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Zuweisung

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Über die Zuweisung

Wichtige Begriffe verstehen

Begriff Beschreibung
Zuweisung Ein buchhalterisches Konzept, bei dem Kosten auf eine oder mehrere Parteien verteilt werden. Zuweisungen werden auf Vorgangsebene festgelegt, können aber auf Rechnungsebene angepasst werden.
Zuweisungskontakt Eine Einheit, die für die Zahlung einer Rechnung im Zusammenhang mit einem bestimmten Anspruch oder Vorgang verantwortlich ist. Die Einheit kann intern oder extern sein.
Zuweisungsgruppe Eine benannte Gruppe aus zwei oder mehr Zuweisungskontakten, die gemeinsam für die Kosten eines Vorgangs verantwortlich sind, einschließlich definierter Kostenverteilungsregeln.
Externe Zuweisung Ihr Unternehmen und eine oder mehrere externe Einheiten teilen sich die Kosten einer Rechnung (z. B. zahlen zwei Versicherungen jeweils einen Prozentsatz).
Interne Zuweisung Zwei oder mehr interne Buchhaltungseinheiten teilen sich die Kosten einer Rechnung (z. B. Kostenstellen, Hauptbuchkonten oder Kreditorenkonten).

 

Zuweisung für einen Vorgang anpassen

Die Zuweisung für einen Vorgang kann auf verschiedene Arten angepasst werden:

  • Ein Vorgang kann entweder eine externe oder eine interne Zuweisung verwenden (nicht beides gleichzeitig).
  • Für Gebühren und Auslagen können unterschiedliche Regeln gelten.
  • Die Kostenverteilung kann nach Prozentsatz, Zahlungslimits oder „Zahlen nach“-Limits definiert werden.
  • Ratenzahlungen sind ausgeschlossen.
  • Die Zuweisung kann auch durch konfigurierte benutzerdefinierte Datenfelder gesteuert werden.

Einbeziehung der Kanzlei (externe Zuweisung)

Bei externer Zuweisung können vollständige oder teilweise Rechnungen an mehrere Parteien gestellt werden. Wenn ein anderes Unternehmen oder eine andere Einheit Kosten übernimmt, beziehen Sie die Kanzlei in die Abstimmung darüber ein, wer in Rechnung gestellt wird und welche Prozentsätze gelten.

Die Zahlungsnachverfolgung ist für den Hauptkunden innerhalb von CounselLink verfügbar. Wenn Kosten auf mehrere interne Budgeteinheiten verteilt werden, muss die Kanzlei in der Regel nicht informiert werden.

Zuweisung für eine Rechnung ändern

Sie können die Zuweisung auf einer noch nicht genehmigten Rechnung anpassen, ohne die Standardzuweisung für den Vorgang zu ändern. Sie können auch die Zuweisungsregeln für zukünftige Rechnungen und – je nach Konfiguration – für bereits genehmigte Rechnungen ändern.

Sicherheitsrollen festlegen

Kundenbenutzer mit der Rolle Zuweisungsadministrator sind berechtigt, Zuweisungskontakte und -gruppen einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerrollen bearbeiten.

Zuweisung in einem Vorgang bearbeiten

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Kundenbenutzer können eine Zuweisungsgruppe und deren Kontakte für Vorgänge mit angewendeter Zuweisung bearbeiten. Änderungen, die an der Zuweisung auf Vorgangsebene gespeichert werden, gelten für alle nicht genehmigten und zukünftigen Rechnungen für den Vorgang.

In der Regel bearbeiten Sie entweder:

  • Die im Vorgang verwendete Zuweisungsgruppe oder
  • Die Kostenverteilungsprozentsätze für Kontakte innerhalb der Gruppe.

