Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Gesamter Workflow-Prozess
- Automatisierter Validierungsprozess – Erklärung
- Rechnungs-Workflow-Aktionen und -Prozess – Erklärung
Gesamter Workflow-Prozess
CounselLink bietet verschiedene Tools, mit denen Sie Rechnungen effizient prüfen können. Um diese effektiv zu nutzen, ist es wichtig, den grundlegenden Rechnungs-Workflow zu verstehen:
Eine Kanzlei reicht eine Rechnung über CounselLink ein.
CounselLink führt automatisierte Validierungsprüfungen durch.
Die Rechnung wird anhand Ihrer Abrechnungsrichtlinien geprüft.
- Sie prüfen die Rechnung, nehmen bei Bedarf Anpassungen vor und genehmigen oder lehnen sie ab.
- Bei Genehmigung erfolgt die Zahlung außerhalb von CounselLink.
Klicken Sie hier, um einen kostenlosen Kurs zur Arbeit mit Rechnungen in CounselLink zu absolvieren. Der Kurs behandelt den Rechnungs-Workflow, die Suche nach Rechnungen und die effiziente Prüfung von Rechnungen.
Automatisierter Validierungsprozess – Erklärung
Bevor Sie eine eingereichte Rechnung prüfen, durchläuft sie eine automatisierte Validierung.
Schritt 1: Validierungsprüfung (Formatierung und Genauigkeit)
Die erste Prüfung für importierte Rechnungen heißt Validierungsprüfung. Dabei wird geprüft:
Ob die Datei ein akzeptiertes Format hat
Ob die Daten korrekt formatiert sind (z. B. müssen Datumsangaben das erforderliche Format haben)
Ob die Summen rechnerisch korrekt sind
Ob alle erforderlichen Informationen enthalten sind
Sowohl importierte Rechnungen als auch in CounselLink erstellte Rechnungen gehen zum nächsten Schritt über.
Schritt 2: Prüfung der Abrechnungsrichtlinien
Die Prüfung der Abrechnungsrichtlinien stellt sicher, dass die Gebühren den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
CounselLink verwendet SmartReview®-Technologie, um die Textbeschreibungen jeder Gebühr zu lesen, zu kategorisieren und zu bewerten.
Abhängig von Ihrer Richtlinienkonfiguration können Gebühren, die gegen Abrechnungsrichtlinien verstoßen, wie folgt behandelt werden:
- Zur weiteren Prüfung markiert
- Automatisch angepasst, um den Richtlinien zu entsprechen
- Automatisch angepasst und ohne manuelle Prüfung genehmigt
- An die Kanzlei zurückgegeben (bei schwerwiegenden Verstößen)
Wenn Gebühren angepasst werden, erscheint unter der betroffenen Gebührenzeile eine systemgenerierte Notiz.
Wenn Ihr Unternehmen keinen Workflow konfiguriert hat, können Rechnungen nach der automatisierten Verarbeitung die manuelle Prüfung überspringen.
Besteht eine Rechnung die Richtlinienprüfung, erhält der zugewiesene Rechnungsprüfer eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Rechnung zur manuellen Prüfung bereitsteht.
Rechnungsregeln
Rechnungsregeln setzen die Abrechnungsanforderungen Ihres Unternehmens durch. Eine Regel besteht aus:
- Einer bestimmten Gebührenbeschreibung
- Einer definierten Aktion bei Regelverstoß
Beispielsweise könnte eine Regel lauten: Kopierkosten über 10 Cent pro Stück – Gebührenanpassung.
Regeln werden während der Implementierung festgelegt. Ihr Unternehmen bestimmt:
- Welche Gebühren zulässig sind
- Welche Gebühren Regelverstöße auslösen
- Die Konsequenzen bei Verstößen
Für jede Gebührenzeile, die gegen eine Regel verstößt, erscheint einer von drei Status:
- Gebührenanpassung – Die Gebühr wird reduziert
- Gebührenmarkierung – Die Gebühr wird hervorgehoben, aber nicht reduziert
- Rechnung zurückgeben – Die gesamte Rechnung wird abgelehnt und ist für den Mandanten nicht sichtbar
Regelverstöße und Regelpriorität
Regeln werden nach ihrer Wichtigkeit angewendet. Verstößt eine Gebühr gegen mehrere Regeln, wird zuerst die Regel mit der höchsten Priorität angewendet.
Beispiel: Wenn eine Gebühr
- älter als 90 Tage ist und
- den genehmigten Gebührensatz überschreitet
wird zunächst nur die Regel mit der höheren Priorität angezeigt.
Wenn der Nutzer die Gebühr bearbeitet (z. B. das Datum korrigiert), werden alle Regeln erneut geprüft. Verbleibende Verstöße werden dann angezeigt.
Nutzer können Gebühren weiter anpassen, bis alle Verstöße behoben sind. Nach dem Speichern der Rechnung zeigt die Seite Rechnungsübersicht den aktualisierten Status an.
Rechnungs-Workflow-Aktionen und -Prozess – Erklärung
Der Rechnungs-Workflow Ihres Unternehmens legt fest:
- Wer die Rechnung in welchem Schritt erhält
- Welche Aktionen verfügbar sind
- Wann Benachrichtigungen versendet werden
- Wie Rechnungen geprüft und genehmigt werden
Das Workflow-Verhalten ist speziell für Ihr Unternehmen konfiguriert, daher können die Schritte und Optionen variieren.
