CounselLink-Antwortzentrum für Kunden

Verwendung des CounselLink-Add-Ins für Word

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Anzeigen des Add-ins für Word

Sie können das LexisNexis® CounselLink® Add-in über das Register Start in Microsoft® Word öffnen, um mit Akten zu arbeiten oder anstehende Aktivitäten zu überwachen. Melden Sie sich mit Ihren gewohnten CounselLink-Zugangsdaten oder per SSO (falls aktiviert) an.

  1. Wählen Sie das Register Start in Word.

    • In der Desktop-Version von Word wird das CounselLink Add-in in der Gruppe LexisNexis angezeigt.

    • In der Web-Version von Word wählen Sie die Auslassungspunkte, um Ihre Add-ins anzuzeigen.

  2. Klicken Sie auf das CounselLink-Symbol. Das CounselLink Add-in-Panel wird auf der rechten Seite des aktuellen Dokuments angezeigt.

  3. Melden Sie sich bei CounselLink an:

    Mit Ihren CounselLink-Zugangsdaten anmelden

    1. Geben Sie Ihren CounselLink Benutzernamen ein.

    2. Klicken Sie auf Weiter.
    3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
    4. Klicken Sie auf Anmelden. Die CounselLink-Startseite wird angezeigt.

    Mit Single Sign-on (SSO) anmelden

    Das CounselLink Add-in für Word unterstützt SSO nur mit SAML 2.0.

    1. Klicken Sie auf Mit SSO anmelden.

    2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
    3. Klicken Sie auf Absenden. Die CounselLink-Startseite wird angezeigt.

Ihre Anmeldung bleibt gespeichert, sodass Sie beim nächsten Öffnen des Add-ins in der Regel bereits angemeldet sind. Für zusätzliche Sicherheit können Sie sich nach der Arbeit abmelden.

Klicken Sie auf das Abmelden-Symbol neben Ihrem Benutzernamen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie das Panel schließen, um mehr Platz im Word-Fenster zu schaffen.

Anpassen der Startseiten-Kacheln im Add-in

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Startseiten-Kacheln (farbige Felder) ermöglichen es Ihnen, gespeicherte Suchen und anstehende Aktivitäten direkt in Word zu überwachen.

  • Standardmäßig werden vier Kacheln angezeigt.
  • Sie können bis zu acht Kacheln konfigurieren.

  1. Fahren Sie mit der Maus über eine Kachel, um das Zahnrad-Symbol einzublenden.

  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.

  3. Wählen Sie die gespeicherte Suche aus, die angezeigt werden soll. Die Kachel wird aktualisiert und zeigt die aktuelle Anzahl der Treffer an.

Eine Kachel hinzufügen

  1. Klicken Sie auf das Symbol Neue Kachel hinzufügen (+). Eine neue Kachel wird auf der Startseite hinzugefügt.

  2. Fahren Sie mit der Maus über die Kachel, um das Zahnrad-Symbol einzublenden.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.
  4. Wählen Sie die gespeicherte Suche aus, die angezeigt werden soll. Die Kachel wird aktualisiert und zeigt die aktuelle Anzahl der Treffer an.

Eine Kachel entfernen

  1. Fahren Sie mit der Maus über eine zuvor hinzugefügte Kachel.

  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.

  3. Klicken Sie auf Ausgewählte Kachel entfernen.

    Die ursprünglichen vier Kacheln können nicht entfernt werden, aber Sie können ändern, welche gespeicherte Suche jeweils angezeigt wird.

Anzeigen von Akten-Details

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Sie können Akten-Details und gespeicherte Dokumente direkt im Add-in-Panel anzeigen. Falls nötig, öffnen Sie die Akte in CounselLink, um weitere Aktionen durchzuführen.

  1. Klicken Sie im Menü auf das Symbol Akten.

    Das Such-Panel für Akten wird angezeigt, entweder mit dem Tab "Meine Akten" oder "Alle Akten" aktiv.

    • Meine Akten – Akten, die Sie als Favoriten markiert haben (Sternsymbol auf der Aktenübersichtsseite in CounselLink).
    • Alle Akten – Alle Akten, die Sie entsprechend Ihrer Büro- und Rollenberechtigungen einsehen dürfen.
  2. Klicken Sie auf Filter, wählen Sie einen Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden.

  3. Fahren Sie mit der Maus über eine Akte in der Liste und klicken Sie auf die Auslassungspunkte, um die Aktionsliste anzuzeigen.

