CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Toewijzing

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Over Allocatie

Belangrijke Begrippen

Begrippen Beschrijving
Allocatie Een boekhoudkundig concept waarbij kosten worden verdeeld over één of meerdere partijen. Allocaties worden ingesteld op zaakniveau, maar kunnen op factuurniveau worden aangepast.
Allocatiecontact Een entiteit die verantwoordelijk is voor het betalen van een factuur die hoort bij een specifieke claim of zaak. Dit kan een interne of externe partij zijn.
Allocatiegroep Een benoemde groep van twee of meer allocatiecontacten die samen verantwoordelijk zijn voor de kosten van een zaak, met vastgelegde afspraken over de kostenverdeling.
Externe allocatie Jouw organisatie en één of meer externe partijen delen de kosten van een factuur (bijvoorbeeld: twee verzekeringsmaatschappijen betalen elk een percentage).
Interne allocatie Twee of meer interne boekhoudkundige entiteiten delen de kosten van een factuur (bijvoorbeeld kostenplaatsen, grootboekrekeningen of crediteurenrekeningen).

 

Allocatie op een zaak aanpassen

Allocatie voor een zaak kan op verschillende manieren worden aangepast:

  • Een zaak kan gebruikmaken van óf externe óf interne allocatie (niet beide).
  • Er kunnen verschillende regels gelden voor honoraria en onkosten.
  • Kostenverdeling kan worden bepaald op basis van percentage, betalingslimieten of “betalen na” limieten.
  • Betalingen in termijnen zijn uitgesloten.
  • Allocatie kan ook worden bepaald door ingestelde aangepaste gegevensvelden.

De advocatenkantoor betrekken (externe allocatie)

Bij externe allocatie kunnen volledige of gedeeltelijke facturen aan meerdere partijen worden gefactureerd. Als een andere organisatie of entiteit kosten deelt, betrek dan het advocatenkantoor bij het overleg over wie gefactureerd wordt en welke percentages gelden.

Betalingstracering is beschikbaar voor de primaire cliënt binnen CounselLink. Als kosten worden verdeeld over meerdere interne budgeteenheden, hoeft het advocatenkantoor meestal niet op de hoogte te worden gebracht.

Allocatie wijzigen voor een factuur

Je kunt de allocatie op een niet-goedgekeurde factuur aanpassen zonder de standaardallocatie voor de zaak te wijzigen. Je kunt ook de allocatieregels wijzigen voor toekomstige facturen en, afhankelijk van de instellingen, eerder goedgekeurde facturen.

Beveiligingsrollen instellen

Cliëntgebruikers met de rol Allocatiebeheerder mogen allocatiecontacten en -groepen instellen. Zie Gebruikersrollen bewerken voor meer informatie.

Allocatie bewerken op een zaak

Terug naar boven

Cliëntgebruikers kunnen een allocatiegroep en de bijbehorende contacten aanpassen voor zaken waarbij allocatie is toegepast. Wijzigingen die je opslaat op zaakniveau gelden voor alle niet-goedgekeurde facturen en toekomstige facturen voor de zaak.

Meestal bewerk je ofwel:

  • De allocatiegroep die op de zaak wordt gebruikt, of
  • De kostenverdelingspercentages voor contacten binnen de groep.

Je moet de rol Zaakbeheer of Zaaktoewijzing hebben om allocatie op een zaak te kunnen bewerken. Gebruikers van advocatenkantoren kunnen de allocatie op een zaak niet bekijken.

  1. Klik op het tabblad Allocatie op de overzichtspagina van de zaak.

  2. Klik op Bewerken. De pagina Allocatiebeheer voor zaakallocatie wordt geopend.

  3. Pas in het gedeelte Algemene informatie de informatie aan voor de velden die in de onderstaande tabel worden genoemd.

    Het wijzigen van de groepsinformatie hier past deze alleen aan op de specifieke zaak die je hebt geselecteerd.  De velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Naam allocatiegroep* Bewerk de naam van de groep.
    Groepsbeschrijving Bewerk de beschrijving van de groep.

    De velden Status en Valuta van de allocatiegroep kunnen niet worden aangepast.

  4. Bewerk de Honoraria en onkosten indien nodig.
  5. Optioneel: Als jouw organisatie GL-codes gebruikt voor contacten, kun je deze hier aanpassen. Bij sommige organisaties is GL-code een verplicht veld.

