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Benutzerrollen in CounselLink

  • Aktualisiert

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Benutzerrollen in LexisNexis® CounselLink® funktionieren und wie sie den Zugriff auf Funktionen und Workflow-Zuweisungen steuern. Rollen bestimmen, was Benutzer in CounselLink sehen und tun können. Da jede Rolle bestimmte Berechtigungen gewährt, wird nicht empfohlen, einer Person alle Rollen zuzuweisen.

Der Artikel behandelt folgende Themen:

Über Rollen

Benutzerrollen steuern, was Nutzer innerhalb der Anwendung sehen und tun können. Jede Rolle gewährt bestimmte Berechtigungen, die an Systemfunktionen, Workflows und administrative Aufgaben geknüpft sind.

Da Rollen den Zugriff auf sensible Daten und Genehmigungs-Workflows bestimmen, wird es nicht empfohlen, alle Rollen einer einzelnen Person zuzuweisen. Stattdessen sollten Rollen entsprechend der jeweiligen Funktion und dem geschäftlichen Bedarf verteilt werden.

Allgemeine Richtlinien zu Rollen:

  • Rollen, die auf Unternehmensebene vergeben werden, gelten automatisch für alle darunterliegenden Bereiche und Büros, sofern keine Einschränkungen vorgenommen werden.
  • Um die Berechtigungen eines Benutzers auf ein bestimmtes Büro zu beschränken, weisen Sie Rollen nur auf Büroebene zu, nicht auf Unternehmensebene.
  • Nur Benutzer mit der Rolle Benutzeradministrator können Benutzerrollen zuweisen, bearbeiten oder entfernen.
  • Änderungen an Rollen können die Workflow-Zuweisung beeinflussen; stellen Sie sicher, dass erforderliche Aufgaben weiterhin zugewiesen sind.

Rollen für Unternehmenskunden

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Jede Rolle in CounselLink erfüllt einen bestimmten Zweck und bietet individuelle Berechtigungen für die Nutzung der Anwendung. Die Rollen in CounselLink sind nachfolgend definiert.

