Meerdere zakenbudgetten aanmaken

Multi-Matter Budgetten bieden extra flexibiliteit en controle bij het beheren van uitgaven over meerdere dossiers.

Deze functie moet geconfigureerd zijn voor jouw organisatie. Je hebt de rol Geavanceerde Budgetbeheerder nodig om Multi-Matter Budgetten aan te maken.

Er zijn vier manieren om de pagina Multi-Matter Budget aanmaken te openen:

Via de Dossierzoekpagina

1. Selecteer de dossiers die je wilt opnemen in je Multi-Matter Budget door ze aan te vinken op de pagina Dossier zoeken.

   

2. Klik op het Meer acties drop-downmenu.

3. Kies Multi-Matter Budget aanmaken.

   

Via de Dossieroverzichtspagina

1. Klik op het plus (+) icoon op de Dossieroverzicht pagina van een dossier dat je wilt opnemen in je Multi-Matter Budget.

2. Kies Multi-Matter Budget aanmaken uit de lijst.

   

Via het Financieel Paneel

Klik op de startpagina op + Multi-Matter Budget aanmaken in het Financieel Paneel.

Via de Budgetzoekpagina

Klik op + Multi-Matter Budget aanmaken bovenaan de Budgetzoekpagina.

Budgetdetails toevoegen

Vul vervolgens het gedeelte Budgetdetails in.

Velden gemarkeerd met een rood sterretje* zijn verplicht.

Veld	Beschrijving
Budgettitel*	Voer een unieke titel in. De titel moet uniek zijn op dossierniveau. Het mag overeenkomen met een budgettitel van een ander dossier, maar niet binnen hetzelfde dossier. Op de pagina Dossierbudget aanmaken wordt de budgettitel standaard ingevuld met de dossiernaam. Als de titel al bestaat, wordt er een nummer tussen haakjes toegevoegd (bijvoorbeeld “(1)”).
Budgetcontact*	Selecteer een gebruiker met de rol Geavanceerde Budgetbeheerder. De budgetcontactpersoon ontvangt e-mailmeldingen wanneer budgetdrempels of totale limieten worden overschreden.
Beschrijving	Voer indien nodig extra details in (maximaal 255 tekens).

Duur en structuur toevoegen

In het gedeelte Budgetduur en -structuur geef je de periode, structuur en de op te nemen dossiers aan.

Velden gemarkeerd met een rood sterretje* zijn verplicht.

Veld	Beschrijving
Startdatum*	Standaard de eerste dag van de maand waarin het Multi-Matter Budget wordt aangemaakt. Je kunt deze datum indien nodig aanpassen.
Budgetperiode*	De looptijd van het Multi-Matter Budget. Je kunt kiezen uit de volgende opties: Als jouw organisatie een alternatief fiscaal jaar gebruikt, kun je kiezen voor Kalendermaanden of Fiscale kalenderstructuur. De opties in het keuzemenu passen zich aan op basis van je selectie. De startmaand van het fiscale jaar is ingesteld in je bedrijfsprofiel. Levensduur budget - Omvat alle uitgaven vanaf de startdatum gedurende de looptijd van het budget. (Niet beschikbaar voor geautomatiseerde Multi-Matter Budgetten.) Jaarlijks - Omvat alle uitgaven vanaf de startdatum tot het einde van het geselecteerde fiscale jaar. Halfjaarlijks - Geeft een halfjaarlijkse onderverdeling tot het einde van het geselecteerde fiscale jaar. Kwartaal - Geeft een kwartaalonderverdeling tot het einde van het geselecteerde fiscale jaar. Maandelijks - Geeft een maandelijkse onderverdeling tot het einde van het geselecteerde fiscale jaar. Goedgekeurde facturen met kosten binnen de opgegeven periode (Startdatum–Einddatum) worden meegenomen in de Werkelijke uitgaven.
Budgetstructuur*	Bepaalt hoe budgetbedragen worden gemeten: Samenvatting - Eén gecombineerd bedrag voor honoraria en kosten. Honoraria en kosten - Gescheiden bedragen voor honoraria en kosten. Alleen honoraria - Alleen honorariabedragen uit dossiers. Alleen kosten - Alleen kostenbedragen uit dossiers.
Budgetvaluta*	Standaard ingesteld op Amerikaanse dollars. Facturen in andere valuta worden omgerekend op basis van de factuurwisselkoersinstellingen van jouw organisatie. Als de budgetvaluta verschilt van je voorkeursvaluta, kun je op de Multi-Matter Budget Overzichtspagina wisselen tussen weergaven.
Dossierselectie	Kies hoe dossiers aan het budget worden toegevoegd.

Dossiers toevoegen aan een Multi-Matter Budget

Je kunt dossiers handmatig toevoegen, automatisch op basis van criteria, of via gerelateerde dossiers.

Dossiers handmatig toevoegen

Als je deze optie kiest, kun je dossiers één voor één toevoegen.

