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사건 문서 관리

  • 업데이트 시간

이 문서에서는 다음과 같은 사안에 첨부된 문서에 대해 다룹니다:

사안에 문서 추가하기

관련 기록(예: 서신, 동영상, 기타 관련 정보 등)을 관리하기 위해 파일을 사안에 첨부할 수 있습니다. 파일은 특정 사안, 특정 인보이스에 연결하거나, 일반 참고용으로 업로드할 수 있습니다.

업로드가 완료되면, 해당 문서를 볼 수 있는 권한이 있는 사용자는 문서 검색을 통해 문서를 찾을 수 있습니다.

첨부 파일의 크기는 100MB로 제한됩니다. 한 번에 추가할 수 있는 첨부 파일의 개수에는 제한이 없습니다. 

  1. 사안 개요 페이지에서 문서 탭을 클릭합니다.

  2. +추가를 클릭합니다. 문서/문서 추가 페이지가 표시됩니다.

  3. 다음 방법 중 하나로 문서를 업로드합니다:

    1. 문서 업로드 섹션에서 업로드할 문서의 링크(URL)를 입력합니다.

      http:// 또는 https://를 포함한 전체 링크를 입력하세요.

    2. 드래그 앤 드롭 영역에 파일을 끌어다 놓습니다.
    3. 파일 선택을 클릭하여 컴퓨터에서 파일을 찾아 업로드합니다.

  4. 문서 세부정보 섹션에서 해당하는 모든 항목을 입력합니다.

    별표(*)가 표시된 항목은 필수 입력란입니다.

    항목 설명
    문서 이름* 간단한 이름을 입력하세요.
    문서 유형*

    문서를 첨부할 대상을 선택하세요. 이 선택에 따라 연결 대상 필드에서 선택할 수 있는 옵션이 달라집니다.

    기타를 선택한 후 나중에 연결할 수도 있습니다.
    연결 대상

    관련된 항목(예: 사안, 인보이스 등)을 검색하여 선택하세요.
    폴더에 추가 드롭다운 목록에서 폴더 이름을 선택하세요.
    카테고리* 문서에 가장 적합한 카테고리를 선택하세요.
    소유자* 검색 버튼(…)을 클릭하여 문서 소유자를 선택하세요. 본인이 소유자인 경우 변경할 필요가 없습니다.
    이 문서를 볼 수 있는 사람* 드롭다운 목록에서 보안 옵션을 선택하세요. 이 옵션은 조직에서 문서 공유 기능을 활성화한 경우에만 사용할 수 있습니다.
    공유 여부* 예 또는 아니오를 선택하여 외부 사용자가 문서를 볼 수 있는지 결정하세요. 아니오를 선택하면 조직 내에서만 접근할 수 있습니다.
    접근 수준* 공개 또는 비공개를 선택하여 외부 사용자의 문서 열람 권한을 설정하세요.
    버전 버전 번호를 입력하세요.
    상태 초안, 검토 중, 최종 중에서 선택하거나 변경하지 않을 수 있습니다.
    설명

    문서에 대한 추가 정보를 입력하세요.
    키워드 나중에 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 검색어를 입력하세요.
    문서 공유 알림 건너뛰기

    이 옵션을 선택하면 문서를 공유한 사용자에게 이메일 알림이 전송되지 않습니다.

    이 옵션은 조직에서 문서 공유 기능을 사용하는 경우에만 제공됩니다. 또한 조직의 문서 공유 이메일 알림 설정에 따라 표시되지 않을 수도 있습니다.
  5. 문서 업로드를 클릭합니다. 

문서 편집하기

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업로드된 문서는 언제든지 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 공유 설정을 변경하거나 수정된 버전을 업로드할 때 사용할 수 있습니다.

문서를 편집하려면 문서 소유자이거나 문서 관리자 역할이 있어야 합니다.

  1. 사안 개요 페이지에서 문서 탭을 클릭합니다.
  2. 문서 이름 옆의 체크박스를 선택합니다.

  3. 편집을 클릭합니다. 문서 편집 페이지가 표시됩니다.

  4. 이 문서의 '문서 추가하기' 섹션에 설명된 대로 필요한 문서 정보를 업데이트합니다.
  5. 선택 사항: 버전 필드에 정보를 추가합니다.
  6. 선택 사항: 필요에 따라 문서의 새 상태를 선택합니다.
  7. 변경 사항 저장을 클릭합니다.

업데이트된 정보는 문서 개요 페이지에 표시됩니다.

문서 복사하기

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기존 문서를 복사하여 유사한 내용의 새 문서를 만들 수 있습니다. 이는 문서를 다른 사안에 연결할 때 유용합니다.

예를 들어, 문서를 다른 사안에 연결하려면 문서를 복사한 후 연결 대상 필드를 업데이트하세요. 복사된 문서는 새 사안의 문서 목록에 표시됩니다.

  1. 사안 개요 페이지에서 문서 탭을 클릭합니다.
  2. 문서 옆의 체크박스를 선택합니다.

  3. 복사를 클릭합니다. 문서/문서 복사 페이지가 표시됩니다.

  4. 문서 세부정보 섹션에서 필요한 정보를 업데이트하세요. 각 항목에 대한 자세한 내용은 이 문서의 '문서 추가하기' 섹션을 참고하세요.
  5. 선택 사항: 여러 문서를 선택한 경우, 하나의 소유자를 지정해야 할 수 있습니다:
    1. 소유자 필드 오른쪽의 점 3개 아이콘을 선택합니다. 소유자 검색 창이 표시됩니다.
    2. 필드에 사용자 이름을 입력합니다.
    3. 검색을 클릭합니다.
    4. 드롭다운 목록에서 사용자를 선택합니다.
  6. 변경 사항 저장을 클릭합니다.

문서 삭제하기

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  1. 사안 개요 페이지에서 문서 탭을 클릭합니다.
  2. 문서 옆의 체크박스를 선택합니다.

  3. 삭제를 클릭합니다. 확인 창이 표시됩니다.

  4. 삭제를 클릭합니다.
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