „Persona erstellen“ wird angezeigt.

    • Über die Übersichtsseite der Persona

      1. Klicken Sie auf einen Benutzer-Persona-Namen auf der Seite „Personas verwalten“.

        Die Übersichtsseite der Benutzer-Persona wird angezeigt.

      2. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben rechts.

        Die Seite „Persona erstellen“ wird angezeigt.

  2. Geben Sie einen Namen in das Feld Persona-Name ein.
  3. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
  4. Setzen Sie ein Häkchen bei den Rollen, die zur Persona gehören sollen.

  5. Optional: Legen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht für die Persona fest. Diese Ansicht bestimmt, welche Seiten dem Nutzer in der oberen Navigationsleiste angezeigt werden. Wenn Sie z. B. eine Persona für reine Rechnungsprüfer erstellen, benötigt dieser Nutzer möglicherweise nicht die Seiten „Honorare“ oder „Aufgaben“.

    1. Setzen Sie ein Häkchen bei Benutzer-Persona für benutzerdefinierte Ansicht festlegen.
    2. Wählen Sie alle Seiten aus, die Sie einbeziehen möchten. 
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Persona ist nun aktiviert und erscheint auf Ihrer Seite „Personas verwalten“.

Kopieren einer Benutzer-Persona

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Das Kopieren einer Persona erleichtert die Erstellung, wenn die Rollen ähnlich sind.

Sie müssen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene besitzen, um eine Persona zu kopieren. Systembasierte Personas müssen zuerst kopiert werden, bevor sie zugewiesen werden können.

  1. Klicken Sie im Bereich „QuickLinks“ Ihrer Unternehmensprofilseite auf Personas verwalten oder auf den Link Personas im Administrationsbereich auf der Startseite. Die Seite „Personas verwalten“ wird angezeigt.

  2. Setzen Sie ein Häkchen neben dem Namen einer Persona in der Spalte „Persona“.

  3. Klicken Sie auf Persona kopieren. Das Fenster „Persona-Vorlage kopieren“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Namen für die neue Persona ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Die neue Persona wird zur Liste hinzugefügt.

Klicken Sie auf den neuen Personanamen und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. 

Bearbeiten einer Benutzer-Persona

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Sie können die Details einer Persona nachträglich bearbeiten, einschließlich Name, Beschreibung und Rollen.

Änderungen an einer bestehenden Persona wirken sich auf alle Nutzer aus, denen diese Persona zugewiesen ist. Wenn Sie z. B. die Rolle „Budgeteinrichtung“ zu einer bestehenden Persona hinzufügen, erhalten alle Nutzer mit dieser Persona automatisch diese Rolle.

  1. Klicken Sie auf einen Personanamen auf der Seite „Personas verwalten“.

    Die Übersichtsseite der Persona wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol oben rechts. Die Seite „Persona bearbeiten“ wird angezeigt.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Deaktivieren oder Aktivieren einer Benutzer-Persona

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Wenn eine Persona nicht mehr benötigt wird, können Sie sie deaktivieren. Inaktive Personas bleiben für die zukünftige Nutzung verfügbar.

Benutzer, denen eine inaktive Persona zugewiesen ist, behalten ihre Rollen.

Deaktivieren oder Aktivieren einer Benutzer-Persona auf der Seite „Personas verwalten“

  1. Klicken Sie auf Personas verwalten im QuickLinks-Bereich Ihrer Unternehmensprofil-Seite oder auf den Personas-Link im Administrationsbereich auf der Startseite. Die Seite „Personas verwalten“ wird angezeigt.

  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Persona(s), die Sie deaktivieren oder aktivieren möchten.
  3. Klicken Sie auf Deaktivieren oder Aktivieren.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, fortfahren. Eine Bestätigungsmeldung erscheint, dass die ausgewählten Persona(s) deaktiviert oder aktiviert wurden.

Deaktivieren oder Aktivieren einer Benutzer-Persona auf der Persona-Übersichtsseite

  1. Klicken Sie auf den Personanamen auf der Seite „Personas verwalten“. Die Persona-Übersichtsseite wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte oben rechts.

  3. Wählen Sie Deaktivieren oder Aktivieren aus.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, fortfahren. Eine Bestätigungsmeldung erscheint.

Löschen einer Benutzer-Persona

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Wenn eine Persona nicht mehr benötigt wird, können Sie sie löschen. Wenn Sie die Persona zukünftig vielleicht noch verwenden möchten, aber aktuell keinen Bedarf haben, empfiehlt es sich, sie stattdessen zu deaktivieren.

Das Löschen einer Persona entfernt keine Rollen von Benutzern, denen sie zuvor zugewiesen war.