Sie müssen die Rolle Vorgangseinrichtung oder Vorgangszuweisung haben, um die Zuweisung in einem Vorgang zu bearbeiten. Kanzleibenutzer können die Vorgangszuweisung nicht einsehen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zuweisung auf der Übersichtsseite des Vorgangs.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite „Zuweisungspflege für Vorgangszuteilung“ öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die Felder, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind.

    Wenn Sie hier die Gruppendaten ändern, wirkt sich das nur auf den ausgewählten Vorgang aus. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Name der Zuweisungsgruppe* Bearbeiten Sie den Namen der Gruppe.
    Gruppenbeschreibung Bearbeiten Sie die Beschreibung der Gruppe.

    Die Felder Status und Währung der Zuweisungsgruppe können nicht geändert werden.

  4. Bearbeiten Sie die Gebühren und Auslagen nach Bedarf.
  5. Optional: Wenn Ihr Unternehmen GL-Codes für Kontakte verwendet, können Sie diese hier anpassen. Bei manchen Unternehmen ist der GL-Code ein Pflichtfeld.

  6. Optional: Bearbeiten Sie die Kontakte in der Zuweisungsgruppe.

    Zuweisungskontakte hinzufügen

    1. Klicken Sie auf Zuweisungskontakte hinzufügen. Das Fenster „Zuweisungskontakte hinzufügen“ wird angezeigt.

    2. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
    3. Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Die Kontakte werden der Gruppe hinzugefügt.

    Zuweisungskontakte löschen

    1. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie aus der Gruppe entfernen möchten.
    2. Klicken Sie auf Löschen.

    3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, fortfahren. Der Kontakt wird gelöscht.

      Kontakte mit der Kennzeichnung „Restguthaben“ können nicht aus der Gruppe gelöscht werden.

    Zuweisungskontakte erstellen

    Klicken Sie auf Neuen Kontakt erstellen. Sie benötigen die Rolle Zuweisungsadministrator, um diese Option zu nutzen.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Seite Zuweisung für genehmigte Rechnungen festlegen wird angezeigt, wenn:
    • Rechnungen im Vorgang bereits genehmigt wurden.
    • Die Option Mehrfache Rechnungsfreigaben zulassen auf der Gebührenstruktur-Ebene aktiviert ist.
    • Die Option Mehrfache Rechnungsfreigaben zulassen auf Unternehmens-, Abteilungs- und Büroebene aktiviert ist.
  8. Klicken Sie auf das Kalender-Symbol Nach Wirksamkeitsdatum filtern.
  9. Wählen Sie das Datum aus, ab dem die Zuweisungsänderungen wirksam werden sollen.

  10. Klicken Sie auf Los. Die von den Zuweisungsänderungen betroffenen Rechnungen werden angezeigt.

    Klicken Sie auf Zurücksetzen, um die ursprüngliche Rechnungsliste anzuzeigen.

  11. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Auf Rechnungen anwenden: Wendet die Zuweisungsänderungen auf die in der Rechnungsliste angezeigten Rechnungen an. Die Übersichtsseite des Vorgangs wird angezeigt.

      Die genehmigten Rechnungen gehen auf Kundenprüfungsstufe 1.

    • Nicht auf Rechnungen anwenden: Wendet die Zuweisungsänderungen nicht auf die Rechnungen an. Die Übersichtsseite des Vorgangs wird angezeigt.
    • Abbrechen: Bricht die Änderungen ab. Die Seite Zuweisungspflege wird angezeigt.

Zuweisung auf einer Rechnung bearbeiten

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Für einen Vorgang kann standardmäßig eine Zuweisungsgruppe festgelegt sein, Sie können die Zuweisung jedoch für eine bestimmte Rechnung überschreiben (z. B. durch Hinzufügen/Entfernen von Kontakten oder Änderung der Kostenverteilung). Kundenbenutzer können die Zuweisung sowohl für nicht genehmigte als auch für genehmigte Rechnungen bearbeiten.

