Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Eine Rechnung erstellen
- Eine Rechnung kopieren
- Eine Rechnung bearbeiten
- Rechnungen zur Papierverarbeitung senden
Nicht alle Kanzleien haben Zugriff auf CounselLink oder entscheiden sich dafür, diesen zu beantragen. In seltenen Fällen und nur, wenn Ihre Organisation dies erlaubt, kann eine Kanzlei eine Rechnung direkt an Sie senden, damit Sie diese manuell erfassen. Sie können die Rechnung in CounselLink eingeben, damit sie die üblichen Prüfregeln und Workflow-Prozesse durchläuft.
Bevor Sie Rechnungen im Namen einer Kanzlei erstellen, prüfen Sie bitte alternative Einreichungsoptionen, wie z. B. per E-Mail oder über das Paper Processing Team.
Eine Rechnung erstellen
Wenn Sie eine Rechnung für eine Kanzlei manuell eingeben müssen, können Sie dies auf der Übersichtsseite des Falls tun.
Sie benötigen die Rolle Invoice Create Admin, um eine Rechnung zu erstellen.
Rechnung anlegen
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Klicken Sie auf den Tab Rechnungen auf der Übersichtsseite des Falls.
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Klicken Sie auf +Erstellen. Die Seite „Rechnung erstellen“ wird angezeigt.
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Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt Rechnungsdetails ein.
Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.
Feld Beschreibung Kanzlei-Büro-ID* Wählen Sie Auto, um eine ID automatisch zu generieren, oder
wählen Sie Rechnungs-ID eingeben, um eine ID manuell einzugeben.
Rechnungsdatum* Wählen Sie das Datum aus, an dem die Rechnung von der Kanzlei gesendet wurde (das aktuelle Datum wird standardmäßig angezeigt).
Kanzlei-Büro* Wenn dem Fall mehrere Büros zugeordnet sind, wählen Sie das passende Büro aus. Rechnungswährung* Die bevorzugte Währung für das Büro wird standardmäßig angezeigt. Rechnung erfordert Überprüfung* Wählen Sie Ja oder Nein. Abschlussrechnung Wählen Sie Ja, wenn dies die Abschlussrechnung für den Fall ist.
Wählen Sie Nein, wenn noch weitere Rechnungen folgen können.
Rechnungsbeschreibung Füllen Sie dieses Feld nach Bedarf aus. - Füllen Sie den Abschnitt Zusätzliche Informationen nach Bedarf aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Optional: Rabatt oder Zuschlag hinzufügen
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Klicken Sie auf Rabatt/Zuschlag erstellen. Das Fenster „Rabatt/Zuschlag erstellen“ wird angezeigt.
Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.
- Beschreibung: Geben Sie die Informationen zum Rabatt ein.
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Rabatt-Typ: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Festbetrag: Für einen bestimmten Rabatt- oder Zuschlagsbetrag.
- Prozent: Für einen Betrag, der sich je nach Höhe der Rechnung ändert.
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Anwenden auf: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Gebührenrabatt: Wenn ein Rabatt auf die von einem Drittanbieter berechneten Gebühren gewährt wird.
- Gebührenzuschlag: Wenn ein Betrag zu den Grundgebühren des Drittanbieters hinzugefügt wird.
- Spesenrabatt: Wenn ein Rabatt auf die vom Drittanbieter im Rahmen der Leistungserbringung entstandenen Spesen gewährt wird.
- Spesenzuschlag: Wenn ein Betrag zu den Grundspesen des Drittanbieters hinzugefügt wird.
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Prozentsatz: Geben Sie den Prozentsatz des Rabatts oder Zuschlags für den Drittanbieter ein.
Wenn Sie die Option Prozent gewählt haben, müssen Sie den Wert im Feld Prozentsatz eingeben.
- Klicken Sie auf Speichern.
Gebühren hinzufügen
Bevor Sie die Rechnung aktivieren, müssen Sie Gebühren und/oder Spesen hinzufügen.
Klicken Sie auf den Tab Gebühren.
Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:
Gebühren hinzufügen
Klicken Sie auf Gebühr hinzufügen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Bildschirm Gebühren bearbeiten aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Spesen hinzufügen
Klicken Sie auf Spese hinzufügen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Bildschirm Spesen bearbeiten aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Seite Rechnungsübersicht wird angezeigt. Alle verbleibenden Probleme werden gelb hervorgehoben.
Rechnung aktivieren
Klicken Sie auf Aktivieren.
Klicken Sie auf dem Bildschirm Rechnung aktivieren auf Ja, aktivieren.
Die Rechnung wird eingereicht und durchläuft den Workflow-Prozess.
Eine Rechnung kopieren
Sie können eine bereits von Ihrer Organisation erstellte Rechnung kopieren, um Zeit beim Erstellen einer ähnlichen Rechnung zu sparen.
- Suchen Sie die bestehende Rechnung.
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Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol oben rechts auf der Seite Rechnungsübersicht.
Die Seite Rechnungsübersicht wird mit einer Nachricht oben angezeigt, die Sie zur Aktivierung auffordert.
- Bearbeiten Sie die Rechnung nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Aktivieren.
Ihre neue Rechnung wurde erstellt.
Eine Rechnung bearbeiten
Sie können eine Rechnung nur bearbeiten, wenn:
Sie von Ihrer Organisation erstellt wurde und
sie keine Gebühren enthält.
Von der Kanzlei eingereichte Rechnungen können nicht bearbeitet werden.
- Öffnen Sie die Rechnung.
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Klicken Sie auf Bearbeiten.
Die Seite „Rechnung bearbeiten“ wird angezeigt.
- Bearbeiten Sie die Details nach Bedarf. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Rechnungsübersicht wird aktualisiert und zeigt die Änderungen an.
Rechnungen zur Papierverarbeitung senden
Einige Organisationen erhalten PDF-Rechnungen direkt von Kanzleien und leiten sie zur Erfassung an das Paper Processing Team weiter, damit sie in CounselLink eingetragen werden.
Rechnungen sollten als Anhang gesendet werden (max. 6 MB):
counsellinkinvoices@lexisnexis.com
Sie können Dokumente in folgenden Formaten per E-Mail senden: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls und .xlsx.
- Sie können mehrere Dateien an eine E-Mail anhängen, aber nur eine Rechnung pro Datei. Bitte fügen Sie alle erforderlichen Belege (z. B. Quittungen) am Ende der Rechnungsdatei ein und nicht als separate Datei.
- Bitte verwenden Sie nicht die Option „Empfangsbestätigung“ in Ihrem E-Mail-Programm. Es wird eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Bestätigungsnummer für jeden Rechnungsanhang versendet. Diese Nummer sollte für die Nachverfolgung aufbewahrt werden und kann als Quittung dienen.
- Betreffzeile und Text der E-Mail werden nicht gelesen, und dieses Postfach wird nicht überwacht.