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Utilisation du module complémentaire CounselLink pour Word

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

Afficher le module complémentaire pour Word

Vous pouvez ouvrir le module complémentaire LexisNexis® CounselLink® depuis le ruban Accueil dans Microsoft® Word pour travailler sur des Questions ou suivre les activités en attente. Connectez-vous avec vos identifiants CounselLink habituels ou via SSO (si activé).

  1. Sélectionnez le ruban Accueil dans Word.

    • Depuis la version de bureau de Word, le module complémentaire CounselLink s’affiche dans le groupe LexisNexis.

    • Depuis la version Web de Word, sélectionnez l’ellipse pour afficher vos modules complémentaires.

  2. Cliquez sur l’icône CounselLink. Le panneau du module complémentaire CounselLink s’affiche à droite du document en cours.

  3. Connectez-vous à CounselLink :

    Utiliser vos identifiants CounselLink

    1. Saisissez votre nom d’utilisateur CounselLink.

    2. Cliquez sur Continuer.
    3. Saisissez votre mot de passe.
    4. Cliquez sur Se connecter. La page d’accueil CounselLink s’affiche.

    Utiliser l’authentification unique (SSO)

    Le module complémentaire CounselLink pour Word prend uniquement en charge le SSO via SAML 2.0.

    1. Cliquez sur Se connecter avec SSO.

    2. Saisissez votre adresse e-mail.
    3. Cliquez sur Envoyer. La page d’accueil CounselLink s’affiche.

Votre connexion est conservée, donc la prochaine fois que vous ouvrez le module complémentaire, vous serez généralement déjà connecté. Pour plus de sécurité, vous pouvez vous déconnecter lorsque vous avez terminé.

Cliquez sur l’icône Déconnexion à côté de votre nom d’utilisateur.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez fermer le panneau pour libérer de l’espace dans la fenêtre Word.

Personnaliser les tuiles de la page d’accueil dans le module complémentaire

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Les tuiles de la page d’accueil (cases colorées) vous permettent de suivre les recherches enregistrées et les activités en attente tout en travaillant dans Word.

  • Quatre tuiles s’affichent par défaut.
  • Vous pouvez configurer jusqu’à huit tuiles.

  1. Passez la souris sur une tuile pour faire apparaître l’icône d’engrenage.

  2. Cliquez sur l’icône engrenage.

  3. Sélectionnez la recherche enregistrée à afficher. La tuile se met à jour et affiche le nombre d’enregistrements actuel.

Ajouter une tuile

  1. Cliquez sur l’icône Ajouter une nouvelle tuile (+). Une nouvelle tuile est ajoutée à la page d’accueil.

  2. Passez la souris sur la tuile pour faire apparaître l’icône d’engrenage.

  3. Cliquez sur l’icône engrenage.
  4. Sélectionnez la recherche enregistrée à afficher. La tuile se met à jour et affiche le nombre d’enregistrements actuel.

Supprimer une tuile

  1. Passez la souris sur une tuile que vous avez ajoutée précédemment.

  2. Cliquez sur l’icône engrenage.

  3. Cliquez sur Supprimer la tuile sélectionnée.

    Vous ne pouvez pas supprimer les quatre tuiles d’origine, mais vous pouvez modifier la recherche enregistrée affichée par chaque tuile.

Afficher les détails de la Question

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Vous pouvez consulter les détails de la Question et les documents enregistrés directement dans le panneau du module complémentaire. Si besoin, ouvrez la Question dans CounselLink pour effectuer d’autres actions.

  1. Depuis l’icône Menu, cliquez sur Questions.

    Le panneau de recherche des Questions s’affiche avec l’onglet Mes Questions ou Toutes les Questions actif.

    • Mes Questions – Questions que vous avez ajoutées en favoris (icône étoile sur la page d’aperçu de la Question dans CounselLink).
    • Toutes les Questions – Toutes les Questions que vous êtes autorisé à consulter selon votre bureau et vos rôles.
  2. Cliquez sur Filtrer, sélectionnez un filtre, puis cliquez sur Appliquer.

