CounselLink envía automáticamente notificaciones por correo electrónico cuando ocurren eventos específicos en el sistema. Estas plantillas de correo electrónico se pueden personalizar para alinearse con los estándares de comunicación de su organización. También puede volver a la plantilla predeterminada generada por el sistema si es necesario.
Necesita el rol de Administrador Corporativo y Administrador de Email Manager para editar las plantillas de correo electrónico.
Este artículo cubre lo siguiente:
- Buscar una plantilla de correo electrónico
- Editar la configuración de correo electrónico
- Insertar marcadores de posición en un correo electrónico
- Editar o restaurar una plantilla de correo electrónico
- Ver el historial de plantillas de correo electrónico
Buscar una plantilla de correo electrónico
Puede localizar y revisar plantillas desde la página de Email Manager.
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Haga clic en el enlace Email Manager en la sección QuickLinks de la página de Perfil Corporativo o en el panel de Administración en la página de inicio.
Se muestra la página de Email Manager/Administración.
- Busque su plantilla:
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Buscar ingresando un término en el campo de búsqueda Filter Emails. La lista se actualizará automáticamente.
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Filtrar seleccionando un grupo en la lista desplegable Filter By. Seleccione None para quitar el filtro.
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Editar la configuración de correo electrónico
La página de Configuración de Correo Electrónico controla qué notificaciones se envían y a quién.
Las decisiones sobre estas configuraciones se tomaron durante la configuración de su organización. Tenga cuidado de no modificarlas sin considerarlo detenidamente.
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Haga clic en Email Settings en la página de Email Manager/Administración.
Se muestra la página de Configuración de Correo Electrónico/Administración.
- Realice las ediciones necesarias en las diferentes pestañas.
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Enviado internamente: Controla las notificaciones enviadas dentro de su organización.
Campo Descripción Enviar correo al cliente al aceptar un asunto Se enviará una notificación cuando una firma de abogados acepte la asignación de un asunto.
Haga clic en la flecha junto a la opción Activado/Desactivado para mostrar más opciones de División, Oficinas y niveles de Estructura de Honorarios.
¿Enviar correo al cliente en caso de no asignación? Se enviará una notificación al aceptar una no asignación.
Haga clic en la flecha junto a la opción Activado/Desactivado para mostrar más opciones de División, Oficinas y niveles de Estructura de Honorarios.
Enviar lista de personal para aprobación - Programación de entrega de correo Seleccione No enviar, Enviar inmediatamente o la frecuencia con la que se enviará una notificación para que las firmas de abogados envíen la aprobación de personal. Correo recordatorio de evento de calendario Notificación para recordatorios de eventos de calendario y con qué frecuencia. Seleccione No enviar para desactivar. Notificar al cliente por correo ante cambios en la firma de abogados Notificación que se enviará si hay cambios en el perfil de una firma de abogados. Enviar correos por entradas de diario donde la categoría sea Notificación cuando una firma de abogados crea una entrada de diario. Especifique la categoría de la entrada y el contacto para quien debe enviarse el correo. -
Enviado a firmas de abogados: Controla las notificaciones enviadas a las firmas de abogados.
Campo Descripción Enviar correo recordatorio de cambio de asunto después de Se enviará una notificación como recordatorio a una firma de abogados para aceptar una Solicitud de Cambio de Asunto. Puede seleccionar un rango desde Ninguno hasta 7 días después de la notificación inicial.
Haga clic en la flecha junto a la opción Activado/Desactivado para mostrar más opciones de División, Oficinas y niveles de Estructura de Honorarios.
¿Enviar correo de MCR a la firma de abogados? Notificación enviada a la firma de abogados al realizar una Solicitud de Cambio de Asunto.
Haga clic en la flecha junto a la opción Activado/Desactivado para mostrar más opciones de División, Oficinas y niveles de Estructura de Honorarios.
¿Enviar correo a la firma de abogados si el cliente cierra el asunto? Notificación para informar a las firmas de abogados cuando su organización cierra un asunto.
Haga clic en la flecha junto a la opción Activado/Desactivado para mostrar más opciones de División, Oficinas y niveles de Estructura de Honorarios.
