Este artículo cubre lo siguiente:
- Aplicar una plantilla de presupuesto
- Crear una plantilla de presupuesto
- Usar una plantilla de presupuesto
- Aplicar una plantilla de presupuesto mediante acción masiva
Aplicar una plantilla de presupuesto
Si planeas usar la misma configuración de presupuesto para varios asuntos, puedes guardarla como una plantilla de presupuesto. Las plantillas son reutilizables y ayudan a reducir el tiempo de ingreso de datos al crear presupuestos.
Para ver y administrar las plantillas de presupuesto, los usuarios clientes deben tener el rol de Administrador de plantillas de presupuesto y las configuraciones de sistema adecuadas.
Ventajas de las plantillas de presupuesto
- Las plantillas reutilizables reducen el tiempo de ingreso de datos.
- Cualquier plantilla puede establecerse como plantilla predeterminada.
- Las plantillas pueden incluir valores de presupuesto predefinidos, lo que minimiza aún más la entrada manual. Esto es especialmente útil cuando los gastos del asunto son predecibles.
Crear una plantilla de presupuesto
Si creas un presupuesto que podría ser útil para asuntos futuros, puedes guardar su configuración como una plantilla de presupuesto.
Debes tener el rol de Administrador de plantillas de presupuesto para crear una plantilla de presupuesto.
- Selecciona +Crear en la sección de Presupuestos de la pestaña Finanzas en el asunto. Se mostrará la página Crear presupuesto de asunto.
- Completa todos los campos obligatorios.
- Completa los campos Nombre de la plantilla y Contacto de presupuesto.
- Marca la casilla Plantilla predeterminada si deseas que sea la plantilla de presupuesto predeterminada.
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Si es necesario, usa el menú desplegable Segundo aprobador de presupuesto para seleccionar un aprobador de la lista.
El segundo aprobador de presupuesto debe ser diferente al contacto de presupuesto.
- Ingresa una Descripción de la plantilla si corresponde.
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Completa los campos de Duración y estructura del presupuesto según sea necesario.
Si tu organización utiliza una estructura de calendario fiscal alternativa, puedes seleccionar que el presupuesto se cree usando Meses calendario o Estructura de calendario fiscal. Las opciones en tu menú desplegable cambiarán según tu selección.
- Marca la(s) casilla(s) de Notificaciones por correo electrónico que correspondan.
- Completa los campos de Permisos de la firma legal según sea necesario.
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Al final de la página, haz clic en la casilla Guardar como plantilla de presupuesto.
- Ingresa un Nombre de la plantilla, Ubicación, Contacto de presupuesto y descripción de la plantilla si es necesario.
- Haz clic en Guardar.
Usar una plantilla de presupuesto
La forma más sencilla de crear un presupuesto es aplicar una plantilla de presupuesto existente a un asunto. Las plantillas pueden ahorrarte tiempo al crear varios presupuestos con valores o estructuras similares.
Solo los usuarios clientes con el rol de Administrador de plantillas de presupuesto pueden crear y guardar una plantilla de presupuesto.
- Haz clic en la pestaña Finanzas en la página de resumen del asunto.
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En la sección Presupuestos, haz clic en +Crear. Se mostrará la pantalla Crear presupuesto de asunto.
- Completa los campos obligatorios.
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En la sección Aplicar plantilla de presupuesto, selecciona una plantilla del menú desplegable. Los campos de tu página de creación de presupuesto se actualizarán automáticamente según la plantilla seleccionada.
Si la plantilla seleccionada incluye honorarios y gastos predefinidos, el presupuesto se mostrará automáticamente como Activo. Si deseas mantener los montos de la plantilla pero requieres aprobación de la firma legal, selecciona Solicitar presupuesto a las oficinas de la firma legal al final de la página.
- Completa cualquier campo obligatorio restante.
- Haz clic en Guardar.
La página de resumen del asunto se mostrará con el nuevo presupuesto agregado.
Aplicar una plantilla de presupuesto desde la página de búsqueda de asuntos
- Desde la página Búsqueda de asuntos, selecciona el asunto al que se aplicará la plantilla.
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Haz clic en el botón Más acciones para acceder al menú desplegable.
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Selecciona Aplicar plantilla de presupuesto. Se mostrará la ventana Aplicar plantilla de presupuesto.
- Selecciona una plantilla de presupuesto del menú desplegable y haz clic en Aplicar.
- Agrega la fecha de inicio del presupuesto en el campo Fecha de inicio.
La página de búsqueda de asuntos mostrará un mensaje indicando que tu asunto se ha actualizado correctamente.
Aplicar una plantilla de presupuesto mediante acción masiva
Si varios asuntos existentes requieren la misma estructura de presupuesto, puedes aplicar una plantilla de presupuesto a todos ellos al mismo tiempo.
Debes tener el rol de Administrador de plantillas de presupuesto para asignar una plantilla de presupuesto.
- Desde la página Búsqueda de asuntos, selecciona los asuntos a los que se aplicará la plantilla.
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Haz clic en el botón Más acciones para acceder al menú desplegable.
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Selecciona Aplicar plantilla de presupuesto. Se mostrará la ventana Aplicar plantilla de presupuesto.
- Selecciona una plantilla de presupuesto del menú desplegable y haz clic en Aplicar.
- Agrega la fecha de inicio del presupuesto en el campo Fecha de inicio.
La página de búsqueda de asuntos mostrará un mensaje indicando que tus asuntos se han actualizado correctamente.