Revisión y gestión de ofertas de honorarios – Centro de respuestas de CounselLink para clientes

Una vez que hayas localizado una propuesta de honorarios para revisar, evalúa las tarifas de los responsables de tiempo enviadas y los términos asociados. Puedes aprobar o rechazar la propuesta en su totalidad o aprobar/rechazar parcialmente las tarifas individuales de los responsables de tiempo.

Los despachos de abogados deben tener una propuesta de honorarios aprobada antes de poder facturar en un asunto. Las propuestas de honorarios se realizan utilizando una estructura de honorarios o acuerdo de facturación.

Debes tener el rol de Aprobar propuesta de honorarios o Contacto de aprobación de cambio de honorarios para aprobar o editar propuestas de honorarios.

Este artículo cubre lo siguiente:

Revisión de tarifas de responsables de tiempo
Aprobación o rechazo de responsables de tiempo
Negociación de tarifas de responsables de tiempo
Agregar una nota a la propuesta de honorarios
Aprobar o rechazar una propuesta de honorarios total o parcialmente
Revisión de propuestas de honorarios reenviadas
Fechado retroactivo de una propuesta de honorarios
Editar los términos de pago
Crear una propuesta de honorarios

Revisión de tarifas de responsables de tiempo

Cuando se envía una propuesta de honorarios nueva o reenviada, recibes una notificación por correo electrónico con un enlace para revisarla.

En la página de Resumen de la propuesta de honorarios, revisa la sección de Tarifas de responsables de tiempo antes de aprobar o rechazar la propuesta.

Aprobación o rechazo de responsables de tiempo

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Puedes aprobar o rechazar las tarifas de los responsables de tiempo de forma individual.

Los responsables de tiempo aprobados pueden ser utilizados para facturación una vez que la propuesta de honorarios esté aprobada. Los responsables de tiempo rechazados se devuelven al despacho de abogados para su reenvío.

Si no existe una tarifa aprobada para un responsable de tiempo rechazado en una fecha determinada, se aplicará una tarifa de $0 hasta que sea aprobada.

Revisión de responsables de tiempo individuales

Ve a la página de Resumen de la propuesta de honorarios.
Revisa la lista de responsables de tiempo y las tarifas asociadas en la sección Tarifas de responsables de tiempo.
Si necesitas aprobar algunos responsables de tiempo y rechazar otros, marca las tarifas individuales como aprobadas o rechazadas.
- Aprobar: Haz clic en el ícono Marcar como aprobado en la línea del responsable de tiempo.
- Rechazar: haz clic en el ícono Marcar como rechazado en la línea del responsable de tiempo.
  1. Ingresa un motivo para el rechazo (por ejemplo, "Tarifa superior a la acordada").
  2. Haz clic en Marcar responsable de tiempo para rechazo. El responsable de tiempo se marca para rechazo y el motivo ingresado se envía al despacho de abogados al rechazar la propuesta de honorarios.

Para marcar varios responsables de tiempo como Aprobados o Rechazados:
1. Coloca una marca de verificación junto a los responsables de tiempo.
2. Haz clic en Marcar para aprobación o Marcar para rechazo.
3. Haz clic en OK. Si se marca para rechazo, completa el motivo del rechazo y haz clic en Marcar responsables de tiempo para rechazo.

Opcional: Deshacer una acción sobre un responsable de tiempo para quitar una aprobación o un rechazo.

Haz clic en el ícono Deshacer marcador junto a la línea del responsable de tiempo.
Haz clic en OK. Se elimina la acción previa en la línea del responsable de tiempo.

Negociación de tarifas de responsables de tiempo

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Negociar las tarifas de los responsables de tiempo funciona de manera similar a aprobarlas o rechazarlas. Tu organización revisa las tarifas enviadas por el despacho y puede devolver nuevas tarifas sugeridas.

Tu organización debe tener esta función habilitada para poder usarla.