  3. Passez la souris sur une Question dans la liste, puis cliquez sur l’ellipse pour afficher la liste des actions.

    • Ajouter un journal – Ajoutez une entrée de journal pour suivre les activités et communications.
    • Ajouter un fichier ou un lien – Téléversez un fichier ou ajoutez un lien externe (types de fichiers pris en charge jusqu’à 100 Mo).
    • Téléverser ce document Word – Ajoutez le document Word en cours à la Question.
    • Ouvrir dans CounselLink – Ouvre la page d’aperçu de la Question dans une nouvelle fenêtre de navigateur.
  4. Cliquez sur une Question pour afficher :
    • Détails – Les détails de la Question en lecture seule.
    • Documents – Les documents liés à la Question.

Ajouter des documents

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Un « document » désigne tout type de fichier pris en charge. Chaque fichier est limité à 100 Mo, mais il n’y a pas de limite au nombre de documents que vous pouvez ajouter à une Question.

Vous pouvez ajouter des documents en utilisant le glisser-déposer (si pris en charge) ou l’option Ajouter un fichier ou un lien.

Option 1 : Glisser-déposer des documents dans une Question (bureau uniquement)

Le glisser-déposer est uniquement pris en charge lorsque vous utilisez :

  • Word Desktop (Microsoft 365), et
  • Windows 10 version 1903 ou ultérieure
  1. Accédez à la Question dans le module complémentaire CounselLink.

  2. Pour ajouter au dossier parent (racine) : faites glisser et déposez le(s) fichier(s) depuis l’Explorateur Windows sur la Question dans la liste.

  3. Pour ajouter le document à un dossier :
    • Cliquez sur l’onglet Documents.

    • Faites glisser et déposez le(s) fichier(s) dans le dossier cible.

Si aucune bannière de confirmation n’apparaît, le(s) fichier(s) n’ont pas été ajoutés. Vérifiez que vous remplissez les conditions requises pour le bureau/Windows ci-dessus, ou utilisez la méthode de téléversement manuel.

Option 2 : Ajouter un fichier ou un lien

  1. Passez la souris sur la Question dans la liste des Questions.
  2. Cliquez sur l’ellipse.
  3. Cliquez sur Ajouter un fichier ou un lien. Le panneau Ajouter des documents s’affiche.
  4. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Lien externe – Saisissez l’URL complète si le fichier est stocké sur un serveur web.

    • Sélectionner des fichiers… – Parcourez pour téléverser un fichier depuis votre appareil.

  5. Complétez la section Détails du document.
    • Ajoutez un nom de document.
    • Vérifiez que Lié à affiche le bon nom de Question.
    • Optionnel : Sélectionnez un dossier.
    • Vérifiez et ajustez les valeurs par défaut pour la catégorie, le propriétaire, le partage et le niveau d’accès.
    • Optionnel : Ajoutez un numéro ou une description de révision.
    • Optionnel : Sélectionnez un statut.
    • Optionnel : Ajoutez une description.

    • Optionnel : Saisissez des mots-clés pour décrire le document.

      Les mots-clés sont utilisés comme balises méta pour faciliter la recherche de documents.

  6. Cliquez sur Téléverser les documents. Une bannière de confirmation s’affiche.

Modifier les documents de la Question

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Les documents Word précédemment enregistrés dans CounselLink peuvent être ouverts, modifiés et enregistrés à nouveau directement depuis le module complémentaire. Pour les autres types de fichiers, vous ne pouvez pas modifier le contenu dans Word, mais vous pouvez mettre à jour les détails du document.

