CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Het beoordelen en beheren van tariefvoorstellen

  • Bijgewerkt

Zodra u een tariefvoorstel hebt gevonden om te beoordelen, evalueert u de ingediende tarieven van de tijdschrijvers en de bijbehorende voorwaarden. U kunt het voorstel volledig goedkeuren of afwijzen, of individuele tarieven van tijdschrijvers gedeeltelijk goedkeuren of afwijzen.

Advocatenkantoren moeten een goedgekeurd tariefvoorstel hebben voordat ze een factuur kunnen indienen voor een zaak. Tariefvoorstellen worden gemaakt met behulp van een tariefstructuur of facturatieovereenkomst.

U moet de rol Tariefvoorstel goedkeuren of Contactpersoon tariefwijziging goedkeuren hebben om tariefvoorstellen goed te keuren of te bewerken.

Dit artikel behandelt het volgende:

Tarieven van tijdschrijvers beoordelen

Wanneer een nieuw of opnieuw ingediend tariefvoorstel wordt ingediend, ontvangt u een e-mailmelding met een link om het te beoordelen.

Op de pagina Overzicht tariefvoorstel bekijkt u de sectie Tarieven tijdschrijvers voordat u het voorstel goedkeurt of afwijst.

Kolom Beschrijving
Tijdschrijver

Naam van de tijdschrijver. Klik om het gebruikersprofiel van het advocatenkantoor te bekijken (inclusief diversiteitsinformatie).
Initialen ID van de tijdschrijver.
Niveau Niveau van de tijdschrijver (bijv. Medewerker, Partner).
Vorig tarief Eerder goedgekeurd tarief (leeg bij nieuwe tijdschrijvers).
Ingediend tarief Nieuw ingediend tarief.
Tariefwijziging

Verschil tussen het vorige en het ingediende tarief (schakel tussen valuta en percentage).
Onderhandeld Als de functie Tariefvoorstel Onderhandelen is ingeschakeld voor uw organisatie, toont deze kolom het voorgestelde onderhandelde tarief.
Status

Afhankelijk van de wijziging in het tarief van de tijdschrijver, toont deze kolom een van de vier statussen:

  • Ongewijzigd (geen wijziging)
  • Toegevoegd (tijdschrijver toegevoegd)
  • Verlaagd (tarief tijdschrijver verlaagd)
  • Verhoogd (tarief tijdschrijver verhoogd).
Acties

Elke tijdschrijverregel heeft de volgende actiemogelijkheden:

  • Markeren als goedgekeurd: keur het tarief van de tijdschrijver goed.
  • Markeren als afgewezen: wijs het tarief van de tijdschrijver af.
  • Tarieven onderhandelen: als ingeschakeld voor uw organisatie, onderhandel een tarief voor deze tijdschrijver.
  • Notitie over reden tariefwijziging: bekijk informatie over de tariefwijziging. Een geel notitie-icoon geeft aan dat er een notitie beschikbaar is.

  • Analyse tarief tijdschrijver: als uw organisatie Analytics heeft ingeschakeld, bekijk de tariefgeschiedenis en vergelijkingsinformatie over het gemiddelde tarief van de tijdschrijver.

Tijdschrijvers goedkeuren of afwijzen

Terug naar boven

U kunt tarieven van tijdschrijvers individueel goedkeuren of afwijzen.

Goedgekeurde tijdschrijvers kunnen worden gebruikt voor facturatie zodra het tariefvoorstel is goedgekeurd. Afgewezen tijdschrijvers worden teruggestuurd naar het advocatenkantoor voor herindiening.

Als er op een bepaalde datum geen goedgekeurd tarief bestaat voor een afgewezen tijdschrijver, geldt een tarief van $0 tot goedkeuring.

Individuele tijdschrijvers beoordelen

  1. Ga naar de pagina Overzicht tariefvoorstel.

  2. Bekijk de lijst met tijdschrijvers en bijbehorende tarieven onder de sectie Tarieven tijdschrijvers.

  3. Als u sommige tijdschrijvers wilt goedkeuren en anderen wilt afwijzen, markeer dan individuele tarieven als goedgekeurd of afgewezen.

    • Goedkeuren: Klik op het pictogram Markeren als goedgekeurd op de regel van de tijdschrijver.

    • Afwijzen: klik op het pictogram Markeren als afgewezen op de regel van de tijdschrijver.