    • Journal hinzufügen – Fügen Sie einen Journaleintrag hinzu, um Aktivitäten und Kommunikation zu dokumentieren.
    • Datei oder Link hinzufügen – Laden Sie eine Datei hoch oder fügen Sie einen externen Link hinzu (unterstützte Dateitypen bis zu 100 MB).
    • Dieses Word-Dokument hochladen – Fügen Sie das aktuelle Word-Dokument zur Akte hinzu.
    • In CounselLink öffnen – Öffnet die Aktenübersichtsseite in einem neuen Browserfenster.
  4. Klicken Sie auf eine Akte, um Folgendes anzuzeigen:
    • Details – Die Akten-Details in einer Nur-Lese-Ansicht.
    • Dokumente – Die Dokumente zur Akte.

Dokumente hinzufügen

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Ein „Dokument“ bezeichnet jede unterstützte Dateiform. Jede Datei ist auf 100 MB begrenzt, aber es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Dokumente, die Sie einer Akte hinzufügen können.

Sie können Dokumente entweder per Drag-and-drop (falls unterstützt) oder über die Option "Datei oder Link hinzufügen" hochladen.

Option 1: Dokumente per Drag-and-drop zu einer Akte hinzufügen (nur Desktop)

Drag-and-drop wird nur unterstützt, wenn Sie Folgendes verwenden:

  • Word Desktop (Microsoft 365) und
  • Windows 10 Version 1903 oder neuer
  1. Navigieren Sie zur Ansicht der Akte im CounselLink Add-in.

  2. Um Dateien in den übergeordneten (Root-)Ordner hinzuzufügen: Ziehen Sie die Datei(en) aus dem Windows Explorer auf die Akte in der Aktenliste.

  3. Um das Dokument in einen Ordner hinzuzufügen:
    • Klicken Sie auf den Tab Dokumente.

    • Ziehen Sie die Datei(en) in den gewünschten Zielordner.

Wenn kein Bestätigungsbanner erscheint, wurden die Datei(en) nicht hinzugefügt. Prüfen Sie, ob Sie die oben genannten Desktop-/Windows-Anforderungen erfüllen, oder nutzen Sie die manuelle Upload-Methode.

Option 2: Datei oder Link hinzufügen 

  1. Fahren Sie mit der Maus über die Akte in der Aktenliste.
  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte.
  3. Klicken Sie auf Datei oder Link hinzufügen. Das Panel Dokumente hinzufügen wird angezeigt.
  4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Externer Link – Geben Sie die vollständige URL an, wenn die Datei auf einem Webserver gespeichert ist.

    • Dateien auswählen… – Durchsuchen Sie Ihr Gerät, um eine Datei hochzuladen.

  5. Füllen Sie den Bereich Dokumentendetails aus.
    • Geben Sie einen Dokumentnamen an.
    • Stellen Sie sicher, dass unter Zugehörig zu der richtige Aktenname angezeigt wird.
    • Optional: Wählen Sie einen Ordner aus.
    • Überprüfen und passen Sie die Voreinstellungen für Kategorie, Eigentümer, Freigabe und Zugriffslevel an.
    • Optional: Geben Sie eine Revisionsnummer oder Beschreibung an.
    • Optional: Wählen Sie einen Status aus.
    • Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

    • Optional: Geben Sie Schlüsselwörter zur Beschreibung des Dokuments ein.

      Schlüsselwörter werden als Metatags verwendet, um die Suche nach Dokumenten zu beschleunigen.

  6. Klicken Sie auf Dokumente hochladen. Ein Bestätigungsbanner wird angezeigt.

Bearbeiten von Akten-Dokumenten

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Word-Dokumente, die zuvor in CounselLink gespeichert wurden, können direkt aus dem Add-in geöffnet, bearbeitet und erneut gespeichert werden. Bei anderen Dateitypen können Sie den Inhalt nicht in Word bearbeiten, aber die Dokumentendetails aktualisieren.

Ein Word-Dokument bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Aktenzeichen und wechseln Sie zum Tab Dokumente.