  6. Optioneel: Bewerk de contacten in de allocatiegroep.

    Allocatiecontacten toevoegen

    1. Klik op Allocatiecontacten toevoegen. Het venster Allocatiecontacten toevoegen wordt weergegeven.

    2. Selecteer de contactpersoon/personen die je aan de groep wilt toevoegen.
    3. Klik op Contacten toevoegen. De contacten worden aan de groep toegevoegd.

    Allocatiecontacten verwijderen

    1. Selecteer de contactpersoon/personen die je uit de groep wilt verwijderen.
    2. Klik op Verwijderen.

    3. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster. De contactpersoon wordt verwijderd.

      Contacten met de aanduiding Restant saldo kunnen niet uit de groep worden verwijderd.

    Allocatiecontacten aanmaken

    Klik op Nieuw contact aanmaken. Je moet de rol Allocatiebeheerder hebben om deze optie te gebruiken.

  7. Klik op Opslaan. De pagina Allocatie instellen voor goedgekeurde facturen wordt weergegeven als:
    • Facturen op de zaak zijn goedgekeurd.
    • De optie Meerdere factuurgoedkeuringen toestaan is ingeschakeld op het niveau van de tariefstructuur.
    • De optie Meerdere factuurgoedkeuringen toestaan is ingeschakeld op het niveau van bedrijf, divisie en kantoor.
  8. Klik op het kalendericoon Filteren op ingangsdatum.
  9. Selecteer de datum waarop de allocatiewijzigingen van kracht worden.

  10. Klik op Ga. De facturen die door de allocatiewijzigingen worden beïnvloed, worden weergegeven.

    Klik op Resetten om de oorspronkelijke factuurlijst weer te geven.

  11. Selecteer een van de volgende opties:

    • Toepassen op facturen: Pas de allocatiewijzigingen toe op de facturen in de factuurlijst. De overzichtspagina van de zaak wordt weergegeven.

      De goedgekeurde facturen gaan naar klantreview niveau 1.

    • Niet toepassen op facturen: Pas de allocatiewijzigingen niet toe op de facturen. De overzichtspagina van de zaak wordt weergegeven.
    • Annuleren: Annuleer de wijzigingen. De pagina Allocatiebeheer wordt weergegeven.

Allocatie bewerken op een factuur

Terug naar boven

Een zaak kan standaard een allocatiegroep hebben, maar je kunt de allocatie voor een specifieke factuur aanpassen (bijvoorbeeld door contacten toe te voegen/verwijderen of de kostenverdeling te wijzigen). Cliëntgebruikers kunnen de allocatie bewerken voor zowel niet-goedgekeurde als goedgekeurde facturen.

Het bewerken van een allocatie op goedgekeurde facturen vereist dat de factuur opnieuw in de factuurworkflow wordt gezet. Gebruikers van advocatenkantoren kunnen de allocatie op een factuur niet bekijken.

 

  1. Klik op het tabblad Toewijzing op de pagina Factuuroverzicht.

  2. Klik op Bewerken. De pagina Toewijzingsbeheer wordt geopend.

  3. Optioneel: Pas indien nodig het gedeelte Algemene informatie aan.

    Als je hier de groepsinformatie wijzigt, geldt dit alleen voor de specifieke factuur die je hebt geselecteerd. Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Naam toewijzingsgroep * Bewerk de naam van de groep.
    Groepsbeschrijving Bewerk de beschrijving van de groep.

    De velden Status en Valuta toewijzingsgroep kunnen niet worden aangepast.

  4. Optioneel: Bewerk de contacten in de toewijzingsgroep.

    • Toewijzingscontacten toevoegen

      1. Klik op Toewijzingscontacten toevoegen. Het venster Toewijzingscontacten toevoegen wordt weergegeven.
      2. Selecteer het contact of de contacten die je aan de groep wilt toevoegen.
      3. Klik op Contacten toevoegen. De contacten worden aan de groep toegevoegd.
    • Toewijzingscontacten verwijderen
      1. Selecteer het contact of de contacten die je uit de groep wilt verwijderen.
      2. Klik op Verwijderen.

      3. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster. Het contact wordt verwijderd.

        Contacten met de aanduiding Resterend saldo kunnen niet uit de groep worden verwijderd.

    • Nieuw toewijzingscontact aanmaken

      Klik op Nieuw contact aanmaken. Je moet de rol Toewijzingsbeheerder hebben om deze optie te gebruiken.

  5. Pas het gedeelte Contacttoewijzing aan indien nodig.

    In het gedeelte Aanvullende instellingen worden alleen geconfigureerde velden weergegeven. Mogelijk zie je niet alle onderstaande velden.