  1. Klicken Sie auf Personas verwalten im QuickLinks-Bereich Ihrer Unternehmensprofil-Seite oder auf den Personas-Link im Administrationsbereich auf der Startseite. Die Seite „Personas verwalten“ wird angezeigt.

  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Persona(s), die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf Persona löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, fortfahren. Eine Bestätigungsmeldung erscheint.

Persona-Übersichtsseite

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Die Persona-Übersichtsseite enthält alle relevanten Informationen zu dieser Persona. Sie können den Status sowie alle aktuell zugeordneten und nicht zugeordneten Rollen einsehen.

Ansicht des oberen Bereichs der Persona-Übersichtsseite

Der obere Bereich der Übersichtsseite enthält die Beschreibung der Benutzer-Persona und ihren Status (aktiv oder inaktiv). Über die Schaltflächen oben rechts können Sie außerdem Schnellaktionen durchführen.

Aktion Beschreibung
Benutzer-Persona erstellen Klicken Sie auf das Pluszeichen.
Benutzer-Persona bearbeiten Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Benutzer-Persona deaktivieren/aktivieren Klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte.

Ansicht der unteren Tabs der Persona-Übersichtsseite

Die Tabs am unteren Rand der Seite enthalten Informationen zu den der Persona zugeordneten Rollen und zu vorgenommenen Änderungen.

Tab Beschreibung
Rollen Dieser Tab zeigt zwei aufklappbare Kategorien: Zugewiesen und Verfügbar. Zugewiesene Rollen sind die Rollen, die der Persona zugeordnet sind. Unter Verfügbar werden die Rollen angezeigt, die nicht zugeordnet sind.
Verlauf Dieser Tab zeigt ein Protokoll aller Änderungen, die seit der Erstellung an der Benutzer-Persona vorgenommen wurden.

Zuweisen einer Benutzer-Persona

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Sie können eine Benutzer-Persona über die Übersichtsseite des Benutzerprofils zuweisen. Sie können eine Benutzer-Persona auch mehreren Benutzern gleichzeitig zuweisen (siehe späteren Abschnitt auf dieser Seite für weitere Informationen).

Sie benötigen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene, um diese Aktion durchzuführen. Nur vom Kunden erstellte Personas können einem Benutzer zugewiesen werden (keine systembasierten Personas).

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Benutzerprofils.

  2. Suchen Sie den Bereich Büro-Rollen unter dem Tab „Rollen“.

  3. Setzen Sie ein Häkchen neben die Büros.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen.

  5. Wählen Sie Persona zuweisen aus der Dropdown-Liste.

    Das Fenster „Persona bearbeiten“ wird angezeigt.

  6. Wählen Sie für jedes ausgewählte Büro eine Persona aus dem Dropdown-Menü aus. 
  7. Klicken Sie auf Speichern. 

Eine Erfolgsmeldung erscheint und die Rollen sowie die Persona wurden dem Benutzer hinzugefügt.

Entfernen einer Benutzer-Persona

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Das Entfernen einer Persona löst sie vom Benutzer, entfernt aber nicht die zugehörigen Rollen.

Sie benötigen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene, um diese Aktion durchzuführen.

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Benutzerprofils.

  2. Suchen Sie den Bereich Büro-Rollen unter dem Tab „Rollen“.

  3. Setzen Sie ein Häkchen neben die Büros.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen.

  5. Wählen Sie Persona entfernen aus der Dropdown-Liste.

    Wenn für das ausgewählte Büro keine Persona zugewiesen ist, ist diese Option nicht verfügbar.

  6. Klicken Sie im Fenster „Persona entfernen“ auf Bestätigen.
  7. Klicken Sie auf Speichern. 

Eine Erfolgsmeldung erscheint und die Rollen sowie die Persona wurden für das ausgewählte Büro entfernt.

Zuweisen einer Benutzer-Persona an mehrere Benutzer

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Sie können eine Benutzer-Persona mehreren Benutzern gleichzeitig über die Profil-Suchseite zuweisen.

Sie benötigen die Rolle Benutzeradministrator auf Unternehmensebene, um diese Aktion durchzuführen.

  1. Navigieren Sie zur Profil-Suchseite.

  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Benutzer.

    Sie können die Persona-Spalte zur Suchseite hinzufügen, indem Sie sie im Dropdown-Menü „Spalten“ auswählen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen.

  4. Wählen Sie Persona zuweisen aus der Dropdown-Liste.

    Das Fenster „Persona zuweisen“ wird angezeigt.

  5. Wählen Sie für jedes ausgewählte Büro eine Persona aus dem Dropdown-Menü aus.
  6. Klicken Sie auf Speichern. 

Eine Erfolgsmeldung erscheint und die Rollen sowie die Persona wurden dem Benutzer hinzugefügt.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, konsultieren Sie bitte die Originalversion auf Englisch."