      1. Voer een reden in voor de afwijzing (bijv. "Tarief hoger dan afgesproken").

      2. Klik op Tijdschrijver markeren voor afwijzing. De tijdschrijver wordt gemarkeerd voor afwijzing en de opgegeven reden wordt doorgegeven aan het advocatenkantoor bij het afwijzen van het tariefvoorstel.
  • Om meerdere tijdschrijvers tegelijk als goedgekeurd of afgewezen te markeren:
    1. Zet een vinkje naast de tijdschrijver(s).
    2. Klik op Markeren voor goedkeuring of Markeren voor afwijzing.
    3. Klik op OK. Als u voor afwijzing kiest, vul dan de reden voor afwijzing in en klik op Tijdschrijvers markeren voor afwijzing.

Optioneel: Maak een actie op een tijdschrijver ongedaan om een goedkeuring of afwijzing te verwijderen.

  1. Klik op het pictogram Markering ongedaan maken naast de regel van de tijdschrijver.

  2. Klik op OK. De vorige actie op de regel van de tijdschrijver wordt verwijderd.

Tarieven van tijdschrijvers onderhandelen

Terug naar boven

Het onderhandelen van tarieven van tijdschrijvers werkt vrijwel hetzelfde als het goedkeuren of afwijzen ervan. Uw organisatie beoordeelt de door het kantoor ingediende tarieven en kan nieuwe voorgestelde tarieven terugsturen.

Uw organisatie moet deze functie hebben ingeschakeld om deze te kunnen gebruiken. Zolang een onderhandeling over een voorstel actief is, moet het advocatenkantoor het bestaande voorstel bijwerken en opnieuw indienen. De herindiening verschijnt in dezelfde geschiedenis en niet als een nieuw voorstel.

  1. Ga naar de pagina Overzicht tariefvoorstel.

  2. Bekijk de lijst met tijdschrijvers en bijbehorende tarieven onder de sectie Tarieven tijdschrijvers.

  3. Klik op het handdruk-icoon naast een tijdschrijver, of selecteer meerdere tijdschrijvers en klik op Tarieven onderhandelen.

    Het venster Ingediende tarieven onderhandelen wordt weergegeven.

  4. Voer een voorgesteld tarief in voor de tijdschrijver in het veld Onderhandel tarief.
  5. Voer een reden voor de wijziging in het veld Onderhandel reden in.
  6. Klik op Onderhandeld tarief opslaan.

Tijdschrijvers met onderhandelde tarieven krijgen een handdruk-icoon naast hun naam. Goedgekeurde tijdschrijvers kunnen factureren terwijl anderen nog in onderhandeling zijn.

Details aan het tariefvoorstel toevoegen

U kunt een interne notitie toevoegen voor andere gebruikers in de sectie Details tariefvoorstel. Notities zijn zichtbaar voor gebruikers met toegang tot het tariefvoorstel.

U moet de rol Tarief goedkeuren hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Vouw de sectie Details tariefvoorstel uit op de pagina Overzicht tariefvoorstel.

  2. Klik op +Toevoegen. Het venster Details tariefvoorstel wordt weergegeven.

  3. Voer uw opmerkingen in het veld Notities in.
  4. Klik op Opslaan.

Een tariefvoorstel volledig of gedeeltelijk goedkeuren of afwijzen

Terug naar boven

Na het beoordelen van de tarieven van de timekeepers kun je het voorstel goedkeuren of afwijzen.

Afhankelijk van de goedgekeurde of afgewezen timekeepers kan het makkelijker zijn om het voorstel volledig of gedeeltelijk af te wijzen. Als je bijvoorbeeld drie tarieven van timekeepers moet afwijzen, kun je deze individueel afwijzen en vervolgens de overige timekeepers goedkeuren.

Je moet de rol Fee Offer goedkeuren of Fee Change Approval Contact hebben om tariefvoorstellen goed te keuren of af te wijzen.

Het tariefvoorstel volledig afwijzen

  1. Klik op Fee Offer afwijzen.

Het venster Fee Offer afwijzen wordt weergegeven.

  1. Voer een reden in het veld Reden van afwijzing in.
  2. Klik op Fee Offer afwijzen. Het voorstel wordt teruggestuurd naar het advocatenkantoor voor herindiening.