Ve a la página de Resumen de la propuesta de honorarios.
Revisa la lista de responsables de tiempo y las tarifas asociadas en la sección Tarifas de responsables de tiempo.
Haz clic en el ícono de apretón de manos junto a un responsable de tiempo, o selecciona varios responsables y haz clic en Negociar tarifas.

Se mostrará la ventana Negociar responsable de tiempo enviado.
Ingresa una tarifa sugerida para el responsable de tiempo en el/los campo(s) Negociar tarifa.
Ingresa un motivo para la actualización en el/los campo(s) Motivo de negociación.
Haz clic en Guardar tarifa negociada.

Los responsables de tiempo con tarifas negociadas mostrarán un ícono de apretón de manos junto a su nombre. Los responsables aprobados pueden facturar mientras otros siguen en negociación.

Agregar detalles a la propuesta de honorarios

Puedes agregar una nota interna para otros usuarios en la sección Detalles de la propuesta de honorarios. Las notas son visibles para los usuarios con acceso a la propuesta de honorarios.

Debes tener el rol de Aprobar propuesta de honorarios para realizar esta acción.

Despliega la sección Detalles de la propuesta de honorarios en la página de Resumen de la propuesta de honorarios.
Haz clic en +Agregar. Se mostrará la ventana de Detalles de la propuesta de honorarios.
Ingresa tus comentarios en el campo Notas.
Haz clic en Guardar.

Aprobar o rechazar una propuesta de honorarios (total o parcialmente)

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Después de revisar las tarifas de los responsables de tiempo, puedes aprobar o rechazar la propuesta.

Dependiendo de los timekeepers aprobados o rechazados, puede ser más fácil rechazar la oferta total o parcialmente. Por ejemplo, si tienes que rechazar las tarifas de tres timekeepers, puedes rechazarlas individualmente y luego aprobar los timekeepers restantes.

Debes tener el rol de Aprobar oferta de honorarios o Contacto de aprobación de cambio de honorarios para aprobar o rechazar ofertas de honorarios.

Rechazar la oferta de honorarios completamente

Haz clic en Rechazar oferta de honorarios.

Se muestra la ventana Rechazar oferta de honorarios.

Ingresa un motivo en el campo Motivo del rechazo.
Haz clic en Rechazar oferta de honorarios. La oferta se devuelve al despacho para su reenvío.

Rechazar la oferta de honorarios parcialmente

Haz clic en Rechazar timekeepers restantes. Se muestra la ventana Rechazar timekeepers restantes.

Si tu organización utiliza la función Negociar timekeepers, verás una ventana de Rechazar timekeepers restantes con el conteo de Aprobados, Negociados y Rechazados.
Ingresa un motivo en el campo Motivo del rechazo.
Opcional: Ingresa una fecha retroactiva en el campo Retroactivo a.

La función de fecha retroactiva debe ser configurada por tu organización para poder acceder a ella.
Haz clic en Rechazar timekeepers restantes. La oferta de honorarios recibe el estado de Parcialmente aprobada y los timekeepers rechazados se envían de vuelta al despacho para su reenvío.

Aprobar la oferta de honorarios completamente

Haz clic en Aprobar oferta de honorarios. Se muestra la ventana Aprobar oferta de honorarios.

Opcional: Ingresa una fecha retroactiva en el campo Retroactivo a.

Esta función debe ser configurada por tu organización para poder acceder a ella.
Haz clic en Aprobar oferta de honorarios. La oferta de honorarios queda aprobada para el despacho.

Aprobar la oferta de honorarios parcialmente

Haz clic en Aprobar timekeepers restantes. Se muestra la ventana Aprobar timekeepers restantes.

Si tu organización utiliza la función Negociar timekeepers, verás una ventana de Aprobar timekeepers restantes con el conteo de Aprobados, Negociados y Rechazados.
Opcional: Ingresa una fecha retroactiva en el campo Retroactivo a.