Das Bearbeiten einer Zuweisung auf genehmigten Rechnungen erfordert, dass die Rechnung erneut in den Rechnungsworkflow aufgenommen wird. Kanzleibenutzer können die Rechnungszuweisung nicht einsehen.

 

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Allokation auf der Seite „Rechnungsübersicht“.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite „Allokationsverwaltung“ wird geöffnet.

  3. Optional: Passen Sie bei Bedarf den Abschnitt „Allgemeine Informationen“ an.

    Wenn Sie hier die Gruppendaten ändern, wirkt sich das nur auf die ausgewählte Rechnung aus. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Name der Allokationsgruppe * Bearbeiten Sie den Namen der Gruppe.
    Gruppenbeschreibung Bearbeiten Sie die Beschreibung der Gruppe.

    Die Felder „Status“ und „Währung der Allokationsgruppe“ können nicht geändert werden.

  4. Optional: Bearbeiten Sie die Kontakte in der Allokationsgruppe.

    • Allokationskontakte hinzufügen

      1. Klicken Sie auf Allokationskontakte hinzufügen. Das Fenster „Allokationskontakte hinzufügen“ wird angezeigt.
      2. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
      3. Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Die Kontakte werden der Gruppe hinzugefügt.
    • Allokationskontakte löschen
      1. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie aus der Gruppe entfernen möchten.
      2. Klicken Sie auf Löschen.

      3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, fortfahren. Der Kontakt wird gelöscht.

        Kontakte mit der Kennzeichnung „Restbetrag verbleibend“ können nicht aus der Gruppe gelöscht werden.

    • Neuen Allokationskontakt erstellen

      Klicken Sie auf Neuen Kontakt erstellen. Sie benötigen die Rolle „Allokationsadministrator“, um diese Option zu nutzen.

  5. Passen Sie den Abschnitt „Kontaktallokation“ nach Bedarf an.

    Im Abschnitt „Zusätzliche Einstellungen“ werden nur konfigurierte Felder angezeigt. Es kann sein, dass Sie nicht alle unten aufgeführten Felder sehen.

    Feld Beschreibung
    Gebühren-%-Anteil Prozentsatz, den der Kontakt für Gebühren zahlt.

    Gebühren R.B. (Restbetrag verbleibend)

    Wählen Sie in der Gruppe einen Kontakt aus, der einen verbleibenden Gebührenrestbetrag auf einer Rechnung übernimmt.

    		 Wählen Sie einen Kontakt aus, der einen verbleibenden Gebührenrestbetrag zahlt. Wenn ausgewählt, kann Gebühren-%-Anteil nicht geändert werden.
    Spesen-%-Anteil Prozentsatz, den der Kontakt für Spesen zahlt.

    Spesen R.B. (Restbetrag verbleibend)

    Wählen Sie in der Gruppe einen Kontakt aus, der einen verbleibenden Spesenrestbetrag auf einer Rechnung übernimmt.

    		 Wählen Sie einen Kontakt aus, der einen verbleibenden Spesenrestbetrag zahlt. Wenn ausgewählt, kann Spesen-%-Anteil nicht geändert werden.
    Zusätzliche Einstellungen – Je nach Konfiguration Ihrer Organisation werden diese Optionen möglicherweise nicht angezeigt.
    Limitbetrag

    Gesamtbetrag, den der Kontakt im Laufe des Vorgangs zahlen soll.
    Extern bezahlt

    Wenn aktiviert, können Sie hier Beträge eingeben, die außerhalb von CounselLink gezahlt wurden:

    1. Klicken Sie auf das () Symbol.

      Das Fenster „Externe Allokationszahlung bearbeiten“ wird geöffnet.