Kategorie Rollenname Beschreibung
Accrual Management Accrual Admin Delete Erlaubt das Löschen bestehender Rückstellungen. Muss zusammen mit einer anderen rückstellungsbezogenen Rolle zugewiesen werden.
  Accrual View Admin Nur Lesezugriff auf Rückstellungen; keine Erstellung, Bearbeitung oder Löschung möglich.
Allocation & Integration Allocation Administrator Erstellt, ändert, aktiviert oder deaktiviert Zuweisungskontakte und -gruppen. Nur auf Unternehmensebene.
API API Administrator Zugriff auf die API-Administration und Konfiguration der Firewall-Einstellungen für Integrationen.
Fee Offers  Approve Fee Offer Genehmigt oder lehnt Honorarangebote ab, die von Kanzleien oder Dienstleistern eingereicht wurden.
  Fee Change Contact Prüft Honorarangebote und ändert ursprünglich festgelegte Honorare über Aktenänderungsanfragen.
  Fee Offer Setup Definiert Honorarstrukturen für Kanzleien und legt Honorarangebote vor der Aktenzuweisung fest.
  View Fee Offer Nur Lesezugriff auf Honorarangebote, die von Mandanten oder Kanzleien eingereicht wurden.
Budgets Budget Contact Erhält E-Mail-Benachrichtigungen zu ausgewählten Budgetereignissen. Auf allen Organisationsebenen verfügbar.
  Budget Setup Erstellt, bearbeitet, löscht und genehmigt oder lehnt eingereichte Budgets ab.
  Budget Template Administrator Erstellt und verwaltet Budgetvorlagen auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Büroebene.
  Second Budget Approver Erteilt eine zweite Genehmigung für Budgetbeträge.
  Multi-Matter Budget Administrator Erstellt, zeigt an und bearbeitet Multi-Matter-Budgets.
Contacts Contact Administrator Verwaltet Unternehmenskontakte, vorbehaltlich Quell- und Bearbeitungseinschränkungen.
  Contact Setup Fügt Kontakte hinzu und verwaltet diese, kann jedoch keine „Bearbeitung eingeschränkt“-Kontakte ändern.
Corporate Administration Corporate Administrator Pflegt Unternehmens-, Abteilungs- und Büroprofile sowie Systemeinstellungen.
  User Administrator Erstellt und verwaltet Benutzer, weist Rollen zu, setzt Passwörter zurück und legt Rechnungsfreigabeebenen fest.
Data & Customization Custom Data Change Alert Erhält Benachrichtigungen, wenn benutzerdefinierte Datenfelder geändert werden.
  Edit Custom Data Bearbeitet benutzerdefinierte Daten, die von Kanzleien erhoben wurden.
  Dashboard View Administrator Zeigt konfigurierte Dashboards für Analysen und Berichte an.
  Email Manager Admin Bearbeitet den Inhalt von systemgenerierten CounselLink-E-Mails.
Documents Document Administrator Fügt Dokumente zu Akten hinzu und verwaltet diese.
  Folder Administrator Lädt Dokumente hoch und erstellt Ordner-Vorlagen.
Intake Create Intake Erstellt Intake-Formulare für neue Akten.
  Intake Administrator Konfiguriert Intake-Workflows, Automatisierungsregeln und Standardzuweisungen.
Invoices  Finance Administrator Vollständige Rückstellungsberechtigungen außer Löschen.
  Invoice Administrator Sieht alle Rechnungen, bearbeitet Notizen, kopiert Rechnungen und greift auf Abrechnungsdaten zu.
  Invoice Contact Fungiert als Rechnungsansprechpartner und ist für Kanzleien sichtbar.
  Invoice Create Admin Erstellt Rechnungen für Kanzleien oder Dienstleister, wenn aktiviert.
  Invoice Delete Admin Löscht Rechnungen aus CounselLink.
  Override Rejected Invoices Zeigt abgelehnte Rechnungen an und kann diese mit Protokollierung überschreiben.
  Revenue Contact Erhält CounselLink-Verwaltungsrechnungen und Zahlungsbenachrichtigungen.
  Workflow Administrator Verwaltet Rechnungs-Workflows, Zuweisungen und Freigabeprozesse.
Legal Holds Legal Hold Administrator Verwaltet und sieht alle Legal Holds auf Büroebene.
  Legal Hold Contact Erhält E-Mail-Benachrichtigungen zu zugewiesenen Legal Holds.
  Legal Hold Setup Erstellt und verwaltet Legal Holds.
Legal Requests Legal Request Administrator Sieht, weist zu und bearbeitet Rechtsanfragen im Workflow.
  Legal Request Create Erstellt Rechtsanfragen.
  Legal Request Only Erlaubt Nicht-CounselLink-Nutzern, Rechtsanfragen zu erstellen und einzusehen.
Matters Matter Assign Weist externe Kanzleien und Dienstleister Akten zu.
  Matter Contact Fungiert als Aktenansprechpartner und erhält Benachrichtigungen von Kanzleien.
  Matter Setup Erstellt und bearbeitet Akten und Aktenzuweisungen.
  Matter Change Approval Contact Genehmigt Honorar- und Aktenänderungsanfragen.
  Matter Delete Administrator Lesezugriff auf alle Akten und zugehörigen Daten büroübergreifend.
  Matter Reopen Öffnet zuvor geschlossene Akten wieder.
  Matter View Administrator Nur Lesezugriff auf zugewiesene Akten büroübergreifend.
  Staffing List Approval Contact Genehmigt von Kanzleien eingereichte Staffing-Listen.
Other Administrative Roles Relationship Administrator Verwaltet zugehörige Aktenstrukturen. Nur auf Unternehmensebene.
  Reserve Administrator Erfasst und sieht Rückstellungsbeträge in Akten ein.
  Reserve Payment Administrator Erfasst und sieht Entschädigungszahlungen ein.
  SSO Admin Zugriff auf die Administrationsseiten für Single Sign-On.
  Volume Discount Administrator Erstellt, bearbeitet, genehmigt und aktiviert Mengenrabatte.