Enviar correo a la firma de abogados al aprobar factura Notificación enviada a la firma de abogados una vez que su organización ha aprobado su factura. Puede seleccionar desde Enviar inmediatamente hasta una programación diaria, semanal o mensual. ¿Enviar correo a la firma de abogados al rechazar factura? Notificación enviada a una firma de abogados cuando su organización rechaza una factura de ellos. Enviar correo a la firma de abogados al rechazar apelaciones de factura Notificación enviada a una firma de abogados cuando su organización rechaza una apelación de factura de ellos. -
Enviado a ambos: Controla las notificaciones enviadas tanto a usuarios internos como a firmas de abogados.
Campo Descripción Enviar correo al cargar documento en asunto Notificación enviada cuando se carga un documento en un asunto. Puede seleccionar Ninguno, Solo contacto del asunto o Contacto del asunto y contactos de la firma de abogados.
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- Haga clic en Guardar.
Insertar marcadores de posición en un correo electrónico
Los marcadores de posición permiten que los datos dinámicos de CounselLink se completen automáticamente en los correos electrónicos. Los marcadores de posición se indican con un resaltado amarillo.
La lista disponible de marcadores de posición variará según la plantilla de correo electrónico.
Insertar un marcador de posición en una plantilla de correo electrónico
- Haga clic en el enlace Email Manager en la sección QuickLinks de la página de Perfil Corporativo o en el panel de Administración en la página de inicio.
- Haga clic en el Nombre del correo electrónico.
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Inserte marcadores de posición:
Agregue espacios antes y después de los marcadores de posición para asegurar el formato correcto.
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Desde el menú desplegable
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
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Haga clic en el desplegable Insertar marcador de posición.
- Seleccione un marcador de posición de la lista.
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Arrastrar y soltar
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Seleccione un marcador de posición del panel de la derecha.
- Arrastre y suelte el elemento en el cuerpo del correo electrónico.
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Desde el menú desplegable
Editar o restaurar una plantilla de correo electrónico
Debe tener el rol de Administrador Corporativo y Administrador de Email Manager para editar las plantillas de correo electrónico.
Editar plantillas de correo electrónico
- Haz clic en el enlace de Administrador de correos en la sección de Accesos rápidos de la página de Perfil Corporativo o en el panel de Administración en la página principal.
- Haz clic en el nombre de la plantilla o en el ícono de lápiz.
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Edita las siguientes áreas según sea necesario:
Campo Descripción Para Solo lectura. No se puede editar. CC Agrega direcciones de correo internas para seguimiento. Asunto Modifica la línea de asunto y agrega marcadores de posición si es necesario.
El color amarillo indica los marcadores de posición que se completarán automáticamente según los datos específicos del evento. Para agregar un marcador de posición al asunto, haz clic en el menú desplegable Insertar marcador de posición y selecciona uno de la lista.
Cuerpo Edita el contenido y formato del mensaje.
Ten cuidado de no modificar los botones o enlaces existentes en la plantilla.
- Cuando termines, selecciona una de las siguientes opciones:
- Guardar y publicar: Reemplaza la plantilla activa.
- Guardar como borrador: Guarda el progreso sin publicar.
- Vista previa del correo: Muestra una vista previa.
- Cancelar: Descarta los cambios.
Restablecer la plantilla de correo electrónico predeterminada
Si necesitas restablecer una plantilla personalizada:
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Ubica la plantilla en la página del Administrador de correos. Identifica las plantillas personalizadas en la columna Tipo.
- Haz clic en el ícono Restablecer a predeterminado
junto al ícono de lápiz. Aparecerá una ventana de confirmación.
- Haz clic en Sí, restablecer.
Ver historial de la plantilla de correo electrónico
Puedes ver el historial de ediciones de las plantillas de correo desde la página de Configuración de correo en la página de Administrador de correos/Administración.
- Haz clic en Configuración de correo en la página de Administrador de correos/Administración. Se mostrará la página de Configuración de correo/Administración.
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Haz clic en Ver historial. Se mostrará la página de Historial de ediciones de configuración de correo.
La página de Historial de ediciones de configuración de correo muestra:
Fecha del cambio
Descripción
Usuario que realizó el cambio
Valor anterior vs. nuevo valor
Por defecto, el historial se muestra del más antiguo al más reciente. Haz clic en los encabezados de columna para cambiar el orden de clasificación.