Modifier un document Word

  1. Ouvrez le dossier et allez à l’onglet Documents.

  2. Repérez le document, survolez-le et cliquez sur l’icône à trois points.

  3. Cliquez sur Documents pour afficher la liste des documents et des dossiers.

  4. Cliquez sur Modifier le document.
  5. Optionnel : Décochez la case si vous ne souhaitez pas verrouiller le document pendant la modification.
  6. Cliquez sur Modifier le document dans Word. Le document s’ouvre dans une nouvelle fenêtre Word.
  7. Modifiez le document selon vos besoins.
  8. Enregistrez le document modifié localement (le module complémentaire nécessite un enregistrement local).
  9. Revenez au panneau du module complémentaire et vérifiez/actualisez les détails du document si nécessaire.
  10. Optionnel : Saisissez un numéro ou une description de révision pour enregistrer le document comme une nouvelle version.
  11. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Le panneau d’enregistrement du document s’affiche.

  12. Optionnel : Ajoutez un commentaire et choisissez un statut.

  13. Cliquez sur Enregistrer.

Le document est enregistré et le verrou est levé. Si une nouvelle version a été créée, l’onglet Versions affiche à la fois l’ancienne et la nouvelle version.

Modifier les détails du document

  1. Ouvrez le dossier et allez à l’onglet Documents.

  2. Cliquez sur Documents.

  3. Survolez le document.

  4. Cliquez sur l’icône à trois points.

  5. Cliquez sur Modifier les détails du document. Le panneau de modification du document s’affiche.

  6. Vérifiez les détails du document et effectuez les modifications nécessaires.

    CounselLink détermine vos droits pour modifier les détails du document. Vous ne pouvez pas changer le Propriétaire ni le dossier auquel le document est Rattaché. Ces modifications doivent être faites depuis CounselLink.

  7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vérification de sortie/entrée des documents

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La vérification de sortie d’un document le verrouille afin qu’aucun autre utilisateur ne puisse le modifier ou le supprimer pendant qu’il est vérifié. Vérifiez le document à l’entrée pour libérer le verrou une fois terminé.

Les utilisateurs ayant le rôle Administrateur de documents peuvent forcer la levée du verrou sur n’importe quel document.

Vérifier la sortie d’un document

  1. Accédez à l’onglet Documents du dossier dans le module complémentaire CounselLink pour Word.
  2. Repérez le document.
  3. Survolez le document.

  4. Cliquez sur l’icône à trois points.

  5. Sélectionnez Vérifier la sortie du document.

Vérifier l’entrée d’un document

  1. Accédez à l’onglet Documents du dossier dans le module complémentaire CounselLink pour Word.
  2. Repérez le document.
  3. Survolez le document.

  4. Cliquez sur l’icône à trois points.

  5. Cliquez sur Vérifier l’entrée du document.
  6. Optionnel : Avant la vérification à l’entrée :
    • Cliquez sur Sélectionner un fichier pour téléverser une nouvelle version.
    • Saisissez une note dans Commentaire.
    • Sélectionnez un Statut dans la liste déroulante.
    • Décochez la case pour libérer le verrou (si applicable). Cette option est généralement activée par défaut pour libérer le verrou lors de la vérification à l’entrée.

  7. Cliquez sur Enregistrer. Une bannière de confirmation s’affiche.

Téléchargement de documents

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Vous pouvez télécharger les documents d’un dossier auxquels vous avez accès. Une copie est enregistrée à l’emplacement de téléchargement par défaut de votre appareil ; l’original reste dans CounselLink.

Télécharger la version actuelle

  1. Ouvrez le dossier et allez à l’onglet Documents.
  2. Sélectionnez le dossier pour afficher les détails du dossier.

  3. Cliquez sur Documents.

  4. Survolez le document.

  5. Cliquez sur l’icône à trois points.

  6. Cliquez sur Télécharger le document. Une copie du document est téléchargée sur votre ordinateur.

Télécharger une version antérieure d’un document

  1. Ouvrez le dossier et allez à l’onglet Documents.
  2. Sélectionnez le dossier pour afficher les détails du dossier.
  3. Cliquez sur Documents.
  4. Cliquez sur le nom du document.