    Veld Beschrijving
    Honorarium % aandeel Percentage dat het contact betaalt voor honoraria.

    Honorarium R.S. (Resterend Saldo)

    Selecteer in de groep een contact dat het resterende honorariumsaldo op een factuur betaalt.

    		 Selecteer een contact om het resterende honorariumsaldo te betalen. Als dit is geselecteerd, kan Honorarium % aandeel niet worden aangepast.
    Kosten % aandeel Percentage dat het contact betaalt voor kosten.

    Kosten R.S. (Resterend Saldo)

    Selecteer in de groep een contact dat het resterende kostensaldo op een factuur betaalt.

    		 Selecteer een contact om het resterende kostensaldo te betalen. Als dit is geselecteerd, kan Kosten % aandeel niet worden aangepast.
    Aanvullende instellingen - Afhankelijk van de configuratie van je organisatie zie je deze opties mogelijk niet.
    Limietbedrag

    Totaalbedrag dat het contact gedurende de looptijd van het dossier moet betalen.
    Extern betaald

    Indien ingeschakeld, kun je hiermee bedragen invoeren die buiten CounselLink zijn betaald:

    1. Klik op het pictogram () .

      Het venster Extern betaald bedrag toewijzing bewerken wordt geopend.

    2. Typ in het gedeelte Bedragdetails het bedrag in de volgende velden:
    • Betaalde verzekerde schadevergoeding: Voer het betaalde schadevergoedingsbedrag in
    • Betaalde verzekerde kosten: Voer het betaalde kostenbedrag in
    • Betaalde verzekerde schadevergoeding uitsluiten van limiet:
      • Klik op Ja om het betaalde schadevergoedingsbedrag uit te sluiten van de limiet
      • Klik op Nee om het betaalde schadevergoedingsbedrag op te nemen in de limiet
    • Betaalde bedrijfs-schadevergoeding: Voer het betaalde bedrijfs-schadevergoedingsbedrag in
    • Betaalde bedrijfskosten: Voer het betaalde bedrijfskostenbedrag in
    • Betaalde bedrijfs-schadevergoeding uitsluiten van limiet:
      • Klik op Ja om het betaalde bedrijfs-schadevergoedingsbedrag uit te sluiten van de limiet
      • Klik op Nee om het betaalde bedrijfs-schadevergoedingsbedrag op te nemen in de limiet

    1. Klik op Opslaan.

      Het venster Extern betaald bedrag toewijzing bewerken wordt gesloten.

      Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie Betaalde verzekerde schadevergoeding of Betaalde verzekerde kosten is ingeschakeld.
    Kosten delen

    Selecteer om het netto te betalen bedrag voor een interne partij te verlagen en kosten te delen tussen interne en externe partijen.
    Overschrijding bijhouden Selecteer het selectievakje Overschrijding bijhouden om bedragen bij te houden die boven de limiet uitkomen en betaald moeten worden.
    Contact gedeelde limiet Indien ingeschakeld, selecteer een contact gedeelde limiet via de zoek-/toevoegworkflow die beschikbaar is in je systeemconfiguratie.
    GL-code

    De lijst met GL-codes (grootboek) wordt weergegeven. Selecteer de relevante GL-code uit de lijst.

    Het veld GL-code wordt alleen weergegeven als de configuratie is ingeschakeld.

    Beschrijving

     

    Voer de beschrijving in die hoort bij de GL-code.

    Het veld Beschrijving wordt alleen weergegeven als de configuratie is ingeschakeld.
  6. Klik op Opslaan.
  7. De pagina Toewijzing instellen voor goedgekeurde facturen wordt weergegeven als:
    • De factuur voor de toewijzing is goedgekeurd.
    • De configuratie Meerdere factuurgoedkeuringen toestaan is ingeschakeld op het niveau van de honorariumstructuur.

    • De configuratie Meerdere factuurgoedkeuringen toestaan is ingeschakeld op het niveau van het bedrijf, de divisie en het kantoor.

      Doe een van het volgende:

      • Klik op Toepassen op deze factuur om de toewijzingswijzigingen toe te passen op de factuur. De pagina Factuuroverzicht wordt geopend.

        De factuur keert terug naar de eerste stap van de factuurbeoordelingsworkflow.

        De pagina Toewijzingsbeheer wordt geopend.

      • Klik op Annuleren als de toewijzingswijzigingen niet moeten worden toegepast op deze goedgekeurde factuur. 