Het tariefvoorstel gedeeltelijk afwijzen

  1. Klik op Resterende timekeepers afwijzen. Het venster Resterende timekeepers afwijzen wordt weergegeven.

    Als jouw organisatie de functie Timekeepers onderhandelen gebruikt, zie je een venster met het aantal Goedgekeurd, Onderhandeld en Afgewezen.

  2. Voer een reden in het veld Reden van afwijzing in.

  3. Optioneel: Voer een terugwerkende datum in het veld Terugdateren tot in.

    De terugdateerfunctie moet door jouw organisatie zijn ingesteld om deze te kunnen gebruiken.

  4. Klik op Resterende timekeepers afwijzen. Het tariefvoorstel krijgt de status Gedeeltelijk goedgekeurd en de afgewezen timekeepers worden teruggestuurd naar het kantoor voor herindiening.

Het tariefvoorstel volledig goedkeuren

  1. Klik op Fee Offer goedkeuren. Het venster Fee Offer goedkeuren wordt weergegeven.

  1. Optioneel: Voer een terugwerkende datum in het veld Terugdateren tot in.

    Deze functie moet door jouw organisatie zijn ingesteld om deze te kunnen gebruiken.

  2. Klik op Fee Offer goedkeuren. Het tariefvoorstel wordt goedgekeurd voor het advocatenkantoor.

Het tariefvoorstel gedeeltelijk goedkeuren

  1. Klik op Resterende timekeepers goedkeuren. Het venster Resterende timekeepers goedkeuren wordt weergegeven.

    Als jouw organisatie de functie Timekeepers onderhandelen gebruikt, zie je een venster met het aantal Goedgekeurd, Onderhandeld en Afgewezen.

  2. Optioneel: Voer een terugwerkende datum in het veld Terugdateren tot in.

    Deze functie moet door jouw organisatie zijn ingesteld om deze te kunnen gebruiken.

  3. Klik op Resterende timekeepers goedkeuren. Het tariefvoorstel krijgt de status Gedeeltelijk goedgekeurd en de afgewezen timekeepers worden teruggestuurd naar het kantoor voor herindiening.

Herbeoordeelde tariefvoorstellen bekijken

Terug naar boven

Herindieningen verschijnen in het paneel Tarieven & Kortingen onder Herindieningen.

De gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het tariefvoorstel ontvangt ook een e-mailmelding bij herindiening. Deze melding bevat een link naar het tariefvoorstel, inclusief welke timekeepers opnieuw zijn ingediend.

Je moet de rol Fee Offer goedkeuren of Fee Change Approval Contact hebben om tariefvoorstellen goed te keuren of te bewerken.

Herindieningen van timekeepers beoordelen

  1. Klik op Herindieningen in het paneel Tarieven & Kortingen.
  2. Klik op een Fee Offer Id op de pagina Tarieven zoeken. De pagina Overzicht tariefvoorstel wordt weergegeven.
  3. Bekijk in het gedeelte Timekeeper-informatie de lijst met timekeepers en bijbehorende tarieven. Controleer hun status:

    • Herindiening: Tarieven die eerder zijn afgewezen en door het kantoor opnieuw zijn ingediend. Je kunt het vorige tarief, de kolom Ingediend tarief en de oorspronkelijke reden voor afwijzing bekijken (klik op het gele plakbriefje).

    • Goedgekeurd: Tarieven die eerder zijn goedgekeurd en goedgekeurd blijven.
  4. Selecteer timekeepers en klik op:
    • Herindiening timekeepers goedkeuren. De geselecteerde timekeepers worden direct goedgekeurd.
    • Herindiening timekeepers afwijzen. Je wordt opnieuw gevraagd een reden voor afwijzing op te geven. De afgewezen timekeepers worden teruggestuurd naar het advocatenkantoor voor herindiening.

Een tariefvoorstel terugdateren

Terug naar boven

Je kunt tariefvoorstellen met de status In afwachting, Actief of Inactief terugdateren.

Regels voor terugdateren:

  • Latere tariefvoorstellen komen te vervallen.

  • Eerdere tariefvoorstellen worden inactief of aangepast.

  • Er kan maar één tariefvoorstel tegelijk actief zijn.

Deze functie moet door jouw organisatie zijn ingesteld om deze te kunnen gebruiken. Je moet de rol Fee Offer goedkeuren hebben om terug te dateren.

  1. Navigeer naar de pagina Overzicht tariefvoorstel.
  2. Klik rechtsboven op Meer acties.

  3. Selecteer Tariefvoorstel terugdateren.

    Het venster Tariefvoorstel terugdateren wordt weergegeven.

