Cet article couvre les sujets suivants :
- Accéder aux Questions juridiques
- Créer une Question juridique
- Rechercher une Question juridique
- E-mails de Question juridique
- Lier une Question à une Question juridique
- Retirer une Question d'une Question juridique
- Supprimer une Question juridique
- Notifications de Question juridique
- Demander plus d'informations sur une Question juridique
- Rapports analytiques sur les Questions juridiques
Accéder aux Questions juridiques
Accédez aux questions juridiques de la manière suivante :
-
Depuis le panneau d'accueil Question juridique. Cette option est disponible si vous avez le rôle Admin Question juridique, Créer Question juridique ou Question juridique uniquement.
- Cliquez sur l’onglet Questions juridiques en haut de la page ou dans le menu déroulant Toutes les pages.
Créer une Question juridique
-
Créez une question :
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Depuis l’onglet Questions juridiques, cliquez sur +Créer une Question juridique en haut à droite de l’onglet.
-
Depuis le panneau Questions juridiques, cliquez sur +Créer une Question juridique.
Le formulaire de question juridique s’affiche.
-
- Les champs affichés dépendent de la configuration de votre organisation. Les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires.
Après avoir enregistré :
La question entre dans le workflow configuré.
Elle passe à la première tâche assignée.
En consultant une question active, vous pouvez voir :
L’étape actuelle du workflow
L’utilisateur assigné
Les informations saisies pour la question
Documents, notes, participants et historique (via les onglets)
E-mails de Question juridique
Les modèles d’e-mails de Question juridique peuvent être personnalisés.
Accéder aux modèles d’e-mails
- Cliquez sur Gestionnaire d’e-mails depuis le panneau QuickLinks de la page Profil d’entreprise. La page Gestionnaire d’e-mails / Administration s’affiche.
-
Dans la colonne Nom de l’e-mail, sélectionnez le nom de l’e-mail (par exemple, Question juridique soumise).
- Modifiez si nécessaire. Cliquez sur ce sujet pour en savoir plus.
- Cliquez sur Enregistrer et publier lorsque vous avez terminé.
Lier une Question à une Question juridique
Il existe deux façons d’associer une question juridique à une Question.
Liaison automatique (basée sur le workflow)
Si le workflow contient une tâche système Créer Question :
Lorsqu’elle est déclenchée, CounselLink crée une nouvelle Question.
Si une Question est déjà liée, aucune nouvelle Question n’est créée.
Une fois liée :
-
La page d’aperçu de la Question juridique affiche un indicateur de Question liée.
Si vous y avez accès, le nom–ID de la Question apparaît comme un lien hypertexte.
Liaison manuelle
Un réviseur peut lier manuellement une Question existante tant que la demande est active.
-
Sélectionnez Lier une Question existante dans le menu déroulant Plus d’actions.
- Cliquez sur le bouton Parcourir
à côté du champ ID de la Question (en mode édition de la question juridique).
La fenêtre Rechercher des Questions s’affiche.
Après la liaison :
Un indicateur de lien de Question apparaît sur la page d’aperçu de la Question juridique.
L’onglet Historique de la Question enregistre l’association.
Retirer une Question d'une Question juridique
Un réviseur peut retirer un lien de Question uniquement si :
La Question a été liée manuellement
La demande est modifiable et non résolue
Pour retirer
-
Sélectionnez Retirer le lien de la Question dans le menu déroulant Plus d’actions.
- Cliquez sur le bouton X à côté du champ ID de la Question (en mode édition de la question juridique).
L’onglet Historique de la Question enregistre l’événement de dissociation.
Supprimer une Question juridique
Vous pouvez supprimer une ou plusieurs Questions juridiques.
- Accédez à la page de recherche des Questions juridiques.
- Sélectionnez une ou plusieurs questions à l’aide des cases à cocher.
-
Sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant Plus d’actions. La fenêtre de confirmation de suppression de la/des Question(s) juridique(s) s’affiche.
- Cliquez sur Oui, supprimer.
Notifications de Question juridique
Des notifications par e-mail sont envoyées tout au long du cycle de vie de la Question juridique.
Des notifications sont envoyées pour les événements suivants :
- Question soumise. Envoyé au demandeur pour indiquer que la question a été reçue.
- Tâche assignée. Envoyé à la personne à qui la tâche est assignée. Si une tâche est assignée à un groupe, un e-mail est envoyé après qu’un individu ait été désigné.
- Question clôturée. Envoyé au demandeur pour indiquer que la question a été clôturée.
- Question rejetée. Envoyé au demandeur lorsque la question est rejetée.
- Question terminée. Envoyé au demandeur lorsque la question a bien suivi tout le workflow.
Les questions juridiques restent accessibles même après leur clôture, leur achèvement ou leur rejet.
Demander plus d'informations
Les réviseurs peuvent demander des informations complémentaires au demandeur.
- Accédez à l’aperçu de la Question juridique.
-
Cliquez sur Demander plus d’infos en bas à droite. La fenêtre Demander plus d’informations s’affiche.
- Sélectionnez un nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Cliquez sur Assigner au demandeur.
- Saisissez votre demande dans le champ Note.
- Cliquez sur OK.
La demande est ajoutée à l’onglet Notes.
Rapports analytiques sur les Questions juridiques
L’analytique des Questions juridiques fournit des rapports sur le volume, le statut et le temps de résolution des questions.
Les rapports analytiques sont disponibles pour les utilisateurs ayant les rôles Admin Question juridique ou Créer Question juridique, ainsi que pour les membres d’un groupe de workflow. Les administrateurs peuvent voir toutes les questions selon leur niveau d’accès (société, division ou bureau).
Accéder aux rapports
Accédez aux rapports depuis la page de recherche des Questions juridiques en cliquant sur le bouton Analytique.
Liste des rapports disponibles
Questions juridiques par statut
Ce rapport affiche les questions que vous avez traitées, réparties par statut.
Questions juridiques par période
Affiche le nombre de questions au fil du temps.
Le même graphique avec les barres empilées apparaît ci-dessous. Remarquez comment les barres pour chaque statut sont désormais superposées, et l’axe Y a été mis à jour pour refléter la somme des questions.
Questions juridiques par type de demandeur et par période
Affiche le volume de questions par type de demandeur (interne vs cabinet d’avocats) au fil du temps.
Temps moyen de résolution
Affiche le temps moyen nécessaire pour traiter les demandes.
Temps moyen de résolution par type de résolution
Affiche le temps moyen pour clôturer, terminer ou rejeter les demandes.
Temps moyen de résolution par tâche
Affiche le temps moyen pour résoudre les tâches.
Temps moyen de résolution par utilisateur
Affiche le temps moyen par utilisateur pour résoudre les tâches qui lui sont attribuées.