De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven.

Toewijzing corrigeren op een goedgekeurde factuur

Terug naar boven

Als een goedgekeurde factuur een onjuiste toewijzing heeft, moet je de goedkeuring verwijderen, de toewijzing bijwerken, de workflow opnieuw starten en de factuur opnieuw goedkeuren.

Je moet de rol Workflowbeheerder hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Zoek de goedgekeurde factuur.
  2. Klik op Workflowacties.

  3. Selecteer Laatste goedkeuring verwijderen in de lijst. Er verschijnt een bevestigingsvenster.

  4. Klik op Ja.

  5. Klik op Bewerken op het tabblad Toewijzing. De pagina Toewijzingsbeheer wordt weergegeven.

  6. Bewerk de groepscontacten indien nodig.
  7. Klik op Opslaan. De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven met de bijgewerkte contacten.
  8. Klik op Workflowacties.
  9. Selecteer Voltooide workflow opnieuw starten. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
  10. Klik op Ja in het bevestigingsvenster.

De factuur keert terug naar het begin van de workflow en moet opnieuw worden beoordeeld voor goedkeuring.

Optioneel: Werk de toewijzing van het dossier bij zodat toekomstige facturen de juiste toewijzing overnemen.

Een toewijzingsgroep toepassen op een dossier

Terug naar boven

Een toewijzingsgroep bestaat uit twee of meer toewijzingscontacten die samen verantwoordelijk zijn voor de kosten van een dossier. Je kunt een toewijzingsgroep toepassen tijdens het aanmaken van een dossier of vanaf de pagina Dossieroverzicht.

Je moet de rol Dossierinrichting of Dossier toewijzen hebben. Het is aan te raden om de toewijzing toe te passen tijdens het aanmaken van het dossier, indien mogelijk.

Een toewijzingsgroep kiezen tijdens het aanmaken van een dossier

  1. Maak een nieuwe zaak aan op een van de volgende twee manieren:
    • Klik op +Zaak aanmaken in het Zaken-paneel op de startpagina.

    • Klik op +Zaak aanmaken in de rechterbovenhoek van de pagina Zaak zoeken.

      De pagina Zaak aanmaken wordt weergegeven.

  2. Onderaan de pagina, in het gedeelte Sjablonen, kies je een Toewijzingsgroep uit de keuzelijst.
  3. Nadat je de velden op het formulier hebt ingevuld, klik je op Opslaan om de zaak aan te maken. De pagina Zaakoverzicht wordt weergegeven.

Een toewijzingsgroep toevoegen vanuit het Zaakoverzicht

  1. Klik op het tabblad Toewijzing op de pagina Zaakoverzicht.

  2. Klik op +Selecteer toewijzingsgroep.

    Het venster Toewijzingsgroep selecteren wordt weergegeven.

  3. Selecteer een toewijzingsgroep uit de keuzelijst.

  4. Klik op Toevoegen. 

Een toewijzingsgroep verwijderen uit een zaak

Terug naar boven

Je kunt een toewijzingsgroep uit een zaak verwijderen en indien nodig een andere toewijzingsgroep toevoegen.

Je moet de rol Zaak instellen of Zaak toewijzen hebben. De zaak mag geen goedgekeurde facturen hebben.

  1. Klik op het tabblad Toewijzing op de pagina Zaakoverzicht. Het gedeelte Toewijzing wordt weergegeven.

  2. Klik op Verwijderen.

  3. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster.

Een rapport met toewijzingslimiet afdrukken

Terug naar boven

De knop Rapport toewijzingslimiet wordt alleen weergegeven als de configuratie Limietbedrag is ingeschakeld.

  1. Klik op het tabblad Toewijzing op de pagina Zaakoverzicht.

  2. Klik op Rapport toewijzingslimiet. Het venster Rapport toewijzingslimiet wordt weergegeven.

  3. Klik op Afdrukken.

Toewijzingsgeschiedenis bekijken

Terug naar boven

Je kunt de geschiedenis van toewijzingswijzigingen bekijken om te zien wat er is aangepast en welke contactpersoon of groep is beïnvloed.

  1. Klik op het tabblad Toewijzing op de pagina Zaakoverzicht.

  2. Klik op het Geschiedenis-icoon rechtsboven.

    Het venster Zaaktoewijzingsgeschiedenis wordt weergegeven.

    In het gedeelte Context zie je welke contactpersoon of groep is beïnvloed door de wijziging.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."