Esta función debe ser configurada por tu organización para poder acceder a ella.
Haz clic en Aprobar timekeepers restantes. La oferta de honorarios recibe el estado de Parcialmente aprobada y los timekeepers rechazados se envían de vuelta al despacho para su reenvío.

Revisar ofertas de honorarios reenviadas

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Las ofertas reenviadas aparecen en el panel de Honorarios y Descuentos bajo Ofertas reenviadas.

El usuario encargado de aprobar la oferta de honorarios también recibirá una notificación por correo electrónico cuando se reenvíe. Esta notificación incluye un enlace a la oferta de honorarios, indicando qué timekeepers fueron reenviados.

Debes tener el rol de Aprobar oferta de honorarios o Contacto de aprobación de cambio de honorarios para aprobar o editar ofertas de honorarios.

Revisar la información de timekeepers reenviados

Haz clic en Ofertas reenviadas en el panel de Honorarios y Descuentos.
Haz clic en un ID de oferta de honorarios desde la página de búsqueda de honorarios. Se muestra la página de resumen de la oferta de honorarios.
En la sección Información de timekeepers, revisa la lista de timekeepers y las tarifas asociadas. Revisa sus estados:
- Reenviado: Tarifas previamente rechazadas y reenviadas por el despacho. Puedes ver la columna de tarifa anterior, la tarifa enviada y el motivo original del rechazo (haz clic en la nota adhesiva amarilla).
- Aprobado: Tarifas previamente aprobadas y que siguen aprobadas.
Selecciona los timekeepers y haz clic en:
- Aprobar timekeepers reenviados. Los timekeepers seleccionados serán aprobados de inmediato.
- Rechazar timekeepers reenviados. Se te pedirá nuevamente que indiques el motivo del rechazo. Los timekeepers rechazados se devuelven al despacho para su reenvío.

Retroactividad de una oferta de honorarios

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Puedes aplicar retroactividad a ofertas de honorarios Pendientes, Activas o Inactivas.

Reglas para la retroactividad:

Las ofertas de honorarios posteriores quedan anuladas.
Las ofertas de honorarios anteriores quedan inactivas o ajustadas.
Solo puede haber una oferta de honorarios activa a la vez.

Esta función debe ser configurada por tu organización para poder acceder a ella. Debes tener el rol de Aprobar oferta de honorarios para aplicar retroactividad.

Ve a la página de resumen de la oferta de honorarios.
Haz clic en Más acciones en la esquina superior derecha.
Selecciona Retroactividad de la oferta de honorarios.

Se muestra la ventana Retroactividad de la oferta de honorarios.
Ingresa una fecha en el campo Nueva fecha de vigencia o selecciona un día haciendo clic en el ícono del calendario.
Ingresa una descripción en el cuadro de texto Motivo de la retroactividad.
Haz clic en Aplicar retroactividad.

Editar los términos de pago

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Los términos de pago determinan las fechas de vencimiento de las facturas presentadas bajo la oferta de honorarios.

Importante:

Las facturas aprobadas antes de actualizar los términos no se actualizarán.
Las fechas de vencimiento ingresadas manualmente no cambiarán.
Las facturas no aprobadas se actualizarán si cambian los términos de pago.

Debes tener el rol de Aprobar oferta de honorarios o Configuración de oferta de honorarios para editar los términos de pago.

Ve a la página de resumen de la oferta de honorarios.
Haz clic en el ícono de lápiz en la sección de Términos de pago. Se muestra la ventana de Términos de pago.
Ingresa un valor numérico en el campo de Términos de pago.
Opcional: Marca la casilla para aplicar los términos de pago también a las facturas no aprobadas.
Haz clic en Guardar.

Crear una oferta de honorarios

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Este proceso describe cómo crear una oferta de honorarios utilizando tarifas fijas, por hora o por hora detallada. Normalmente, el personal del despacho realiza esta tarea, pero tu organización puede optar por gestionar las ofertas de honorarios en nombre de sus despachos. Las tarifas se ingresan cuando un despacho se ha registrado en CounselLink pero aún no se le han asignado asuntos.

