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Überprüfung und Verwaltung von Honorarangeboten

  • Aktualisiert

Sobald Sie ein Gebührenangebot gefunden haben, das überprüft werden soll, bewerten Sie die eingereichten Stundensatzvorschläge und die zugehörigen Bedingungen. Sie können das Angebot vollständig genehmigen oder ablehnen oder einzelne Stundensätze teilweise genehmigen/ablehnen.

Die Kanzleien müssen ein genehmigtes Gebührenangebot haben, bevor sie eine Rechnung zu einem Vorgang stellen können. Gebührenangebote werden mithilfe einer Gebührenstruktur oder einer Honorarvereinbarung erstellt.

Sie müssen die Rolle Gebührenangebot genehmigen oder Kontakt für Gebührenänderungsgenehmigung haben, um Gebührenangebote zu genehmigen oder zu bearbeiten.

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Überprüfung von Stundensätzen

Wenn ein neues oder erneut eingereichtes Gebührenangebot vorliegt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur Überprüfung.

Auf der Seite Gebührenangebot Übersicht prüfen Sie den Abschnitt Stundensätze, bevor Sie das Angebot genehmigen oder ablehnen.

Spalte Beschreibung
Zeitnehmer

Name des Zeitnehmers. Klicken Sie, um das Benutzerprofil der Kanzlei anzuzeigen (inklusive Diversitätsinformationen).
Initialen Zeitnehmer-ID.
Level Einstufung des Zeitnehmers (z. B. Associate, Partner).
Bisheriger Satz Bisher genehmigter Satz (leer bei neuen Zeitnehmern).
Eingereichter Satz Neu eingereichter Satz.
Satzänderung

Differenz zwischen bisherigem und eingereichtem Satz (umschaltbar zwischen Währung und Prozent).
Verhandelt Wenn die Funktion Gebührenangebot verhandeln für Ihre Organisation aktiviert ist, zeigt diese Spalte den vorgeschlagenen verhandelten Satz an.
Status

Je nach Änderung des Stundensatzes zeigt diese Spalte einen von vier Status an:

  • Unverändert (keine Änderung)
  • Hinzugefügt (Zeitnehmer hinzugefügt)
  • Reduziert (Stundensatz des Zeitnehmers gesenkt)
  • Erhöht (Stundensatz des Zeitnehmers erhöht).
Aktionen

Jede Zeitnehmer-Zeile bietet folgende Aktionsmöglichkeiten:

  • Als genehmigt markieren: Stundensatz des Zeitnehmers genehmigen.
  • Als abgelehnt markieren: Stundensatz des Zeitnehmers ablehnen.
  • Sätze verhandeln: Falls für Ihre Organisation aktiviert, einen Satz für diesen Zeitnehmer verhandeln.
  • Notiz zum Grund der Satzänderung: Informationen zur Satzänderung anzeigen. Ein gelbes Notizsymbol zeigt an, dass eine Notiz vorhanden ist.

  • Analyse der Zeitnehmersätze: Wenn Ihre Organisation Analytics aktiviert hat, können Sie die Satzhistorie und Medianvergleiche für den Zeitnehmer einsehen.

Genehmigung oder Ablehnung von Zeitnehmern

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Sie können Stundensätze einzelner Zeitnehmer genehmigen oder ablehnen.

Genehmigte Zeitnehmer können nach Genehmigung des Gebührenangebots für die Abrechnung verwendet werden. Abgelehnte Zeitnehmer werden zur erneuten Einreichung an die Kanzlei zurückgegeben.

Wenn für einen abgelehnten Zeitnehmer zu einem bestimmten Datum kein genehmigter Satz existiert, gilt bis zur Genehmigung ein Satz von 0 $.

Überprüfung einzelner Zeitnehmer

  1. Navigieren Sie zur Seite Gebührenangebot Übersicht.

  2. Überprüfen Sie die Liste der Zeitnehmer und die zugehörigen Sätze im Abschnitt Stundensätze.

  3. Wenn Sie einige Zeitnehmer genehmigen und andere ablehnen möchten, markieren Sie die jeweiligen Sätze als genehmigt oder abgelehnt.

    • Genehmigen: Klicken Sie auf das Symbol Als genehmigt markieren in der Zeitnehmer-Zeile.

    • Ablehnen: Klicken Sie auf das Symbol Als abgelehnt markieren in der Zeitnehmer-Zeile.