    2. Geben Sie im Abschnitt Betragsdetails die Beträge in den folgenden Feldern ein:
    • Versicherte Entschädigung bezahlt: Geben Sie den gezahlten Entschädigungsbetrag ein
    • Versicherte Spesen bezahlt: Geben Sie den gezahlten Spesenbetrag ein
    • Versicherte Entschädigung bezahlt vom Limit ausschließen:
      • Klicken Sie auf Ja, um den gezahlten Entschädigungsbetrag vom Limit auszuschließen
      • Klicken Sie auf Nein, um den gezahlten Entschädigungsbetrag im Limit zu berücksichtigen
    • Unternehmensentschädigung bezahlt: Geben Sie den gezahlten Unternehmensentschädigungsbetrag ein
    • Unternehmensspesen bezahlt: Geben Sie den gezahlten Unternehmensspesenbetrag ein
    • Unternehmensentschädigung bezahlt vom Limit ausschließen:
      • Klicken Sie auf Ja, um den gezahlten Unternehmensentschädigungsbetrag vom Limit auszuschließen
      • Klicken Sie auf Nein, um den gezahlten Unternehmensentschädigungsbetrag im Limit zu berücksichtigen

    1. Klicken Sie auf Speichern.

      Das Fenster „Externe Allokationszahlung bearbeiten“ wird geschlossen.

      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration „Versicherte Entschädigung bezahlt“ oder „Versicherte Spesen bezahlt“ aktiviert ist.
    Kostenbeteiligung

    Wählen Sie diese Option, um den Nettozahlungsbetrag für eine interne Partei zu reduzieren und Kosten zwischen internen und externen Parteien zu teilen.
    Überwachung Überschreitung Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überwachung Überschreitung, um Beträge zu verfolgen, die über dem Limit liegen und gezahlt werden müssen.
    Kontakt mit gemeinsamem Limit Wenn aktiviert, wählen Sie einen Kontakt mit gemeinsamem Limit über den Such-/Hinzufügen-Workflow in Ihrer Systemkonfiguration aus.
    FI-Code

    Die Liste der FI-(Finanzbuchhaltungs-)Codes wird angezeigt. Wählen Sie aus der Liste den passenden FI-Code aus.

    Das Feld FI-Code wird nur angezeigt, wenn die entsprechende Konfiguration aktiviert ist.

    Beschreibung

     

    Geben Sie die zur FI-Code zugehörige Beschreibung ein.

    Das Feld Beschreibung wird nur angezeigt, wenn die entsprechende Konfiguration aktiviert ist.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Die Seite „Allokation für genehmigte Rechnungen festlegen“ wird angezeigt, wenn:
    • Die Rechnung für die Allokation genehmigt wurde.
    • Die Konfiguration Mehrfache Rechnungsfreigaben zulassen auf der Ebene der Gebührenstruktur aktiviert ist.

    • Die Konfiguration Mehrfache Rechnungsfreigaben zulassen auf Unternehmens-, Abteilungs- und Büroebene aktiviert ist.

      Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Klicken Sie auf Auf diese Rechnung anwenden, um die Allokationsänderungen auf die Rechnung anzuwenden. Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird geöffnet.

        Die Rechnung wird auf die erste Stufe des Rechnungsprüfungs-Workflows zurückgesetzt.

        Die Seite „Allokationsverwaltung“ wird geöffnet.

      • Klicken Sie auf Abbrechen, wenn die Allokationsänderungen nicht auf diese genehmigte Rechnung angewendet werden sollen. 

Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird angezeigt.

Allokation auf einer genehmigten Rechnung korrigieren

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Wenn eine genehmigte Rechnung eine falsche Allokation hat, müssen Sie die Genehmigung entfernen, die Allokation aktualisieren, den Workflow neu starten und die Rechnung erneut genehmigen.

Sie benötigen die Rolle Workflow-Administrator, um diese Aktion durchzuführen.

  1. Suchen Sie die genehmigte Rechnung.
  2. Klicken Sie auf Workflow-Aktionen.

  3. Wählen Sie Letzte Genehmigung entfernen aus der Liste. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Ja.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte „Allokation“ auf Bearbeiten. Die Seite „Allokationsverwaltung“ wird angezeigt.