Rollen für verschiedene Berufsbezeichnungen

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Im Allgemeinen haben Rollen mit den folgenden Begriffen im Titel diese Eigenschaften:

  • Admin: Berechtigung, einen bestimmten Bereich oder ein bestimmtes Element anzuzeigen.
  • Contact: Erhält E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Setup: Berechtigung, ein Element zu erstellen oder zu bearbeiten.

Siehe dieses Thema, um zu verstehen, wie Sie systembasierte Benutzer-Personas nutzen können, um häufig gruppierte Rollen für Benutzer in LexisNexis® CounselLink® anzuwenden.

Die Rollen in dieser Tabelle sind Empfehlungen. Sie listet gängige Berufsbezeichnungen auf, und jeder Abschnitt enthält Rollen, die zu dieser Bezeichnung passen könnten. Rollen mit einem Sternchen (*) könnten besser zu einem anderen Benutzer passen oder je nach Büroaufbau gemeinsam genutzt werden.

Verwaltungspersonal Anwalt Büroleitung Rechtsanwaltsfachangestellte/r
  • Budget einrichten
  • Benutzerdefinierte Daten bearbeiten *
  • Gebührenangebot einrichten
  • Rechnungskontakt*
  • Fall zuweisen*
  • Kontakt für Falländerungsfreigabe*
  • Fall einrichten
  • Fall wieder öffnen
  • Workflow-Aufgaben 1-26*
  • Kontakt für Gebührenänderung*
  • Rechnungskontakt*
  • Fallkontakt*
  • Kontakt für Freigabe der Personalplanung*
  • Workflow-Aufgaben 1-26*
  • Zuweisungs-Admin
  • Kalender-Administrator
  • Corporate Admin
  • Benachrichtigung bei Änderung benutzerdefinierter Daten
  • Dokumenten-Admin
  • Kontakt für Gebührenänderung*
  • Rechnungs-Admin
  • Fallansicht-Admin
  • Beziehungs-Admin
  • Benutzer-Admin
  • Workflow-Admin
  • Budgetkontakt
  • Benutzerdefinierte Daten bearbeiten*
  • Kontakt für Gebührenänderung*
  • Rechnungskontakt*
  • Fall zuweisen*
  • Kontakt für Falländerungsfreigabe*
  • Fallkontakt*
  • Kontakt für Freigabe der Personalplanung*
  • Workflow-Aufgaben 1-26*

Benutzerrollen bearbeiten

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Wenn Sie die Rollen eines Benutzers bearbeiten müssen, empfiehlt es sich, dies direkt im Benutzerprofil und nicht auf der Seite „Rollen zuweisen“ zu tun.

Bevor Sie Rollen entfernen, stellen Sie sicher, dass alle dem Benutzer zugewiesenen Workflows neu zugewiesen werden, um Unterbrechungen im Ablauf zu vermeiden.

  1. Öffnen Sie die Seite „Unternehmensprofil“ auf eine der folgenden Arten:

    • Klicken Sie oben auf den Benutzernamen und wählen Sie dann die Option Unternehmensprofil aus.

    • Scrollen Sie auf der Startseite zum Bereich „Profile“ und klicken Sie auf den Link Unternehmensprofil.

  1. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) bei Abteilung / Büro unter Unternehmensstruktur und wählen Sie das Büro aus.

  1. Klicken Sie im Bereich „Mitarbeiter“ in der Spalte „Benutzername“ auf den Benutzernamen. Die Seite „Benutzerprofil“ wird angezeigt.

  1. Klicken Sie auf den Tab Rollen. Hier können Sie die Rollen in verschiedenen Bereichen bearbeiten.

  1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Unternehmensrollen bearbeiten

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Sie können die Unternehmensrollen eines Benutzers auf dessen Benutzerprofilseite bearbeiten. Diese finden Sie im Bereich „Unternehmensrollen“ unter dem Tab „Rollen“.

Sie benötigen die Rolle „Benutzer-Admin“, um die Rollen eines Benutzers zu bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rollen bearbeiten. Die Seite „Unternehmensrollen zuweisen“ wird angezeigt.

  1. Wählen Sie die gewünschten Rollen durch An- oder Abwählen der Kontrollkästchen aus. Nutzen Sie bei Bedarf die Anzeigeoptionen:

    • Schieben Sie die untere Leiste, um weitere Rollen anzuzeigen.