  2. Suchen Sie das Dokument, fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das Auslassungszeichen.

  3. Klicken Sie auf Dokumente, um die Liste der Dokumente und Ordner anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten.
  5. Optional: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie das Dokument während der Bearbeitung nicht auschecken (sperren) möchten.
  6. Klicken Sie auf Dokument in Word bearbeiten. Das Dokument öffnet sich in einem neuen Word-Fenster.
  7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Dokument vor.
  8. Speichern Sie das überarbeitete Dokument lokal (das Add-in erfordert ein lokales Speichern).
  9. Kehren Sie zum Add-in-Panel zurück und überprüfen/aktualisieren Sie die Dokumentdetails nach Bedarf.
  10. Optional: Geben Sie eine Revisionsnummer oder Beschreibung ein, um das Dokument als neue Version zu speichern.
  11. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Das Panel „Dokument einchecken“ wird angezeigt.

  12. Optional: Fügen Sie einen Kommentar hinzu und wählen Sie einen Status aus.

  13. Klicken Sie auf Speichern.

Das Dokument wird gespeichert und die Sperre wird aufgehoben. Wenn eine neue Version erstellt wurde, erscheinen sowohl die vorherige als auch die neue Version im Tab Versionen.

Dokumentdetails überarbeiten

  1. Öffnen Sie das Aktenzeichen und wechseln Sie zum Tab Dokumente.

  2. Klicken Sie auf Dokumente.

  3. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument.

  4. Klicken Sie auf Auslassungszeichen.

  5. Klicken Sie auf Dokumentdetails bearbeiten. Das Panel „Dokument bearbeiten“ wird angezeigt.

  6. Überprüfen Sie die Dokumentdetails und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

    CounselLink bestimmt Ihre Berechtigungen zum Bearbeiten der Dokumentdetails. Sie können den Eigentümer oder das Aktenzeichen, dem das Dokument Zugeordnet ist, nicht ändern. Diese Änderungen können in CounselLink vorgenommen werden.

  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Dokumente aus- und einchecken

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Das Auschecken eines Dokuments sperrt es, sodass andere Benutzer es nicht bearbeiten oder löschen können, solange es ausgecheckt ist. Checken Sie das Dokument wieder ein, um die Sperre aufzuheben, wenn Sie fertig sind.

Benutzer mit der Rolle Dokumentenadministrator können eine Sperre für jedes Dokument aufheben.

Ein Dokument auschecken

  1. Navigieren Sie zum Tab Dokumente des Aktenzeichens im CounselLink-Add-in für Word.
  2. Suchen Sie das Dokument.
  3. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument.

  4. Klicken Sie auf Auslassungszeichen.

  5. Wählen Sie Dokument auschecken.

Ein Dokument einchecken

  1. Navigieren Sie zum Tab Dokumente des Aktenzeichens im CounselLink-Add-in für Word.
  2. Suchen Sie das Dokument.
  3. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument.

  4. Klicken Sie auf Auslassungszeichen.

  5. Klicken Sie auf Dokument einchecken.
  6. Optional: Vor dem Einchecken:
    • Klicken Sie auf Datei auswählen, um eine neue Version hochzuladen.
    • Geben Sie eine Notiz im Feld Kommentar ein.
    • Wählen Sie einen Status aus der Dropdown-Liste.
    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Sperre aufzuheben (falls zutreffend). In der Regel ist dies standardmäßig aktiviert, um die Sperre beim Einchecken aufzuheben.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Eine Bestätigungsleiste wird angezeigt.

Dokumente herunterladen

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Sie können Aktenzeichendokumente herunterladen, für die Sie eine Berechtigung zur Ansicht haben. Eine Kopie wird im Standard-Download-Ordner Ihres Geräts gespeichert; das Original bleibt in CounselLink.

Aktuelle Version herunterladen

  1. Öffnen Sie das Aktenzeichen und wechseln Sie zum Tab Dokumente.
  2. Wählen Sie das Aktenzeichen aus, um die Details anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf Dokumente.

  4. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument.

  5. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen.

  6. Klicken Sie auf Dokument herunterladen. Eine Kopie des Dokuments wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Eine frühere Version eines Dokuments herunterladen

  1. Öffnen Sie das Aktenzeichen und wechseln Sie zum Tab Dokumente.
  2. Wählen Sie das Aktenzeichen aus, um die Details anzuzeigen.
  3. Klicken Sie auf Dokumente.
  4. Klicken Sie auf den Dokumentnamen.

  5. Wählen Sie den Tab Versionen aus.

  6. Klicken Sie auf den Dokumentnamen. Eine Kopie des Dokuments wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Aktuelles Word-Dokument hochladen

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Sie können das aktuell geöffnete Word-Dokument aus dem Add-in zu einem Aktenzeichen hochladen.