      1. Geben Sie einen Grund für die Ablehnung ein (z. B. „Satz höher als vereinbart“).

      2. Klicken Sie auf Zeitnehmer zur Ablehnung markieren. Der Zeitnehmer wird zur Ablehnung markiert und der eingegebene Grund wird bei Ablehnung des Gebührenangebots an die Kanzlei weitergegeben.
  • Um mehrere Zeitnehmer als genehmigt oder abgelehnt zu markieren:
    1. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Zeitnehmer(n).
    2. Klicken Sie auf Zur Genehmigung markieren oder Zur Ablehnung markieren.
    3. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie zur Ablehnung markieren, geben Sie den Ablehnungsgrund ein und klicken Sie auf Zeitnehmer zur Ablehnung markieren.

Optional: Eine Zeitnehmer-Aktion rückgängig machen, um eine Genehmigung oder Ablehnung zu entfernen.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Markierung rückgängig machen neben der Zeitnehmer-Zeile.

  2. Klicken Sie auf OK. Die vorherige Aktion für die Zeitnehmer-Zeile wird entfernt.

Verhandlung von Stundensätzen

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Die Verhandlung von Stundensätzen funktioniert ähnlich wie deren Genehmigung oder Ablehnung. Ihre Organisation prüft die von der Kanzlei eingereichten Sätze und kann neue Vorschläge zurücksenden. 

Ihre Organisation muss diese Funktion aktiviert haben, um sie nutzen zu können.

  1. Navigieren Sie zur Seite Gebührenangebot Übersicht.

  2. Überprüfen Sie die Liste der Zeitnehmer und die zugehörigen Sätze im Abschnitt Stundensätze.

  3. Klicken Sie auf das Handshake-Symbol neben einem Zeitnehmer oder wählen Sie mehrere Zeitnehmer aus und klicken Sie auf Sätze verhandeln.

    Das Fenster „Eingereichte Zeitnehmer verhandeln“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Vorschlag für den Stundensatz im Feld Satz verhandeln ein.
  5. Geben Sie einen Grund für die Änderung im Feld Verhandlungsgrund ein.
  6. Klicken Sie auf Verhandelten Satz speichern.

Zeitnehmer mit verhandelten Sätzen werden mit einem Handshake-Symbol neben ihrem Namen angezeigt. Genehmigte Zeitnehmer können bereits abrechnen, während andere noch in Verhandlung sind.

Hinzufügen von Details zum Gebührenangebot

Sie können im Abschnitt Gebührenangebotsdetails eine interne Notiz für andere Nutzer hinzufügen. Notizen sind für Nutzer sichtbar, die Zugriff auf das Gebührenangebot haben.

Sie müssen die Rolle Gebührenangebot genehmigen besitzen, um diese Aktion auszuführen.

  1. Erweitern Sie den Abschnitt Gebührenangebotsdetails auf der Seite Gebührenangebot Übersicht.

  2. Klicken Sie auf +Hinzufügen. Das Fenster Gebührenangebotsdetails wird angezeigt.

  3. Geben Sie Ihre Kommentare im Feld Notizen ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Vollständige oder teilweise Genehmigung/Ablehnung eines Gebührenangebots

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Nachdem Sie die Stundensätze überprüft haben, können Sie das Angebot genehmigen oder ablehnen.

Je nachdem, welche Zeitnehmer genehmigt oder abgelehnt wurden, kann es einfacher sein, das Angebot vollständig oder teilweise abzulehnen. Wenn Sie zum Beispiel drei Zeitnehmer-Sätze ablehnen müssen, können Sie diese einzeln ablehnen und anschließend die verbleibenden Zeitnehmer genehmigen.

Sie müssen die Rolle Fee Offer genehmigen oder Fee Change Approval Contact haben, um Honorarangebote genehmigen oder ablehnen zu können.

Honorarangebot vollständig ablehnen

  1. Klicken Sie auf Fee Offer ablehnen.

Das Fenster „Fee Offer ablehnen“ wird angezeigt.

  1. Geben Sie einen Grund in das Feld Ablehnungsgrund ein.
  2. Klicken Sie auf Fee Offer ablehnen. Das Angebot wird an die Kanzlei zur erneuten Einreichung zurückgesendet.

Honorarangebot teilweise ablehnen

  1. Klicken Sie auf Verbleibende Zeitnehmer ablehnen. Das Fenster „Verbleibende Zeitnehmer ablehnen“ wird angezeigt.

    Wenn Ihre Organisation die Funktion „Zeitnehmer verhandeln“ verwendet, sehen Sie ein Fenster mit der Anzahl der genehmigten, verhandelten und abgelehnten Zeitnehmer.