Solo puede haber una oferta de honorarios activa a la vez por estructura de honorarios. Las ofertas de honorarios permanecen activas hasta la fecha de vigencia de una nueva. Después de esta fecha, los asuntos asignados a esa estructura de honorarios pueden facturar a la nueva tarifa.

Estas instrucciones muestran el tipo de acuerdo de facturación más común. Las secciones detalladas pueden variar según cada cliente.

Haz clic en +Agregar oferta de honorarios en la pestaña Ofertas de honorarios de la página de resumen de la estructura de honorarios. Se muestra la página Crear oferta de honorarios.
En el campo Fecha de vigencia, ingresa la fecha de inicio para la oferta de honorarios.
En el campo Moneda de la oferta de honorarios, usa el menú desplegable para seleccionar la moneda de la oferta de honorarios.

Por defecto, se aplica la moneda utilizada por la estructura de honorarios.
En el cuadro Motivo de la oferta de honorarios, indica el motivo por el cual se está creando la oferta de honorarios.
En el campo Agrupar por, si hay varias etapas listadas en la estructura de honorarios, selecciona la opción por la que se agrupará (Tipo de honorario o Nombre de la etapa).
En el campo Monto ofrecido, ingresa el honorario ofrecido para la etapa.

Algunos tipos de etapa serán un monto en dinero o un porcentaje. También se pueden usar tipos de etapa que permitan ingresar honorarios por timekeeper individual.
Haz clic en Guardar para completar el proceso de creación de la oferta de honorarios, o en Cancelar para cancelar la operación.

Opcional: Agregar descuentos

Haz clic en +Crear descuento en la sección de Descuentos de la página de resumen de la oferta de tarifas.

Se mostrará la ventana Crear descuento.
Realiza una de las siguientes acciones:
- Haz clic en Crear descuento por pronto pago.
  1. Se mostrará la ventana Crear descuento por pronto pago.
  2. Completa todos los campos obligatorios.
  3. Haz clic en Guardar descuentos.
- Haz clic en Crear condiciones de descuento.
  1. Se mostrará la ventana Crear condiciones de descuento.
  2. Completa todos los campos según corresponda.
  3. Haz clic en Guardar descuentos.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."

Columna	Descripción
Responsable de tiempo	Nombre del responsable de tiempo. Haz clic para ver el perfil de usuario del despacho de abogados (incluye información de diversidad).
Iniciales	ID del responsable de tiempo.
Nivel	Nivel del responsable de tiempo (por ejemplo, Asociado, Socio).
Tarifa anterior	Tarifa previamente aprobada (en blanco para responsables de tiempo nuevos).
Tarifa enviada	Nueva tarifa enviada.
Cambio de tarifa	Diferencia entre la tarifa anterior y la enviada (puedes alternar entre moneda y porcentaje).
Negociado	Si la función de Negociar propuesta de honorarios está habilitada para tu organización, esta columna muestra la tarifa negociada propuesta.
Estado	Dependiendo del cambio en la tarifa del responsable de tiempo, esta columna muestra uno de cuatro estados: Igual (sin cambio) Agregado (responsable de tiempo agregado) Disminuido (tarifa del responsable de tiempo disminuida) Aumentado (tarifa del responsable de tiempo aumentada).
Acciones	Cada fila de responsable de tiempo tiene las siguientes opciones de acción: Marcar como aprobado: Aprueba la tarifa del responsable de tiempo. Marcar como rechazado: Rechaza la tarifa del responsable de tiempo. Negociar tarifas: Si está habilitado para tu organización, negocia una tarifa para este responsable de tiempo. Nota sobre el motivo del cambio de tarifa: Ver información sobre el cambio de tarifa. Un ícono de nota amarilla indica que hay una nota disponible. Análisis de tarifa del responsable de tiempo: Si tu organización tiene habilitada la función de Analítica, consulta el historial de tarifas y la comparación de tarifa media para el responsable de tiempo.