  5. Sélectionnez l’onglet Versions.

  6. Cliquez sur le nom du document. Une copie du document est téléchargée sur votre ordinateur.

Téléverser le document Word actuel

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Vous pouvez téléverser le document Word actuellement ouvert dans un dossier depuis le module complémentaire.

Dès que le document est ajouté, tout utilisateur ayant accès aux documents du dossier peut le consulter.

Cette fonctionnalité n’est pas disponible lors de l’utilisation de Mozilla Firefox pour accéder à la version web de Word, en raison de limitations techniques.

Pour téléverser le document Word actuel dans un dossier :

  1. Vérifiez que toutes les modifications récentes du document Word ont été enregistrées.
  2. Ouvrez la liste des dossiers dans le module complémentaire.
  3. Survolez le dossier.

  4. Cliquez sur l’icône à trois points.

  5. Cliquez sur Téléverser ce document Word. Le panneau de téléversement du document Word actuel s’affiche.
  6. Complétez la section Détails du document.
    • Ajoutez un Nom du document.
    • Vérifiez que Rattaché à affiche le bon nom de dossier.
    • Optionnel : Sélectionnez un Dossier.
    • Vérifiez et ajustez les valeurs par défaut pour la catégorie, le propriétaire, le partage et le niveau d’accès.
    • Optionnel : Ajoutez un numéro ou une description de Révision.
    • Optionnel : Sélectionnez un Statut.
    • Optionnel : Ajoutez une Description.
    • Optionnel : Saisissez des Mots-clés pour décrire le document.
  7. Cliquez sur Téléverser le document. Une bannière de confirmation s’affiche.

Gérer les préférences de documents

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Votre profil CounselLink inclut des préférences par défaut pour la catégorisation et le partage des documents. Ces préférences sont appliquées automatiquement aux documents téléversés via le module complémentaire. Vous pouvez les modifier lors du téléversement ou ultérieurement en modifiant les détails du document.

  1. Cliquez sur l’icône Menu.

  2. Sélectionnez Paramètres.

  3. Vérifiez et mettez à jour les valeurs par défaut si besoin :
    • Catégorie – Catégorie de document par défaut
    • Propriétaire - Propriétaire du document (garde le contrôle total du document)
    • Partagé - Si les cabinets externes peuvent voir le document (par défaut : Non)
    • Accès - Qui peut voir le document en externe :
      • Privé - Seul le propriétaire du document et les administrateurs de documents

      • Public - Tous les participants internes au dossier ; si Partagé = Oui, les participants internes et les cabinets d’avocats

        Définir Public par défaut peut exposer involontairement les documents à tous les cabinets d’avocats sur le même dossier.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des entrées de journal

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Vous pouvez ajouter des entrées de journal pour suivre les communications ou ajouter une note de dossier. Vous pouvez joindre des fichiers pris en charge (jusqu’à 100 Mo chacun), y compris des clips audio/vidéo, des images et des documents. Les entrées de journal créées dans le module complémentaire sont visibles par les participants clients du dossier dans CounselLink. Vous pouvez choisir de partager ou non les entrées de journal avec les cabinets d’avocats.

  1. Survolez le dossier dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur l’icône à trois points.

  3. Cliquez sur Ajouter un journal.

  4. Saisissez un Sujet.
  5. Vérifiez la Date ou modifiez-la.
  6. Optionnel : Saisissez une Description.
  7. Optionnel : Choisissez une Catégorie.
  8. Optionnel : Cochez la case Partager avec les cabinets d’avocats pour partager l’entrée de journal avec les cabinets ayant accès à ce dossier.
  9. Optionnel : Ajoutez des pièces jointes :

    • Cliquez sur Sélectionner des fichiers… pour parcourir et téléverser des fichiers, ou

    • Glissez-déposez des fichiers dans la zone de pièces jointes (Word pour ordinateur uniquement ; Windows 10 version 1903 ou ultérieure).

  10. Cliquez sur Enregistrer.
"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."