  2. Geben Sie einen Grund in das Feld Ablehnungsgrund ein.

  3. Optional: Geben Sie ein Rückwirkungsdatum in das Feld Rückwirkend ab ein.

    Die Rückdatierungsfunktion muss von Ihrer Organisation konfiguriert sein, um darauf zugreifen zu können.

  4. Klicken Sie auf Verbleibende Zeitnehmer ablehnen. Das Honorarangebot erhält den Status „Teilweise genehmigt“ und die abgelehnten Zeitnehmer werden an die Kanzlei zur erneuten Einreichung zurückgesendet.

Honorarangebot vollständig genehmigen

  1. Klicken Sie auf Fee Offer genehmigen. Das Fenster „Fee Offer genehmigen“ wird angezeigt.

  1. Optional: Geben Sie ein Rückwirkungsdatum in das Feld Rückwirkend ab ein.

    Diese Funktion muss von Ihrer Organisation konfiguriert sein, um darauf zugreifen zu können.

  2. Klicken Sie auf Fee Offer genehmigen. Das Honorarangebot wird für die Kanzlei genehmigt.

Honorarangebot teilweise genehmigen

  1. Klicken Sie auf Verbleibende Zeitnehmer genehmigen. Das Fenster „Verbleibende Zeitnehmer genehmigen“ wird angezeigt.

    Wenn Ihre Organisation die Funktion „Zeitnehmer verhandeln“ verwendet, sehen Sie ein Fenster mit der Anzahl der genehmigten, verhandelten und abgelehnten Zeitnehmer.

  2. Optional: Geben Sie ein Rückwirkungsdatum in das Feld Rückwirkend ab ein.

    Diese Funktion muss von Ihrer Organisation konfiguriert sein, um darauf zugreifen zu können.

  3. Klicken Sie auf Verbleibende Zeitnehmer genehmigen. Das Honorarangebot erhält den Status „Teilweise genehmigt“ und die abgelehnten Zeitnehmer werden an die Kanzlei zur erneuten Einreichung zurückgesendet.

Überprüfung erneut eingereichter Honorarangebote

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Erneut eingereichte Angebote erscheinen im Bereich „Gebühren & Rabatte“ unter Erneut eingereichte Angebote.

Die für die Genehmigung des Honorarangebots zuständige Person erhält außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Angebot erneut eingereicht wurde. Diese Benachrichtigung enthält einen Link zum Honorarangebot sowie Informationen darüber, welche Zeitnehmer erneut eingereicht wurden.

Sie müssen die Rolle Fee Offer genehmigen oder Fee Change Approval Contact haben, um Honorarangebote genehmigen oder bearbeiten zu können.

Überprüfung erneut eingereichter Zeitnehmer-Informationen

  1. Klicken Sie im Bereich „Gebühren & Rabatte“ auf Erneut eingereichte Angebote.
  2. Klicken Sie auf eine Fee Offer Id auf der Seite „Gebühren-Suche“. Die Übersichtsseite des Honorarangebots wird angezeigt.
  3. Überprüfen Sie im Abschnitt „Zeitnehmer-Informationen“ die Liste der Zeitnehmer und die zugehörigen Sätze. Prüfen Sie deren Status:

    • Erneut eingereicht: Sätze, die zuvor abgelehnt und von der Kanzlei erneut eingereicht wurden. Sie können den vorherigen Satz, die Spalte „Eingereichter Satz“ und den ursprünglichen Ablehnungsgrund einsehen (klicken Sie auf die gelbe Notiz).

    • Genehmigt: Sätze, die zuvor genehmigt wurden und weiterhin genehmigt sind.
  4. Wählen Sie Zeitnehmer aus und klicken Sie auf:
    • Erneut eingereichte Zeitnehmer genehmigen. Die ausgewählten Zeitnehmer werden sofort genehmigt.
    • Erneut eingereichte Zeitnehmer ablehnen. Sie werden erneut aufgefordert, einen Ablehnungsgrund anzugeben. Die abgelehnten Zeitnehmer werden an die Kanzlei zur erneuten Einreichung zurückgesendet.

Honorarangebot rückdatieren

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Sie können ausstehende, aktive oder inaktive Honorarangebote rückdatieren.

Regeln für Rückdatierungen:

  • Spätere Honorarangebote werden ungültig.

  • Frühere Honorarangebote werden inaktiv oder angepasst.

  • Es kann immer nur ein Honorarangebot gleichzeitig aktiv sein.

