Los presupuestos para múltiples asuntos ofrecen mayor flexibilidad y control al gestionar los gastos en varios asuntos.
Su organización debe tener esta función configurada. Necesita el rol de Administrador avanzado de presupuestos para crear presupuestos para múltiples asuntos.
Hay cuatro formas de acceder a la página para crear un presupuesto para múltiples asuntos:
Desde la página de búsqueda de asuntos
Seleccione los asuntos que desea incluir en su presupuesto para múltiples asuntos marcando la casilla junto a ellos en la página de Búsqueda de asuntos.
- Haga clic en el menú desplegable Más acciones.
Seleccione Crear un presupuesto para múltiples asuntos.
Desde la página de resumen del asunto
- Haga clic en el icono de más (+) en la página de Resumen del asunto para un asunto que desee incluir en su presupuesto para múltiples asuntos.
Seleccione Crear presupuesto para múltiples asuntos en la lista desplegable.
Desde el panel financiero
En la página principal, haga clic en + Crear presupuesto para múltiples asuntos en el panel financiero.
Desde la página de búsqueda de presupuestos
Haga clic en + Crear presupuesto para múltiples asuntos en la parte superior de la página de búsqueda de presupuestos.
Agregar detalles del presupuesto
A continuación, deberá completar la sección de Detalles del presupuesto.
Los campos marcados con un asterisco rojo* son obligatorios.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título del presupuesto* | Ingrese un título único. El título debe ser único a nivel de asunto. Puede coincidir con el título de un presupuesto en otro asunto, pero no en el mismo asunto. En la página de Crear presupuesto de asunto, el título del presupuesto se establece por defecto como el nombre del asunto. Si el título ya existe, se añade un valor numérico entre paréntesis (por ejemplo, “(1)”). |
| Contacto del presupuesto* | Seleccione un usuario con el rol de Administrador avanzado de presupuestos. El contacto del presupuesto recibirá notificaciones por correo electrónico cuando se superen los umbrales o límites totales del presupuesto. |
| Descripción | Ingrese detalles adicionales si es necesario (máximo 255 caracteres). |
Agregar duración y estructura
La sección de Duración y estructura del presupuesto especifica el periodo, la estructura y los asuntos que se incluirán.
Los campos marcados con un asterisco rojo* son obligatorios.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de inicio* | Por defecto, es el primer día del mes en que se crea el presupuesto para múltiples asuntos. Puede modificar esta fecha si es necesario. |
| Periodo del presupuesto* | El periodo de vigencia del presupuesto para múltiples asuntos. Puede elegir entre las siguientes opciones de periodo: Si su organización utiliza un calendario fiscal alternativo, puede elegir Meses del calendario o Estructura del calendario fiscal. Las opciones del menú desplegable se actualizan según su selección. El mes de inicio de su año fiscal se configura en su Perfil corporativo.
Las facturas aprobadas con fechas de cargo dentro del periodo definido (Fecha de inicio–Fecha de fin) se calculan en el gasto de Reales. |
| Estructura del presupuesto* | Determina cómo se miden los importes del presupuesto:
|
| Moneda del presupuesto* | Por defecto, dólares estadounidenses. Las facturas presentadas en otras monedas se convierten según la configuración de conversión de facturas de su organización. Si la moneda del presupuesto es diferente de su moneda preferida, en la página de resumen del presupuesto para múltiples asuntos puede alternar entre vistas. |
| Selección de asuntos | Elija cómo se agregarán los asuntos al presupuesto. |
Agregar asuntos a un presupuesto para múltiples asuntos
Puede agregar asuntos manualmente, automáticamente según criterios, o por asuntos relacionados.
Agregar asuntos manualmente
Al seleccionar esta opción, puede agregar asuntos individualmente una vez que cree el presupuesto para múltiples asuntos.
El presupuesto permanecerá en estado 'Pendiente' hasta que agregue un asunto. Puede agregar un máximo de 10,000 asuntos.
- Seleccione Agregar asuntos manualmente en la sección de selección de asuntos.
- Complete la sección de notificaciones por correo electrónico de su presupuesto para múltiples asuntos si es necesario.
Haga clic en Guardar.
Se mostrará la página de resumen del presupuesto para múltiples asuntos.
- Haga clic en +Agregar asuntos en la pestaña Asuntos. Se mostrará la página de búsqueda de asuntos para agregar.
- Seleccione los asuntos que desea agregar al presupuesto para múltiples asuntos.
- Haga clic en Agregar asuntos.
- La página de resumen del presupuesto para múltiples asuntos se mostrará con un mensaje de confirmación.
Agregar asuntos automáticamente según criterios
- Seleccione Agregar asuntos automáticamente según criterios en la sección de selección de asuntos.
Haga clic en Seleccionar criterios.
Se mostrará la ventana de selección de criterios de asunto.
Haga clic en los filtros para aplicarlos a sus criterios. Cuando seleccione un nuevo filtro, se añadirá a los criterios bajo la barra de búsqueda.
- Haga clic en Seleccionar criterios en la parte inferior de la ventana cuando haya terminado de seleccionar todos los criterios para su presupuesto para múltiples asuntos.
Todos los asuntos existentes que cumplan con los criterios se agregarán a la pestaña Asuntos. Los nuevos asuntos que coincidan con los criterios se agregarán automáticamente cada hora.
Agregar asuntos relacionados
- Seleccione Agregar asuntos relacionados en la sección de selección de asuntos.
Haga clic en los puntos suspensivos a la derecha del campo Seleccionar ID de asunto principal.
Se mostrará la ventana de búsqueda de asuntos.
- Busque el asunto principal que desea agregar.
Haga clic en el nombre del asunto en la lista.
El asunto principal se agrega al presupuesto para múltiples asuntos. Todos los asuntos actuales y futuros relacionados con este asunto principal se incluirán en el presupuesto.
Agregar notificaciones por correo electrónico
Complete la sección de Notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando se alcancen ciertos umbrales. Las notificaciones aplican al presupuesto para múltiples asuntos en general, no a trimestres, códigos o categorías individuales.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Configuraciones de umbral | Puede configurar hasta tres umbrales que activarán notificaciones por correo electrónico cuando el gasto de facturas aprobadas los supere. Los umbrales deben ingresarse como números enteros y no decimales. Por ejemplo, un umbral de presupuesto del 50% se debe ingresar como “50” y no como “0.5”. Ingrese los umbrales como números enteros, no decimales. Por ejemplo, un umbral de presupuesto del 50% se debe ingresar como “50” y no como “0.5”. |
| Presupuesto excedido | Seleccione esta opción para recibir una notificación si se ha excedido el presupuesto. |
Agregar importes al presupuesto para múltiples asuntos
Para activar un presupuesto para múltiples asuntos, debe ingresar los importes del presupuesto.
Los clientes deben ingresar los montos directamente. La opción de solicitar montos a los despachos de abogados no está disponible para los presupuestos de varios asuntos.
- Haz clic en la pestaña Montos en la página de resumen del presupuesto de varios asuntos.
Haz clic en el enlace +Agregar montos. Se mostrará la ventana Editar montos del presupuesto.
- Ingresa el monto total del presupuesto.
- Agrega comentarios si es necesario.
- Haz clic en Guardar. El monto del presupuesto aparecerá en la pestaña.