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Creación y gestión de solicitudes legales

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Acceso a Solicitudes Legales

Accede a las solicitudes legales usando los siguientes métodos:

  • Desde el panel de inicio de Solicitud Legal. Esto está disponible si tienes el rol de Administrador de Solicitud Legal, Crear Solicitud Legal o Solo Solicitud Legal.

  • Haz clic en la pestaña Solicitudes Legales en la parte superior de tu página o en el menú desplegable Todas las páginas.

Crear una Solicitud Legal

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  1. Crea una solicitud:

    • Desde la pestaña Solicitudes Legales, haz clic en +Crear Solicitud Legal en la esquina superior derecha de la pestaña.

    • Desde el panel de Solicitudes Legales, haz clic en +Crear Solicitud Legal.

    Se mostrará el formulario de solicitud legal.

  2. Los campos que se muestran dependen de la configuración de tu organización. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.

Después de guardar:

  • La solicitud entra en el flujo de trabajo configurado.

  • Pasa a la primera tarea asignada.

Al ver una solicitud activa, puedes ver:

  • Etapa actual del flujo de trabajo

  • Usuario asignado

  • Información ingresada en la solicitud

  • Documentos, notas, participantes e historial (a través de pestañas)

Correos electrónicos de Solicitud Legal

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Las plantillas de correo electrónico de Solicitud Legal se pueden personalizar.

Acceder a Plantillas de Correo Electrónico

  1. Haz clic en Administrador de Correos desde el panel de Enlaces Rápidos en la página de Perfil Corporativo. Se mostrará la página de Administración de Correos.

  2. En la columna Nombre del Correo, selecciona el nombre del correo (por ejemplo, Solicitud Legal Enviada).

  3. Edita según sea necesario. Haz clic en este tema para obtener más información.
  4. Haz clic en Guardar y Publicar cuando termines.

Vincular un Asunto a una Solicitud Legal

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Hay dos formas de asociar una solicitud legal a un asunto.

Vinculación Automática (Basada en Flujo de Trabajo)

Si el flujo de trabajo contiene una tarea de sistema Crear Asunto:

  • Cuando se activa, CounselLink crea un nuevo asunto.

  • Si ya hay un asunto vinculado, no se crea uno nuevo.

Una vez vinculado:

  • La página de Resumen de Solicitud Legal muestra un indicador de asunto vinculado.

  • Si tienes acceso, el Nombre–ID del Asunto aparece como un hipervínculo.

Vinculación Manual

Un revisor puede vincular manualmente un asunto existente mientras la solicitud está activa.

  • Selecciona Vincular Asunto Existente desde el menú desplegable Más acciones.

  • Haz clic en el botón Buscar junto al campo ID del Asunto (cuando ves la solicitud legal en modo Edición).

Se mostrará la ventana Buscar Asuntos.

Después de vincular:

  • Aparece un indicador de vínculo de asunto en la página de Resumen de Solicitud Legal.

  • La pestaña Historial del Asunto registra la asociación.

Eliminar un Asunto de una Solicitud Legal

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Un revisor solo puede eliminar el vínculo de un asunto si:

  • El asunto fue vinculado manualmente

  • La solicitud es editable y no está resuelta

Para eliminar

  • Selecciona Eliminar vínculo de asunto desde el menú desplegable Más acciones.

  • Haz clic en el botón X junto al campo ID del Asunto (cuando la solicitud legal está en modo Edición).

La pestaña Historial del Asunto registra el evento de desvinculación.

Eliminar una Solicitud Legal

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Puedes eliminar una o varias Solicitudes Legales.

  1. Ve a la página de búsqueda de Solicitudes Legales.
  2. Selecciona una o más solicitudes usando las casillas de verificación.

  3. Selecciona Eliminar desde el menú desplegable Más acciones. Se mostrará la ventana de confirmación Eliminar Solicitud(es) Legal(es).

  4. Haz clic en Sí, eliminar.

Notificaciones de Solicitud Legal

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Se envían notificaciones por correo electrónico durante todo el ciclo de vida de la Solicitud Legal.

Las notificaciones se envían por los siguientes eventos:

  • Solicitud enviada. Se envía al solicitante indicando que la solicitud fue recibida.
  • Tarea asignada. Se envía a la persona asignada a la tarea. Si una tarea se asigna a un grupo, se envía un correo después de que la tarea se asigna a una persona.
  • Solicitud cerrada. Se envía al solicitante indicando que la solicitud fue cerrada.
  • Solicitud rechazada. Se envía al solicitante cuando la solicitud es rechazada.
  • Solicitud completada. Se envía al solicitante cuando la solicitud avanza exitosamente por el flujo de trabajo.

Las solicitudes legales siguen siendo accesibles incluso después de completarse, cerrarse o ser rechazadas.

Solicitar Más Información

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Los revisores pueden solicitar información adicional al solicitante.

  1. Navega a la página de Resumen de Solicitud Legal.

  2. Haz clic en Solicitar más información en la esquina inferior derecha. Se mostrará la ventana Solicitar más información.

  3. Selecciona un nombre de usuario del menú desplegable. Haz clic en Asignar al solicitante.
  4. Escribe tu solicitud en el campo Nota.
  5. Haz clic en OK.

La solicitud se agrega a la pestaña Notas.

Informes Analíticos de Solicitud Legal

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Los informes analíticos de Solicitud Legal ofrecen reportes sobre el volumen de solicitudes, estado y tiempo de resolución.

Los informes analíticos están disponibles para usuarios con los roles de Administrador de Solicitud Legal o Crear Solicitud Legal, así como para quienes forman parte de un grupo de flujo de trabajo. Los administradores pueden ver todas las solicitudes según su nivel de acceso (corporación, división u oficina).

Acceso a los Informes

Accede a los informes desde la página de búsqueda de Solicitudes Legales haciendo clic en el botón Analítica.

Lista de Informes Disponibles

Solicitudes Legales por Estado

Este informe te muestra las solicitudes que has procesado divididas por el estado de cada una.

Solicitudes Legales por Período de Tiempo

Muestra el conteo de solicitudes a lo largo del tiempo.

El mismo gráfico con las barras apiladas aparece abajo. Observa cómo las barras de cada estado ahora están una sobre otra, y el eje Y se ha actualizado para reflejar la suma total de solicitudes.

Solicitudes Legales por Tipo de Solicitante y Período de Tiempo

Muestra el volumen de solicitudes por tipo de solicitante (interno vs. despacho jurídico) a lo largo del tiempo.

Tiempo promedio de resolución

Muestra el tiempo promedio para completar las solicitudes.

Tiempo promedio de resolución por tipo de resolución

Muestra el tiempo promedio para cerrar, completar o rechazar solicitudes.

Tiempo promedio de resolución por tarea

Muestra el tiempo promedio para resolver tareas.

Tiempo promedio de resolución por usuario

Muestra el tiempo promedio que tarda cada usuario en resolver las tareas asignadas.

"Este artículo de ayuda fue traducido con IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."