  4. Voer een datum in het veld Nieuwe ingangsdatum in of selecteer een dag via het kalendericoon.
  5. Voer een beschrijving in het tekstvak Reden voor terugdateren in.
  6. Klik op Terugdateren.

Betalingsvoorwaarden bewerken

Terug naar boven

Betalingsvoorwaarden bepalen de vervaldatum van facturen die onder het tariefvoorstel worden ingediend.

Belangrijk:

  • Goedgekeurde facturen van vóór het bijwerken van de voorwaarden worden niet aangepast.

  • Handmatig ingevoerde vervaldatums worden niet gewijzigd.

  • Niet-goedgekeurde facturen worden aangepast als de betalingsvoorwaarden wijzigen.

Je moet de rol Fee Offer goedkeuren of Fee Offer Setup hebben om betalingsvoorwaarden te bewerken.

  1. Navigeer naar de pagina Overzicht tariefvoorstel.

  2. Klik op het potloodicoon onder het gedeelte Betalingsvoorwaarden. Het venster Betalingsvoorwaarden wordt weergegeven.

  3. Voer een getal in het veld Betalingsvoorwaarden in.
  4. Optioneel: Vink het selectievakje aan om de betalingsvoorwaarden ook toe te passen op niet-goedgekeurde facturen.
  5. Klik op Opslaan.

Een tariefvoorstel aanmaken

Terug naar boven

Dit proces beschrijft hoe je een tariefvoorstel aanmaakt met vaste, uurtarieven of gedetailleerde uurtarieven. Meestal wordt deze taak uitgevoerd door medewerkers van het advocatenkantoor, maar jouw organisatie kan er ook voor kiezen om tariefvoorstellen namens de kantoren te beheren. De tarieven worden ingevoerd wanneer een advocatenkantoor zich heeft geregistreerd bij CounselLink, maar er nog geen zaken zijn toegewezen.

Er kan per tariefstructuur maar één tariefvoorstel tegelijk actief zijn. Tariefvoorstellen blijven actief tot de ingangsdatum van een nieuw voorstel. Na deze datum kunnen zaken die aan die tariefstructuur zijn gekoppeld tegen het nieuwe tarief worden gefactureerd.

Deze instructies tonen de meest voorkomende soorten facturatieafspraken. De weergegeven secties kunnen per klant verschillen.

  1. Klik op +Tariefvoorstel toevoegen op het tabblad Tariefvoorstellen van de pagina Overzicht tariefstructuur. De pagina Tariefvoorstel aanmaken wordt weergegeven.

  2. Voer in het veld Ingangsdatum de ingangsdatum van het tariefvoorstel in.

  3. Selecteer in het veld Valuta tariefvoorstel via het keuzemenu de valuta van het tariefvoorstel.

    Standaard wordt de valuta van de tariefstructuur gebruikt.

  4. Geef in het veld Reden voor het tariefvoorstel aan waarom het tariefvoorstel wordt aangemaakt.
  5. Selecteer in het veld Groeperen op, als er meerdere fasen op de tariefstructuur staan, de optie waarop gegroepeerd moet worden (Tariefsoort of Fase-naam).

  6. Voer in het veld Aangeboden bedrag het aangeboden tarief voor de fase in.

    Sommige fasetypen zijn een bedrag of een percentage. Fasen waarbij tarieven per individuele timekeeper kunnen worden ingevoerd, zijn ook mogelijk.

  7. Klik op Opslaan om het tariefvoorstel aan te maken, of klik op Annuleren om de actie te annuleren.

Optioneel: Kortingen toevoegen

  1. Klik op +Korting aanmaken onder het gedeelte Kortingen op de overzichtspagina van het tariefaanbod.

    Het venster Korting aanmaken wordt weergegeven.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op Korting voor snelle betaling aanmaken.

      1. Het venster Korting voor snelle betaling aanmaken wordt weergegeven.

      2. Vul alle verplichte velden in.
      3. Klik op Kortingen opslaan.
    • Klik op Kortingsvoorwaarden aanmaken.

      1. Het venster Kortingsvoorwaarden aanmaken wordt weergegeven.

      2. Vul alle velden in waar nodig.
      3. Klik op Kortingen opslaan.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je ergens over twijfelt, raadpleeg dan de originele Engelse versie."