Het budget blijft in de status 'In afwachting' totdat je een dossier toevoegt. Je kunt maximaal 10.000 dossiers toevoegen.

1. Selecteer Dossiers handmatig toevoegen.
2. Rond indien nodig het gedeelte E-mailmeldingen van je Multi-Matter Budget af.

3. Klik op Opslaan.

   De Multi-Matter Overzichtspagina wordt weergegeven.

   

4. Klik op +Dossiers toevoegen onder het tabblad Dossiers. De zoekpagina Dossiers toevoegen verschijnt.
5. Selecteer de dossiers die je wilt toevoegen aan het Multi-Matter Budget.
6. Klik op Dossiers toevoegen.
7. De Multi-Matter Budget Overzichtspagina verschijnt met een bevestigingsbericht.

Dossiers automatisch toevoegen op basis van criteria

1. Selecteer Dossiers automatisch toevoegen op basis van criteria in het gedeelte Dossierselectie.

2. Klik op Selecteer criteria.

   Het venster Dossiercriteria selecteren verschijnt.

   

3. Klik op de filters om ze toe te passen op je criteria. Als je een nieuw filter selecteert, wordt deze toegevoegd aan de criteria onder de zoekbalk.

   

4. Klik onderaan het venster op Selecteer criteria zodra je alle criteria voor je Multi-Matter Budget hebt geselecteerd.

Alle bestaande dossiers die aan de criteria voldoen, worden toegevoegd aan het tabblad Dossiers. Nieuwe dossiers die aan de criteria voldoen, worden elk uur automatisch toegevoegd.

Gerelateerde dossiers toevoegen

1. Selecteer Gerelateerde dossiers toevoegen in het gedeelte Dossierselectie.

2. Klik op de drie puntjes rechts naast het veld Selecteer ouderdossier-ID.

   

   Het venster Dossiers zoeken verschijnt.

3. Zoek het ouderdossier dat je wilt toevoegen.

4. Klik op de dossiernaam in de lijst.

   

5. Het ouderdossier wordt toegevoegd aan het Multi-Matter Budget. Alle huidige en toekomstige dossiers die aan dit ouderdossier zijn gekoppeld, worden opgenomen in het budget.

   

Uitgaven aggregeren per advocatenkantoor

Met deze optie kun je uitgaven weergeven voor de advocatenkantoren die je selecteert. Als je een kantoor-specifieke optie kiest, heeft dit invloed op de werkelijke uitgaven die bij het budget worden weergegeven, niet alleen op welke dossiers zijn geselecteerd. Als je deze optie niet selecteert, worden de totale uitgaven op het budget weergegeven voor alle kantoren die aan de geselecteerde dossiers zijn gekoppeld.

Stel, een multi-matter budget bevat tien dossiers die zijn toegewezen aan Kantoor A. Sommige van die dossiers bevatten ook Kantoor B. Selecteer Kantoor A als je wilt dat de werkelijke uitgaven van het budget alleen de kosten van Kantoor A weergeven, en niet de uitgaven van alle kantoren die aan die dossiers zijn gekoppeld.

1. Selecteer Uitgaven aggregeren per advocatenkantoor.

2. Klik op Advocatenkantoor toevoegen. Het venster Advocatenkantoren selecteren verschijnt.

   

3. Zoek en selecteer advocatenkantoren.
4. Klik op Opslaan.

E-mailmeldingen toevoegen

Vul het gedeelte E-mailmeldingen in om meldingen te ontvangen wanneer bepaalde drempels worden bereikt. Meldingen gelden voor het totale Multi-Matter Budget—niet voor afzonderlijke kwartalen, codes of categorieën.

Veld	Beschrijving
Drempelconfiguraties	Je kunt tot drie drempels instellen die een e-mailmelding sturen zodra het goedgekeurde factuurbudget deze overschrijdt. Voer de drempels in als gehele getallen, niet als decimalen. Bijvoorbeeld, een budgetdrempel van 50% voer je in als “50” en niet als “0,5”. Voer drempels in als gehele getallen, niet als decimalen. Bijvoorbeeld, een budgetdrempel van 50% voer je in als “50” en niet als “0,5”.
Budget Overschreden	Selecteer deze optie om een melding te krijgen als het budget is overschreden.

Meerdere budgetbedragen toevoegen

Om een Multi-Matter Budget te activeren, moet je budgetbedragen invoeren.

Klanten moeten de bedragen zelf invoeren. Het is niet mogelijk om bedragen op te vragen bij advocatenkantoren voor Multi-Matter Budgets.

1. Klik op het tabblad Bedragen op de overzichtspagina van het Multi-Matter Budget.

2. Klik op de link +Bedragen toevoegen. Het venster Budgetbedragen bewerken verschijnt.

   

3. Voer het totale budgetbedrag in.
4. Voeg indien nodig opmerkingen toe.
5. Klik op Opslaan. Het budgetbedrag verschijnt nu in het tabblad.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."