Was das für Sie bedeutet
Ihr Erlebnis bei der Rechnungsprüfung hängt ab von:
- Ihrer zugewiesenen Rolle
- Dem Workflow-Schritt
- Ob Ihr Schritt individuell oder über eine Warteschlange zugewiesen wird
- Ob Sie über Genehmigungsbefugnis verfügen
Wenn Sie Fragen zur Konfiguration Ihres Workflows haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
1. Workflow-Schritte
Jede Rechnung durchläuft einen oder mehrere Workflow-Schritte. Jeder Schritt steht für eine Phase im Prüfungs- oder Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens und kann für die Kanzlei sichtbar sein.
Was Sie sehen werden
- Einen Schritt-Namen (z. B.: Erste Prüfung, Manager-Prüfung, Buchhaltungsprüfung)
- Den aktuellen Schritt angezeigt in:
- Rechnungsübersicht
- Rechnungssuche (Filter und Spalten)
- Berichte
2. Wie eine Rechnung zugewiesen wird
Wenn eine Rechnung einen Workflow-Schritt erreicht, wird sie entsprechend der Konfiguration Ihres Unternehmens zugewiesen.
Die Zuweisung kann basieren auf:
- Einer bestimmten Person
- Dem Aktenkontakt
- Dem Rechnungskontakt
- Einer Workflow-Aufgabenrolle (WF Task 1–28)
- Einer Gruppenwarteschlange (von mehreren Nutzern geteilt)
| Zugewiesene Person | Beschreibung |
|---|---|
| Aktenkontakt | Der Aktenkontakt führt häufig die erste Rechnungsprüfung durch. Diese Person muss im System als Aktenkontakt zugewiesen sein. |
| Rechnungskontakt | Der Rechnungskontakt hat oft Genehmigungsbefugnis. Er oder sie kann Rechnungen bis zur eigenen Befugnisgrenze genehmigen. |
| Workflow-Aufgabenrollen (WF Task 1-28) |
Diese Rollen:
Je nach Konfiguration kann eine Workflow-Aufgabenrolle einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. |
3. Gruppenwarteschlangen (Geteilte Prüfung)
Wenn mehr als ein Nutzer dieselbe Workflow-Rolle teilt, kann eine Gruppenwarteschlange verwendet werden.
So funktionieren Gruppenwarteschlangen
- Rechnungen gelangen in eine gemeinsame Warteschlange. Jeder Nutzer mit der Workflow-Rolle kann darauf zugreifen.
- Ein Nutzer nimmt die Rechnung an.
- Nach der Annahme ist sie für andere Nutzer nicht mehr zugänglich.
- Je nach Konfiguration kann die Rechnung zurück in die Warteschlange gelegt oder neu zugewiesen werden.
Dieses Setup wird häufig für zentrale oder teambasierte Prüfprozesse verwendet.
4. Aktionen in einem Workflow-Schritt
Welche Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt vom Schritt und Ihrer Rolle ab.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Abschließen | Schließt Ihre Prüfaufgabe ab. Danach geht die Rechnung zum nächsten konfigurierten Workflow-Schritt oder der Workflow endet. |
| Genehmigen |
Genehmigt die Rechnung (sofern Sie die Befugnis haben). Wenn eine Rechnung genehmigt wird:
Nach der Genehmigung kann die Rechnung zum nächsten Schritt gehen oder der Workflow endet. |
| Neu zuweisen (Im selben Schritt) |
Falls aktiviert, sehen Sie eine Schaltfläche „Neu zuweisen“. Neu zuweisen bedeutet:
Diese Schaltfläche erscheint, wenn mehr als ein aktiver Nutzer die Rolle für diesen Schritt teilt. |
| Laterale Zuweisung (Erweiterte Weiterleitung) | In manchen Workflows können Rechnungen direkt zu einer anderen Workflow-Aufgabe weitergeleitet werden. Falls konfiguriert, kann eine Zuweisung die Rechnung zu einem anderen Workflow-Schritt bringen. So können zusätzliche Prüfer eingebunden werden, die nicht Akten- oder Rechnungskontakte sind. |
| Ablehnen | Falls aktiviert, sendet die Schaltfläche „Ablehnen“ die Rechnung entsprechend der Workflow-Konfiguration Ihres Unternehmens zurück. |
| Kollaborative Prüfung (Kanzlei-Zuweisung) | In kollaborativen Workflows kann die Rechnung der Kanzlei zugewiesen werden. So können vor der weiteren Prüfung zusätzliche Klarstellungen oder Aktualisierungen erfolgen. |
5. Benachrichtigungen
Sie erhalten möglicherweise eine E-Mail, wenn eine Rechnung Ihren Workflow-Schritt erreicht oder Ihnen bzw. Ihrer Warteschlange zugewiesen wird. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Benachrichtigungen einzeln oder gesammelt in einer E-Mail versendet.
Wenn Erinnerungen konfiguriert sind, erhalten Sie nach einer festgelegten Anzahl von Tagen oder bis zum Abschluss der Aufgabe Erinnerungen.
Einige Workflow-Schritte haben eine Zeitbegrenzung. Läuft eine Aufgabe ab, verschiebt das System die Rechnung automatisch zum nächsten konfigurierten Schritt. Der Countdown beginnt an dem Tag, an dem die Rechnung dem Schritt zugewiesen wurde und läuft um 18:00 Uhr PDT ab.