Sobald das Dokument hinzugefügt wurde, können alle Benutzer mit Zugriffsberechtigung für Aktenzeichendokumente es einsehen.

Diese Funktion ist nicht verfügbar, wenn Sie die webbasierte Version von Word mit Mozilla Firefox nutzen, da dies technisch nicht unterstützt wird.

So laden Sie das aktuelle Word-Dokument zu einem Aktenzeichen hoch:

  1. Stellen Sie sicher, dass alle aktuellen Änderungen am Word-Dokument gespeichert wurden.
  2. Öffnen Sie die Aktenzeichenliste im Add-in.
  3. Fahren Sie mit der Maus über das Aktenzeichen.

  4. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen.

  5. Klicken Sie auf Dieses Word-Dokument hochladen. Das Panel „Aktuelle Word-Dokumente hochladen“ wird angezeigt.
  6. Füllen Sie den Bereich Dokumentdetails aus.
    • Geben Sie einen Dokumentnamen an.
    • Stellen Sie sicher, dass unter Zugeordnet zu der richtige Aktenzeichenname angezeigt wird.
    • Optional: Wählen Sie einen Ordner aus.
    • Überprüfen und passen Sie die Standardwerte für Kategorie, Eigentümer, Freigabe und Zugriffslevel an.
    • Optional: Fügen Sie eine Revision (Nummer oder Beschreibung) hinzu.
    • Optional: Wählen Sie einen Status aus.
    • Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
    • Optional: Geben Sie Schlüsselwörter zur Beschreibung des Dokuments ein.
  7. Klicken Sie auf Dokument hochladen. Eine Bestätigungsleiste wird angezeigt.

Dokumenteinstellungen verwalten

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Ihr CounselLink-Profil enthält Standard-Dokumenteinstellungen für Kategorisierung und Freigabe. Diese Einstellungen werden automatisch auf Dokumente angewendet, die über das Add-in hochgeladen werden. Sie können die Einstellungen beim Hochladen oder später durch Bearbeiten der Dokumentdetails überschreiben.

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol.

  2. Wählen Sie Einstellungen.

  3. Überprüfen und aktualisieren Sie die Standardwerte nach Bedarf:
    • Kategorie – Standard-Dokumentenkategorie
    • Eigentümer – Dokumenteneigentümer (behält volle Kontrolle über das Dokument)
    • Freigegeben – Ob externe Kanzleien das Dokument sehen können (Standard ist Nein)
    • Zugriff – Wer das Dokument extern sehen kann:
      • Privat – Nur der Dokumenteneigentümer und Dokumentenadministratoren

      • Öffentlich – Alle internen Aktenzeichenbeteiligten; wenn Freigegeben = Ja, sowohl interne als auch Kanzleibeteiligte

        Die Einstellung Öffentlich als Standard kann dazu führen, dass Dokumente unbeabsichtigt allen Kanzleien im selben Aktenzeichen zugänglich sind.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Journaleinträge hinzufügen

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Sie können Journaleinträge hinzufügen, um Kommunikation zu dokumentieren oder eine Aktennotiz zu hinterlegen. Sie können unterstützte Dateien (jeweils bis zu 100 MB), einschließlich Audio-/Videoclips, Bilder und Dokumente anhängen. Journaleinträge, die im Add-in erstellt werden, sind für die Teilnehmer des Aktenzeichens in CounselLink sichtbar. Sie können entscheiden, ob Sie Journaleinträge mit Kanzleien teilen möchten.

  1. Fahren Sie mit der Maus über das Aktenzeichen in der Aktenzeichenliste.

  2. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen-Symbol.

  3. Klicken Sie auf Journal hinzufügen.

  4. Geben Sie einen Betreff ein.
  5. Bestätigen Sie das Datum oder ändern Sie es.
  6. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
  7. Optional: Wählen Sie eine Kategorie aus.
  8. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Kanzleien teilen, um den Journaleintrag mit Kanzleien zu teilen, die Zugriff auf dieses Aktenzeichen haben.
  9. Optional: Fügen Sie Anhänge hinzu:

    • Klicken Sie auf Dateien auswählen…, um Dateien zu durchsuchen und hochzuladen, oder

    • Ziehen Sie Dateien in den Bereich „Anhänge“ (nur Desktop Word; Windows 10 Version 1903 oder neuer).

  10. Klicken Sie auf Speichern.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und könnte Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."