  6. Bearbeiten Sie die Gruppenkontakte nach Bedarf.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird mit den aktualisierten Kontakten angezeigt.
  8. Klicken Sie auf Workflow-Aktionen.
  9. Wählen Sie Abgeschlossenen Workflow neu starten. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.
  10. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja.

Die Rechnung wird an den Anfang des Workflows zurückgesetzt und muss erneut geprüft und genehmigt werden.

Optional: Aktualisieren Sie die Allokation des Vorgangs, damit zukünftige Rechnungen die korrekte Allokation übernehmen.

Eine Allokationsgruppe einem Vorgang zuweisen

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Eine Allokationsgruppe umfasst zwei oder mehr Allokationskontakte, die sich die Verantwortung für die Kosten eines Vorgangs teilen. Sie können eine Allokationsgruppe während der Vorgangserstellung oder von der Seite „Vorgangsübersicht“ aus zuweisen.

Sie benötigen die Rolle Vorgangseinrichtung oder Vorgangszuweisung. Es empfiehlt sich, die Allokation möglichst bereits bei der Vorgangserstellung zuzuweisen.

Allokationsgruppe bei der Vorgangserstellung auswählen

  1. Erstellen Sie ein neues Aktenzeichen auf eine der folgenden Arten:
    • Klicken Sie im Bereich „Aktenzeichen“ auf der Startseite auf +Aktenzeichen erstellen.

    • Klicken Sie oben rechts auf der Seite „Aktenzeichensuche“ auf +Aktenzeichen erstellen.

      Die Seite „Aktenzeichen erstellen“ wird angezeigt.

  2. Wählen Sie unten auf der Seite im Abschnitt „Vorlagen“ eine Zuweisungsgruppe aus der Dropdown-Liste aus.
  3. Nachdem Sie die Felder im Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern, um das Aktenzeichen zu erstellen. Die Übersichtsseite des Aktenzeichens wird angezeigt.

Eine Zuweisungsgruppe aus der Aktenübersicht hinzufügen

  1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Aktenzeichens auf den Tab Zuweisung.

  2. Klicken Sie auf +Zuweisungsgruppe auswählen.

    Das Fenster „Zuweisungsgruppe auswählen“ wird angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Zuweisungsgruppe aus der Dropdown-Liste aus.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen. 

Eine Zuweisungsgruppe aus einem Aktenzeichen löschen

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Sie können eine Zuweisungsgruppe aus einem Aktenzeichen löschen und bei Bedarf eine andere Zuweisungsgruppe hinzufügen.

Sie müssen die Rolle Aktenzeichen-Einrichtung oder Aktenzeichen-Zuweisung haben. Das Aktenzeichen darf keine genehmigten Rechnungen enthalten.

  1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Aktenzeichens auf den Tab Zuweisung. Der Abschnitt „Zuweisung“ wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Löschen.

  3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, löschen.

Einen Bericht zum Zuweisungslimit drucken

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Die Schaltfläche „Bericht zum Zuweisungslimit“ wird nur angezeigt, wenn die Limitbetrag-Konfiguration aktiviert ist.

  1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Aktenzeichens auf den Tab Zuweisung.

  2. Klicken Sie auf Bericht zum Zuweisungslimit. Das Fenster „Bericht zum Zuweisungslimit“ wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Drucken.

Zuweisungshistorie anzeigen

Zurück nach oben

Sie können die Historie der Zuweisungsänderungen einsehen, um zu sehen, was geändert wurde und welcher Kontakt oder welche Gruppe betroffen war.

  1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Aktenzeichens auf den Tab Zuweisung.

  2. Klicken Sie oben rechts auf das Verlauf-Symbol.

    Das Fenster Aktenzeichen-Zuweisungsverlauf wird angezeigt.

    Im Abschnitt „Kontext“ wird angezeigt, welcher Kontakt oder welche Gruppe von der Änderung betroffen war.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."