  • Wählen Sie im Filter Rollenkategorien Optionen aus, um Rollen dieser Kategorie ein- oder auszublenden, und klicken Sie auf Speichern. Standardmäßig werden alle Rollenkategorien angezeigt.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

Abteilungsrollen bearbeiten

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Sie können die Abteilungsrollen eines Benutzers auf dessen Benutzerprofilseite bearbeiten, einschließlich der Zuweisung oder Entfernung einer Abteilung. Dies erfolgt im Bereich „Abteilungsrollen“ unter dem Tab „Rollen“.

Sie benötigen die Rolle „Benutzer-Admin“ für die Abteilung, die Sie bearbeiten möchten.

Abteilung hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Hinzufügen. Die Seite „Abteilungsbenutzer zuweisen“ wird angezeigt.

  2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder im Bereich „Verfügbare Abteilung“ oder „Abteilung, in der der Benutzer arbeitet“ aus und nutzen Sie die Pfeile, um Folgendes zu tun:

    Nachdem Sie eine Abteilung ausgewählt haben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und nutzen Sie die Pfeiltasten nach oben oder unten, um mehrere Abteilungen auszuwählen.

    Aktion Beschreibung
    Ausgewählte Felder von „Verfügbare Abteilung“ zu „Abteilung, in der der Benutzer arbeitet“ hinzufügen.
    Alle Abteilungen zum Bereich „Abteilung, in der der Benutzer arbeitet“ hinzufügen.
    Alle Abteilungen aus dem Bereich „Abteilung, in der der Benutzer arbeitet“ entfernen.
    Ausgewählte Felder von „Abteilung, in der der Benutzer arbeitet“ zurück zu „Verfügbare Abteilung“ verschieben.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Abteilungsrollen bearbeiten

  1. Wählen Sie die Abteilung(en) aus, für die Sie Rollen bearbeiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Rollen bearbeiten. Die Seite „Benutzerabteilungsrollen zuweisen“ wird angezeigt.

  1. Wählen Sie die gewünschten Abteilungsrollen durch An- oder Abwählen der Kontrollkästchen aus. Nutzen Sie bei Bedarf die Anzeigeoptionen:

    Wählen Sie Alle auswählen oder Alle abwählen, um alle Rollen einer Kategorie für die ausgewählten Abteilungen hinzuzufügen oder zu entfernen.

  2. Scrollen Sie nach unten, um alle Rollenkategorien anzuzeigen, und wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Büro-Rollen bearbeiten

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Sie können die Büro-Rollen eines Benutzers auf dessen Benutzerprofilseite bearbeiten, einschließlich der Zuweisung weiterer Rollen oder der vollständigen Entfernung aus einem Büro. Diese Aktionen können Sie im Bereich „Büro-Rollen“ unter dem Tab „Rollen“ durchführen.

Sie benötigen die Rolle „Benutzer-Admin“, um die Rollen eines Benutzers zu bearbeiten.

  1. Wählen Sie das Büro oder die Büros aus, für die Sie Rollen bearbeiten möchten.

    Wenn Ihre Organisation die Funktion „Benutzer-Personas“ aktiviert hat, finden Sie weitere Informationen in diesem Thema.

  1. Wählen Sie Rollen bearbeiten oder Entfernen:
    • Rollen bearbeiten

      • Die Seite „Benutzer-Bürorollen zuweisen“ wird angezeigt.

  • Wählen Sie die gewünschten Büro-Rollen durch An- oder Abwählen der Kontrollkästchen aus. Nutzen Sie bei Bedarf die Anzeigeoptionen:

    Wählen Sie Alle auswählen oder Alle abwählen, um alle Rollen einer Kategorie für die ausgewählten Büros hinzuzufügen oder zu entfernen.

  • Scrollen Sie nach unten, um alle Rollenkategorien anzuzeigen, und wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Entfernen
    • Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.
    • Klicken Sie auf Bestätigen.
    • Der Benutzer wird aus dem/den ausgewählten Büro(s) entfernt.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und könnte Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."