Diese Funktion muss von Ihrer Organisation konfiguriert sein, um darauf zugreifen zu können. Sie müssen die Rolle Fee Offer genehmigen haben, um rückdatieren zu können.

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Honorarangebots.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen.

  3. Wählen Sie Honorarangebot rückdatieren aus.

    Das Fenster „Honorarangebot rückdatieren“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie ein Datum im Feld „Neues Gültigkeitsdatum“ ein oder wählen Sie einen Tag über das Kalendersymbol aus.
  5. Geben Sie eine Beschreibung in das Textfeld Grund für Rückdatierung ein.
  6. Klicken Sie auf Rückdatieren.

Zahlungsbedingungen bearbeiten

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Die Zahlungsbedingungen bestimmen die Fälligkeitsdaten für Rechnungen, die unter dem Honorarangebot eingereicht werden.

Wichtig:

  • Bereits genehmigte Rechnungen vor der Aktualisierung der Bedingungen werden nicht angepasst.

  • Manuell eingegebene Fälligkeitsdaten werden nicht geändert.

  • Nicht genehmigte Rechnungen werden aktualisiert, wenn sich die Zahlungsbedingungen ändern.

Sie müssen die Rolle Fee Offer genehmigen oder Fee Offer Setup haben, um Zahlungsbedingungen bearbeiten zu können.

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Honorarangebots.

  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Abschnitt Zahlungsbedingungen. Das Fenster „Zahlungsbedingungen“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie einen Zahlenwert in das Feld Zahlungsbedingungen ein.
  4. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zahlungsbedingungen auch auf nicht genehmigte Rechnungen anzuwenden.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Honorarangebot erstellen

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In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Honorarangebot mit Pauschal-, Stunden- oder detaillierten Stundensätzen erstellen. In der Regel wird diese Aufgabe vom Personal der Kanzlei durchgeführt, aber Ihre Organisation kann Honorarangebote auch im Namen der Kanzleien verwalten. Die Sätze werden eingegeben, wenn eine Kanzlei bei CounselLink registriert ist, aber noch keine Vorgänge zugewiesen wurden.

Pro Gebührenstruktur kann immer nur ein Honorarangebot aktiv sein. Honorarangebote bleiben aktiv, bis das neue Angebot gültig wird. Nach diesem Datum können Vorgänge, die dieser Gebührenstruktur zugewiesen sind, zum neuen Satz abgerechnet werden.

Diese Anleitung zeigt die gängigsten Abrechnungsarten. Die dargestellten Abschnitte können je nach Kunde variieren.

  1. Klicken Sie auf +Honorarangebot hinzufügen im Tab „Honorarangebote“ auf der Übersichtsseite der Gebührenstruktur. Die Seite „Honorarangebot erstellen“ wird angezeigt.

  2. Geben Sie im Feld Gültig ab das Gültigkeitsdatum für das Honorarangebot ein.

  3. Wählen Sie im Feld Honorarangebot-Währung über das Dropdown-Menü die Währung des Honorarangebots aus.

    Standardmäßig wird die in der Gebührenstruktur verwendete Währung übernommen.

  4. Geben Sie im Feld Grund für das Honorarangebot an, warum das Honorarangebot erstellt wird.
  5. Wählen Sie im Feld Gruppieren nach (falls mehrere Stufen in der Gebührenstruktur vorhanden sind) die Option aus, nach der gruppiert werden soll (Gebührentyp oder Stufenname).

  6. Geben Sie im Feld Angebotener Betrag die angebotene Gebühr für die Stufe ein.

    Einige Stufentypen sind als Betrag oder Prozentsatz angegeben. Stufentypen, bei denen Gebühren für einzelne Zeitnehmer eingegeben werden können, sind ebenfalls möglich.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen, oder auf Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen.

Optional: Rabatte hinzufügen

  1. Klicken Sie auf +Rabatt erstellen im Bereich „Rabatte“ auf der Übersichtsseite des Gebührenangebots.

    Das Fenster „Rabatt erstellen“ wird angezeigt.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Sofortzahlungsrabatt erstellen.

      1. Das Fenster „Sofortzahlungsrabatt erstellen“ wird angezeigt.

      2. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
      3. Klicken Sie auf Rabatte speichern.
    • Klicken Sie auf Rabattbedingungen erstellen.

      1. Das Fenster „Rabattbedingungen erstellen“ wird angezeigt.

      2. Füllen Sie alle Felder entsprechend aus.
      3. Klicken Sie auf Rabatte speichern.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."