CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Juridische verzoeken aanmaken en beheren

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Juridische verzoeken openen

Je kunt juridische verzoeken op de volgende manieren openen:

  • Via het Juridisch verzoek-paneel op de startpagina. Dit is beschikbaar als je de rol Legal Request Admin, Legal Request Create of Legal Request Only hebt.

  • Klik op het tabblad Juridische verzoeken bovenaan je pagina of in het All Pages dropdownmenu.

Een juridisch verzoek aanmaken

Terug naar boven

  1. Maak een verzoek aan:

    • Klik op het tabblad Juridische verzoeken rechtsboven op +Juridisch verzoek aanmaken.

    • Klik in het Juridische verzoeken-paneel op +Juridisch verzoek aanmaken.

    Het formulier voor het juridisch verzoek verschijnt.

  2. Welke velden je ziet, hangt af van de instellingen van je organisatie. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.

Na het opslaan:

  • Het verzoek volgt de ingestelde workflow.

  • Het verzoek wordt doorgestuurd naar de eerste toegewezen taak.

Bij het bekijken van een actief verzoek zie je:

  • Huidige workflowfase

  • Toegewezen gebruiker

  • Ingevoerde verzoekinformatie

  • Documenten, notities, deelnemers en geschiedenis (via tabbladen)

E-mails over juridische verzoeken

Terug naar boven

E-mailsjablonen voor juridische verzoeken kunnen aangepast worden.

E-mailsjablonen openen

  1. Klik op Email Manager in het QuickLinks-paneel op de Corporate Profile-pagina. De pagina Email Manager / Administration wordt weergegeven.

  2. Selecteer in de kolom Email Name de naam van de e-mail (bijvoorbeeld Legal Request Submitted).

  3. Pas aan waar nodig. Klik op dit onderwerp voor meer informatie.
  4. Klik op Save and Publish als je klaar bent.

Een zaak koppelen aan een juridisch verzoek

Terug naar boven

Er zijn twee manieren om een juridisch verzoek aan een zaak te koppelen.

Automatisch koppelen (op basis van workflow)

Als de workflow een Create Matter systeemtaak bevat:

  • Wanneer deze wordt geactiveerd, maakt CounselLink een nieuwe zaak aan.

  • Als er al een zaak gekoppeld is, wordt er geen nieuwe zaak aangemaakt.

Na het koppelen:

  • De overzichtspagina van het juridisch verzoek toont een indicator dat er een zaak is gekoppeld.

  • Als je toegang hebt, verschijnt de Zaaknaam–ID als een hyperlink.

Handmatig koppelen

Een beoordelaar kan handmatig een bestaande zaak koppelen zolang het verzoek actief is.

  • Selecteer Bestaande zaak koppelen in het dropdownmenu Meer acties.

  • Klik op de knop Bladeren naast het veld Zaak-ID (wanneer je het juridisch verzoek in de bewerkmodus bekijkt).

Het venster Zaak zoeken verschijnt.

Na het koppelen:

  • Er verschijnt een indicator voor de zaakkoppeling op de overzichtspagina van het juridisch verzoek.

  • Het tabblad Zaakgeschiedenis registreert de koppeling.

Een zaak verwijderen uit een juridisch verzoek

Terug naar boven

Een beoordelaar kan een zaak alleen verwijderen als:

  • De zaak handmatig is gekoppeld

  • Het verzoek bewerkbaar en niet afgerond is

Zo verwijder je een zaak

  • Selecteer Zaaklink verwijderen in het dropdownmenu Meer acties.

  • Klik op de X naast het veld Zaak-ID (wanneer het juridisch verzoek in de bewerkmodus staat).

Het tabblad Zaakgeschiedenis registreert het ontkoppelingsmoment.

Een juridisch verzoek verwijderen

Terug naar boven

Je kunt één of meerdere juridische verzoeken verwijderen.

  1. Ga naar de Zoekpagina voor juridische verzoeken.
  2. Selecteer één of meer verzoeken met de selectievakjes.

  3. Selecteer Verwijderen in het dropdownmenu Meer acties. Het bevestigingsvenster voor het verwijderen van juridische verzoeken verschijnt.

  4. Klik op Ja, verwijderen.

Meldingen over juridische verzoeken

Terug naar boven

E-mailmeldingen worden gedurende het hele proces van het juridisch verzoek verstuurd.

Meldingen worden verstuurd bij de volgende gebeurtenissen:

  • Verzoek ingediend. Wordt naar de aanvrager gestuurd als bevestiging dat het verzoek is ontvangen.
  • Taak toegewezen. Wordt gestuurd naar de persoon aan wie de taak is toegewezen. Als een taak aan een groep wordt toegewezen, volgt de e-mail nadat een individu de taak krijgt.
  • Verzoek gesloten. Wordt naar de aanvrager gestuurd als het verzoek is afgesloten.
  • Verzoek afgewezen. Wordt naar de aanvrager gestuurd als het verzoek is afgewezen.
  • Verzoek afgerond. Wordt naar de aanvrager gestuurd als het verzoek succesvol door de workflow is gegaan.

Juridische verzoeken blijven toegankelijk, ook na afronding, afsluiting of afwijzing.

Meer informatie opvragen

Terug naar boven

Beoordelaars kunnen extra informatie opvragen bij de aanvrager.

  1. Ga naar het overzicht van het juridisch verzoek.

  2. Klik rechtsonder op Meer info opvragen. Het venster Meer informatie opvragen verschijnt.

  3. Selecteer een gebruikersnaam uit het dropdownmenu. Klik op Toewijzen aan aanvrager.
  4. Vul je verzoek in bij het veld Notitie.
  5. Klik op OK.

Het verzoek wordt toegevoegd aan het tabblad Notities.

Analytische rapporten over juridische verzoeken

Terug naar boven

Legal Request Analytics biedt rapportages over het aantal verzoeken, de status en de afhandeltijd.

Analytische rapporten zijn beschikbaar voor gebruikers met de rol Legal Request Admin of Create Legal Request, en voor gebruikers die deel uitmaken van een workflowgroep. Beheerders kunnen alle verzoeken zien op hun toegangs­niveau (bedrijf, divisie of kantoor).

Rapporten openen

Open rapporten via de Zoekpagina voor juridische verzoeken door op de knop Analytics te klikken.

Beschikbare rapporten

Juridisch verzoek per status

Dit rapport toont de verzoeken die je hebt verwerkt, verdeeld naar status.

Juridisch verzoek per periode

Toont het aantal verzoeken in de tijd.

Dezelfde grafiek met gestapelde balken staat hieronder. Je ziet dat de balken voor elke status nu boven elkaar staan, en de Y-as is aangepast om het totaal aantal verzoeken weer te geven.

Juridisch verzoek per aanvragertype per periode

Toont het aantal verzoeken per aanvragertype (intern of advocatenkantoor) in de tijd.

Gemiddelde oplostijd

Toont de gemiddelde tijd om verzoeken af te ronden.

Gemiddelde oplostijd per afhandeling

Toont de gemiddelde tijd om verzoeken te sluiten, af te ronden of af te wijzen.

Gemiddelde oplostijd per taak

Toont de gemiddelde tijd om taken op te lossen.

Gemiddelde oplostijd per gebruiker

Toont de gemiddelde tijd per gebruiker om toegewezen taken op te lossen.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."